Tag Archives: standardit

Tietoarkiston kehittämä Kuha2 edistää eurooppalaisten aineistojen löydettävyyttä

Kuha2 on yhteiskuntatieteellisten aineistokuvailujen jakamiseen tarkoitettu sovelluskokonaisuus. Sen käyttäjiä ovat muisti- ja tutkimusorganisaatiot, jotka haluavat saattaa koneluettavat aineistokuvailunsa toisten osapuolten hyödynnettäväksi käyttäen d…

FSD’s Kuha2 software improves discoverability of European research data

Kuha2 is a collection of applications intended for sharing descriptive social science metadata. It is targeted at cultural memory and research organisations that aim to make their data descriptions accessible for other parties in a machine-readable for…

SSHOC-hanke selvitti (meta)datan yhteensopivuusongelmia Tietoarkiston johdolla

Tietoarkisto on mukana vuoden alussa alkaneessa, EU:n rahoittamassa ja CESSDAn koordinoimassa Social Sciences & Humanities Open Cloud (SSHOC) -hankkeessa, joka on yksi viidestä suuresta eurooppalaisen avoimen tieteen pilven (European Open Science Cloud…

SSHOC Project Charted (Meta)data Interoperability Problems with FSD at the Helm

FSD is taking part in the Social Sciences and Humanities Open Cloud (SSHOC), which is one of the five cluster projects within the European Open Science Cloud (EOSC) initiative. SSHOC is funded by the EU and coordinated by CESSDA, and it continues until…

Alan standardit eivät ole vain ammattilaisille

Failin viime numerossa kerrottiin asiakirjahallinnan ISO-standardien nykytilanteesta. Tämä jatkaa siitä. Standardeja on niin paljon, että kokonaiskuvan saamiseksi niitä on syytä käsitellä tarkemmin. Standardeja lukiessa saattaa ihmetellä niiden päällekkäisyyttä. Tätä selittää se, että standardit muodostavat yhteensopivan kokonaisuuden, joten niissä on pakostakin ristiviittauksia ja toistoa. Oheinen kaavio näyttää asiakirjahallinnan standardien keskinäiset suhteet. Jokaisessa ISO-standardissa nimittäin määritellään, mille […]

Parikymmentä vuotta asiakirjahallinnan standardeja

Asiakirjahallinnon standardi ”SFS-ISO 15489-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: yleistä” täyttää muutaman vuoden päästä kaksikymmentä vuotta. Aikanaan standardin ilmestyminen oli merkittävä tapaus. ISO 15489 antoi toiminnalle tukea sielläkin, missä lainsäädäntö ei velvoita huolehtimaan asiakirjahallinnosta. 15489 sai ilmestyessään niin paljon huomiota Suomessa, että siitä tehtiin suomenkielinen käännös. Vähän myöhemmin ilmestyi suomeksi myös silloin kaksiosainen asiakirjahallinnan […]

Tietoarkisto haluaa olla jatkossakin DSA-sertifikaatin arvoinen

Tietoarkistolle on tärkeää avata tutkimusaineistot vastuullisesti ja luotettavasti, ja luonnollisesti haluamme kertoa luotettavuudestamme myös muille. Yksi hyvä luotettavuuden mittari on kansainvälinen Data Seal of Approval (DSA) -sertifikaatti. Sen saaminen edellyttää, että organisaatio säilyttää sähköisiä aineistoja luotettavasti ja mahdollistaa aineistojen jatkokäytön. Tällä hetkellä Tietoarkistolla on voimassa vuosille 2014–2017 myönnetty DSA-sertifikaatti. Koska nykyisen sertifikaatin voimassaolo päättyy vuoden vaihteessa, sen päivittäminen on juuri nyt ajankohtaista. Seuraavaksi kerron yleisesti DSA-sertifikaatista ja sen hakemisesta.

Mikä ihmeen DSA-sertifikaatti?

Kansainvälisen sertifikaatin takana ovat ICSU World Data System (WDS) ja Data Seal Of Approval, jotka yhdessä myöntävät Data Seal of Approval (DSA) -sertifikaatteja. Sertifiointi on suunnattu sähköisten aineistojen säilyttäjille, ja sen avulla pyritään osoittamaan kuinka luotettava tietoja säilyttävä organisaatio on. Luotettavuutta arvioidaan sähköisten aineistojen säilyttämisen kaikissa vaiheissa aina aineistojen vastaanottamisesta niiden pitkäaikaissäilyttämiseen sekä edelleen jakamiseen.

Sertifikaatin vaatimukset perustuvat viiteen kriteeriin. Kriteerien mukaan säilytettävien aineistojen tulee olla löydettävissä verkosta, niiden tulee olla saatavilla selkein käyttöehdoin, aineistojen tulee olla tallennettuina jatkokäytön mahdollistavissa tiedostoformaateissa, aineistojen tulee olla luotettavia ja aineistojen tulee olla yksilöitävissä niin, että niihin voidaan viitata yksiselitteisesti ja pysyvästi. DSA-sertifikaatti on myönnetty vuosiksi 2014–2017 Tietoarkiston lisäksi liki 60 toimijalle ympäri maailmaa.

Sertifikaatin hakeminen

Jotta Tietoarkistolle myönnetty sertifikaatti pysyisi voimassa ilman katkoja, työ sertifikaatin uusimiseksi on aloitettu hyvissä ajoin.

Uuden sertifikaatin hakeminen edellyttää, että hakija täyttää edelleen vaaditut organisatoriset lähtökohdat. Lisäksi hakijan on raportoitava tarkasti organisaation nykyisen toiminnan tilanne. Raportointi perustuu 16 kohdan ohjeistukseen, jonka mukaisesti aineistojen luotettava säilyttäminen on todennettava niin käytäntöjen, tekniikan kuin etiikankin näkökulmasta. Sertifikaatin hakijan täytyy voida osoittaa, että sen toiminnan taso vastaa sertifikaatin vaatimaa tasoa.

Kokosin yhdessä kollegoideni kanssa Tietoarkiston toimintaperiaatteista ja -käytänteistä ohjeistuksen mukaisen raportin, jota varten haastattelin arkiston työntekijöitä eri asiantuntemuksen aloilta ja kävin läpi lukuisia asiakirjoja vuosien varrelta. Sen lisäksi, että toiminnan raportointi on sertifikaatin hakemisen edellytys, raportin kokoaminen on ollut hyödyllistä organisaation itsearvioinnin näkökulmasta. Yhteen dokumenttiin on nyt koottu kattava kokonaiskuva Tietoarkiston toiminnasta vahvuuksineen ja kehityskohtineen.

Tavoitteena sertifioinnin uusiminen vuosille 2017–2019

Raportti sertifikaatin hakemiseksi on toimitettu arvioijille ja odotamme Tietoarkistossa parhaillaan tietoa siitä, myönnetäänkö sertifikaatti meille vuosiksi 2017–2019. Sertifioinnin kriteerit ovat muuttuneet hieman aiemmasta, joten emme oletusarvoisesti pysty toteamaan, että sertifikaatti myönnetään sen perusteella, että se on myönnetty aiemminkin.

Visiomme mukaisesti toteutamme kuitenkin edelleen tehtäväämme luotettavana ja tunnettuna avoimen tieteen ja pitkäaikaissaatavuuden asiantuntijana, johon kuuluu oleellisesti toiminta, joka vastaa DSA-sertifioinnin mukaisia kriteerejä sähköisten aineistojen luotettavana pitkäaikaissäilyttäjänä.

Sertifiointi visuaalisesti esitettynä

Tietoarkisto järjesti keväällä työntekijöillensä koulutuspäivän, jonka aikana pääsimme oppimaan luovuudesta ja visuaalisten muistiinpanojen tekemisestä. Kokeilin oppimani perusteella yksinkertaistaa tässä blogitekstissä kirjoittamaani kokonaisuutta visuaalisiksi muistiinpanoiksi. Oleelliseksi osaksi muistiinpanojani olen nostanut ensinnäkin sen, että Tietoarkisto hakee sertifiointia ja toimittaa asianmukaisen sähköisen raportoinnin toiminnastaan sertifioinnista vastaavalle taholle. Toisena pääkohtana muistiinpanoissa on sertifiointimerkinnän saaminen. Jos toimittamamme raportti vakuuttaa arvioijat, Tietoarkiston toiminta saa julkisen ja kansainvälisesti tunnistetun luotettavuuden sinetin.

Sisällön lisäksi visuaalisten muistiinpanojen tekemisessä ovat tärkeitä pienet visuaaliset yksityiskohdat, kuten hahmojen juurruttaminen paikkaan. Tämän vuoksi Aineistonhallinnan käsikirjastakin tuttu Tietoarkiston Hemmo seisoo muistiinpanoissani kesäisissä tunnelmissa varpaat vihreänä kasvavassa nurmessa. Samaa rentoutumismetodia suosittelen kaikille blogitekstiäni kesällä lukeville henkilöille – kokekaa Hemmon tavoin vihreä kesänurmi sitä paljain varpain tunnustelemalla. Tuloksena nurmikon tunnustelusta paljain varpain ei myönnetä sertifikaatteja, mutta ripaus kesätunnelmaa siitä tarttuu varmasti matkaan.

Lisätietoa:
» Data Seal of Approval
» Tietoarkiston nykyinen DSA-sertifikaatti vuosille 2014–2017

Eliisa Haanpää
tutkimusamanuenssi
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tietoarkisto haluaa olla jatkossakin DSA-sertifikaatin arvoinen

Tietoarkistolle on tärkeää avata tutkimusaineistot vastuullisesti ja luotettavasti, ja luonnollisesti haluamme kertoa luotettavuudestamme myös muille. Yksi hyvä luotettavuuden mittari on kansainvälinen Data Seal of Approval (DSA) -sertifikaatti. Sen saaminen edellyttää, että organisaatio säilyttää sähköisiä aineistoja luotettavasti ja mahdollistaa aineistojen jatkokäytön. Tällä hetkellä Tietoarkistolla on voimassa vuosille 2014–2017 myönnetty DSA-sertifikaatti. Koska nykyisen sertifikaatin voimassaolo päättyy vuoden vaihteessa, sen päivittäminen on juuri nyt ajankohtaista. Seuraavaksi kerron yleisesti DSA-sertifikaatista ja sen hakemisesta.

Mikä ihmeen DSA-sertifikaatti?

Kansainvälisen sertifikaatin takana ovat ICSU World Data System (WDS) ja Data Seal Of Approval, jotka yhdessä myöntävät Data Seal of Approval (DSA) -sertifikaatteja. Sertifiointi on suunnattu sähköisten aineistojen säilyttäjille, ja sen avulla pyritään osoittamaan kuinka luotettava tietoja säilyttävä organisaatio on. Luotettavuutta arvioidaan sähköisten aineistojen säilyttämisen kaikissa vaiheissa aina aineistojen vastaanottamisesta niiden pitkäaikaissäilyttämiseen sekä edelleen jakamiseen.

Sertifikaatin vaatimukset perustuvat viiteen kriteeriin. Kriteerien mukaan säilytettävien aineistojen tulee olla löydettävissä verkosta, niiden tulee olla saatavilla selkein käyttöehdoin, aineistojen tulee olla tallennettuina jatkokäytön mahdollistavissa tiedostoformaateissa, aineistojen tulee olla luotettavia ja aineistojen tulee olla yksilöitävissä niin, että niihin voidaan viitata yksiselitteisesti ja pysyvästi. DSA-sertifikaatti on myönnetty vuosiksi 2014–2017 Tietoarkiston lisäksi liki 60 toimijalle ympäri maailmaa.

Sertifikaatin hakeminen

Jotta Tietoarkistolle myönnetty sertifikaatti pysyisi voimassa ilman katkoja, työ sertifikaatin uusimiseksi on aloitettu hyvissä ajoin.

Uuden sertifikaatin hakeminen edellyttää, että hakija täyttää edelleen vaaditut organisatoriset lähtökohdat. Lisäksi hakijan on raportoitava tarkasti organisaation nykyisen toiminnan tilanne. Raportointi perustuu 16 kohdan ohjeistukseen, jonka mukaisesti aineistojen luotettava säilyttäminen on todennettava niin käytäntöjen, tekniikan kuin etiikankin näkökulmasta. Sertifikaatin hakijan täytyy voida osoittaa, että sen toiminnan taso vastaa sertifikaatin vaatimaa tasoa.

Kokosin yhdessä kollegoideni kanssa Tietoarkiston toimintaperiaatteista ja -käytänteistä ohjeistuksen mukaisen raportin, jota varten haastattelin arkiston työntekijöitä eri asiantuntemuksen aloilta ja kävin läpi lukuisia asiakirjoja vuosien varrelta. Sen lisäksi, että toiminnan raportointi on sertifikaatin hakemisen edellytys, raportin kokoaminen on ollut hyödyllistä organisaation itsearvioinnin näkökulmasta. Yhteen dokumenttiin on nyt koottu kattava kokonaiskuva Tietoarkiston toiminnasta vahvuuksineen ja kehityskohtineen.

Tavoitteena sertifioinnin uusiminen vuosille 2017–2019

Raportti sertifikaatin hakemiseksi on toimitettu arvioijille ja odotamme Tietoarkistossa parhaillaan tietoa siitä, myönnetäänkö sertifikaatti meille vuosiksi 2017–2019. Sertifioinnin kriteerit ovat muuttuneet hieman aiemmasta, joten emme oletusarvoisesti pysty toteamaan, että sertifikaatti myönnetään sen perusteella, että se on myönnetty aiemminkin.

Visiomme mukaisesti toteutamme kuitenkin edelleen tehtäväämme luotettavana ja tunnettuna avoimen tieteen ja pitkäaikaissaatavuuden asiantuntijana, johon kuuluu oleellisesti toiminta, joka vastaa DSA-sertifioinnin mukaisia kriteerejä sähköisten aineistojen luotettavana pitkäaikaissäilyttäjänä.

Sertifiointi visuaalisesti esitettynä

Tietoarkisto järjesti keväällä työntekijöillensä koulutuspäivän, jonka aikana pääsimme oppimaan luovuudesta ja visuaalisten muistiinpanojen tekemisestä. Kokeilin oppimani perusteella yksinkertaistaa tässä blogitekstissä kirjoittamaani kokonaisuutta visuaalisiksi muistiinpanoiksi. Oleelliseksi osaksi muistiinpanojani olen nostanut ensinnäkin sen, että Tietoarkisto hakee sertifiointia ja toimittaa asianmukaisen sähköisen raportoinnin toiminnastaan sertifioinnista vastaavalle taholle. Toisena pääkohtana muistiinpanoissa on sertifiointimerkinnän saaminen. Jos toimittamamme raportti vakuuttaa arvioijat, Tietoarkiston toiminta saa julkisen ja kansainvälisesti tunnistetun luotettavuuden sinetin.

Sisällön lisäksi visuaalisten muistiinpanojen tekemisessä ovat tärkeitä pienet visuaaliset yksityiskohdat, kuten hahmojen juurruttaminen paikkaan. Tämän vuoksi Aineistonhallinnan käsikirjastakin tuttu Tietoarkiston Hemmo seisoo muistiinpanoissani kesäisissä tunnelmissa varpaat vihreänä kasvavassa nurmessa. Samaa rentoutumismetodia suosittelen kaikille blogitekstiäni kesällä lukeville henkilöille – kokekaa Hemmon tavoin vihreä kesänurmi sitä paljain varpain tunnustelemalla. Tuloksena nurmikon tunnustelusta paljain varpain ei myönnetä sertifikaatteja, mutta ripaus kesätunnelmaa siitä tarttuu varmasti matkaan.

Lisätietoa:
» Data Seal of Approval
» Tietoarkiston nykyinen DSA-sertifikaatti vuosille 2014–2017

Eliisa Haanpää
tutkimusamanuenssi
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Juhlatunnelmia

Keskiviikko syyskuun 24. päivä oli tietoarkistossa ikimuistoinen: meille oli myönnetty Data Seal of Approval -sertifikaatti, tuttavallisemmin DSA. Se voidaan myöntää organisaatiolle, joka säilyttää sähköisiä aineistoja luotettavasti ja joka mahdollistaa aineistojen jatkokäytön. Tietoarkisto sai DSA:n ensimmäisenä suomalaisena organisaationa. Tällaista ei tapahdu ihan joka päivä eikä edes joka vuosi – oli siis kakkukahvien paikka!

Sertifikaatin saadaksemme meidän oli osoitettava, että toimimme mahdollisimman läpinäkyvästi, että noudatamme soveltuvia standardeja ja parhaita käytäntöjä ja että ymmärrämme ja hallitsemme toimintaamme liittyvät uhat ja riskit. Arviointikohtia oli yhteensä kuusitoista, ja kaikkien niiden osalta oli selitettävä toimintaperiaatteemme ja -käytäntömme. Pelkästään selittämällä DSA:ta ei kuitenkaan saa: väitteiden tueksi on esitettävä riittävä dokumentaatio. Menestyksekkään DSA-hakemuksemme kulmakivi oli arkistonmuodostussuunnitelmamme eli AMS. Sitä täydensi sisäinen käsikirjamme. Molemmat ovat tietoarkiston asiantuntijoiden pitkäjänteisen, jatkuvan, huolellisen ja innovatiivisen työn tuloksia.

DSA-sertifiointi oli samalla sekä omien toimintojemme kehittämistä ja vahvistamista että osa eurooppalaisen CESSDA ERIC -tutkimusinfrastruktuurin rakentamisprosessia. CESSDA-ERIC voi toimia tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti vain, jos kaikki osapuolet toimivat yhteisten sääntöjen mukaan ja jos kaikki voivat luottaa toisiinsa.

Luottamusta rakentaakseen CESSDA käynnisti vuonna 2013 hankkeen, jossa jokainen palveluntuottaja teki itsearvioinnin DSA:ta käyttäen. Olin mukana hankkeen asiantuntijaryhmässä, joka kävi läpi kaikki itsearvioinnit ja valmisteli kehittämisraportin. Sen lisäksi, että työ oli äärimmäisen mielenkiintoista, se antoi vahvan luottamuksen siihen, että tietoarkiston käytännöt ja dokumentaatio ovat DSA-kunnossa.

Innostuneen juhlakahvittelun lomassa keskustelumme kääntyi tulevaisuuteen. DSA on vasta ensimmäinen taso kolmiportaisessa eurooppalaisessa sähköisen säilyttämisen arvioinnin viitekehyksessä. Toinen taso on ISO 16363 -standardiin perustuva itsearviointi ja kolmas taso ISO-standardin mukainen ulkoinen auditointi. Kakkunälkämme on jo kasvanut.

Lisätietoja:
» Tietoarkiston DSA-arviointi
» Työtä on tehty Suomen Akatemian rahoittamissa hankkeissa: VERIC ja TA15
» Tietoarkiston DSA-tiedote
» Tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma

Mari Kleemola
tietopalvelupäällikkö
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Juhlatunnelmia

Keskiviikko syyskuun 24. päivä oli tietoarkistossa ikimuistoinen: meille oli myönnetty Data Seal of Approval -sertifikaatti, tuttavallisemmin DSA. Se voidaan myöntää organisaatiolle, joka säilyttää sähköisiä aineistoja luotettavasti ja joka mahdollistaa aineistojen jatkokäytön. Tietoarkisto sai DSA:n ensimmäisenä suomalaisena organisaationa. Tällaista ei tapahdu ihan joka päivä eikä edes joka vuosi – oli siis kakkukahvien paikka!

Sertifikaatin saadaksemme meidän oli osoitettava, että toimimme mahdollisimman läpinäkyvästi, että noudatamme soveltuvia standardeja ja parhaita käytäntöjä ja että ymmärrämme ja hallitsemme toimintaamme liittyvät uhat ja riskit. Arviointikohtia oli yhteensä kuusitoista, ja kaikkien niiden osalta oli selitettävä toimintaperiaatteemme ja -käytäntömme. Pelkästään selittämällä DSA:ta ei kuitenkaan saa: väitteiden tueksi on esitettävä riittävä dokumentaatio. Menestyksekkään DSA-hakemuksemme kulmakivi oli arkistonmuodostussuunnitelmamme eli AMS. Sitä täydensi sisäinen käsikirjamme. Molemmat ovat tietoarkiston asiantuntijoiden pitkäjänteisen, jatkuvan, huolellisen ja innovatiivisen työn tuloksia.

DSA-sertifiointi oli samalla sekä omien toimintojemme kehittämistä ja vahvistamista että osa eurooppalaisen CESSDA ERIC -tutkimusinfrastruktuurin rakentamisprosessia. CESSDA-ERIC voi toimia tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti vain, jos kaikki osapuolet toimivat yhteisten sääntöjen mukaan ja jos kaikki voivat luottaa toisiinsa.

Luottamusta rakentaakseen CESSDA käynnisti vuonna 2013 hankkeen, jossa jokainen palveluntuottaja teki itsearvioinnin DSA:ta käyttäen. Olin mukana hankkeen asiantuntijaryhmässä, joka kävi läpi kaikki itsearvioinnit ja valmisteli kehittämisraportin. Sen lisäksi, että työ oli äärimmäisen mielenkiintoista, se antoi vahvan luottamuksen siihen, että tietoarkiston käytännöt ja dokumentaatio ovat DSA-kunnossa.

Innostuneen juhlakahvittelun lomassa keskustelumme kääntyi tulevaisuuteen. DSA on vasta ensimmäinen taso kolmiportaisessa eurooppalaisessa sähköisen säilyttämisen arvioinnin viitekehyksessä. Toinen taso on ISO 16363 -standardiin perustuva itsearviointi ja kolmas taso ISO-standardin mukainen ulkoinen auditointi. Kakkunälkämme on jo kasvanut.

Lisätietoja:
» Tietoarkiston DSA-arviointi
» Työtä on tehty Suomen Akatemian rahoittamissa hankkeissa: VERIC ja TA15
» Tietoarkiston DSA-tiedote
» Tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma

Mari Kleemola
tietopalvelupäällikkö
etunimi.sukunimi [at] uta.fi