Kävelet kirjakauppaan, poimit kirjan hyllystä ja maksat sen kassalla. Tai menet verkkokauppaan, valitset kirjan, vingutat luottokorttia, ja kirjapaketti saapuu kotiisi tai postiin noudettavaksi. Kirjastossa kirjahankinta vaatii useampia vaiheita, jotta kirja saadaan näkyviin myös kirjaston kokoelmatietokannassa. Katsotaanpa!
Tekstimme perustuu Arvo-kirjastossa kirjahankintoja tekevän työntekijän havainnointiin ja hänen ääneen ajatteluunsa havainnointisession aikana. Havainnointilaisuuksista on muistiinpanot. Ääneen ajattelu on nauhoitettu ja litteroitu.
Tunne toimintaympäristö, hankintakanavat ja asiakkaat
Kirjastossa kirja voi päätyä ostoslistalle asiakkaan ehdottamana, tiedekunnan ilmoittamana kurssikirjana tai kirjaston omasta aloitteesta. Uutuusseuranta on osa kirjastoammattilaisen työtä. Kirjavälittäjän listoilta poimitaan kokoelmiin sopivia kirjoja ja katsotaan, onko tarvetta päivittää esimerkiksi kurssikirjoja uusimpiin painoksiin: ”Katson aina, onko tuttuja nimekkeitä, ja bongaan ne sieltä…kyllä mä nämä kurssikirjat ja erikoislääkärikirjat aika hyvin muistan.”
Kirjavalintoja tehdään suhteessa kirjaston hankintabudjettiin ja -politiikkaan. Hankintabudjetin osalta on tunnistettava, mihin asti kukkaron nyörejä voi venyttää ja mistä rahoista mikin kirja maksetaan.
Hankintapolitiikassa määritellään esimerkiksi kurssikirjojen kappalemäärä. Kappalemäärä on suhteessa kurssille osallistuvien opiskelijoiden määrään sekä siihen, onko kirja suositeltavaa vai oheislukemistoa. Jos teos on saatavana e-kirjana, painettuja kirjoja tilataan vähemmän. Joitakin kirjoja kirjasto on velvoitettu hankkimaan, maksoi mitä maksoi: ”Meillä pitää olla erikoislääkärikirjoista se viimeisin painos.” Yleiskokoelman kirjoja taas tilataan vain yksi kappale, ja jos saatavana on myös e-kirja, tilataan jompikumpi.

Havainnoitavamme kommentti ”ei se niin yksinkertaista ole” kuvaa osuvasti eri järjestelmien välillä tapahtuvaa sukkulointia, jota tarvitaan kirjan saamiseksi kirjaston kokoelmatietokantaan ja ylipäätään ostetuksi. Hankintaprosessin alussa tarkistetaan, löytyykö kirja jo omasta kokoelmasta, ja selvitetään kirjan hinta, soveltuvuus kokoelmiin sekä mahdollinen saatavuus e-kirjana. Hankintaehdotuksen tehnyt asiakas voi valita, haluaako hän mieluummin painetun vai e-kirjan.
Painetun kirjan tilausprosessissa pitää sukkuloida useamman eri tietokannan välillä. Näitä ovat kansallinen Aleph-tietokanta, kansainvälinen BookWhere-tietokanta, Tampereen yliopiston kirjaston kokoelmatietokanta Tamcat, jossa on käytettävä luettelointi- ja hankintamoduuleita. Lopuksi kirja tilataan kirjavälittäjän tietokannassa. Kirjavälittäjiä on useita. Jos kirja on asiakkaan ehdottama, hänelle tehdään varaus ja ilmoitetaan ehdotuksen hyväksymisestä.
E-kirjojen tilausprosessi on hieman erilainen ja yksinkertaisempikin, mutta toisinaan niiden hankkiminen voi osoittautua yllättävän hankalaksi. E-kirjojen välittäjiä on useita ja heidän käyttöjärjestelmänsä ja lisenssiehtonsa erilaisia. Välillä joutuu selaamaan monen eri välittäjän tietokantoja e-kirjoja etsiessä.
Painetun kirjan saapuminen kirjastoon ja asiakkaan käyttöön vie oman aikansa. Matka ulkomaiselta kirjavälittäjältä kirjastoon voi kestää useamman viikon: ”… menee kolme neljä viikkoa, kun tulee Saksasta…ihan kokemuksen perusteella tiedän.” Elektroniset kirjat saadaan jopa muutamassa tunnissa asiakkaalle!
Hiljainen tieto on valttia
Kirjahankinnassa tarvitaan monenlaista osaamista. ”Hankintaihmisen” on tunnettava kirjaston kokoelmat ja asiakkaiden tarpeet. Hänen on tunnettava kirjaston hankintapolitiikka ja ymmärrettävä talousasioita. Hänen on tiedettävä kirjahankintakanavat. Työssä tarvitaan myös vuorovaikutustaitoja. Kirjavälittäjien kanssa on hoidettava tilausasioita ja asiakkaille taas viestiteltävä esimerkiksi kirjan toimitusajoista tai julkaisuaikataulusta. Erilaisten järjestelmien käyttö vaatii puolestaan teknistä osaamista.
Havainnointikerroilla monissa kohdissa näkyi myös kokemuksen kautta hankittu osaaminen ja hiljainen tieto. Työntekijä esimerkiksi muisti ja tunnisti jo kokoelmassa olevia kirjoja tai kokemuksesta tiesi kirjojen toimitusajat. Tästä kirjastonhoitajien hiljaisesta tiedosta on kirjoittanut myös Marjut Pohjalainen väitöskirjassaan.
Teksti: Saila Huuskonen ja Erja Kymäläinen
Kuvat: Erja Kymäläinen