Tag Archives: Sähköiset

Postmodernia tiedonohjausta

Uudessa Aktissa (2/2016) on monia kiinnostavia artikkeleita. Huomio kiinnittyi muun muassa kirjoitukseen ”Tiedonohjausta tarvitaan”, koska olen yhtenä tai ehkä ainoana kysellyt tarkkojen tiedonohjaussuunnitelmien mielekkyyttä arkistolaitoksen siirryttyä seulomaan sähköisiä aineistoja kokonaisten tehtäväluokkien tarkkuudella. Kirjoituksessa annetaan monta syytä tiedonohjauksen tarpeellisuudelle edelleen: Organisaation oma motivaatio tiedonhallintaan Tietojen oikeellisuus ja virheettömyys ja sitä kautta seuraavat hyödyt: kansalaisten oikeusturva ja tietojen asianmukainen hävittäminen Asian käsittelyketjun ohjaus Semanttinen yhteentoimivuus Yhteiset tietorakenteet Minua kiinnostavat näistä viimeiset. Yhteiset […]

Lohkoketjut asiakirjahallinnassa

Cassie Findlay kirjoittaa lohkoketjujen käytöstä asiakirjahallinnassa. Hän ennustaa, että ne ovat tuomassa suurta mullistusta. Lohkoketjujen idea on siinä, että samasta tapahtumasta tallentuu jälkiä monille eri tietokoneille internetissä. Kukaan ei hallitse niitä kaikkia ja pysty muokkaamaan tai poistamaan niitä myöhemmin. Tuloksena on ehdottoman luotettavaa dataa, joka ei ole kenenkään manipuloitavissa ja joka on täysin puolueettoman säilyttäjän, tietokoeverkon, valvonnassa. Lohkoketjuihin myös voidaan tehdä älykkäitä  ”jos tapahtuu tuo, tee […]

Digitaalisten asiointipalveluiden kehittäminen ja tuotanto ontuvat!

Valtiontalouden tarkastusvirasto (VTV) on suorittanut Digitaalisten asiointipalveluiden kehittämistä ja tuotantoa koskevan tarkastuksen. Tarkastuksen kohteena ovat olleet Kansalaisten asiointitili, SADe-ohjelman rahoituksella kehitettyjä palveluja (esim. Kansalaisaloite.fi, Lupapiste.fi), KAPA-ohjelma sekä JulkICTLab-projekti. Lisäksi tarkastuksen kohteena on ollut valtiovarainministeriön sähköisen asioinnin kehittämisen ohjaus. Tarkastuskertomuksen mukaan valtiovarainministeriön vetämissä sähköisen asioinnin kehittämisohjelmissa ja –hankkeissa on käytetty rahaa viimeisen kymmenen vuoden aikana noin […]

Elefantti olohuoneessa

James Lappin puhui tänään asiakirjahallinnon kriisistä Liikearkistoyhdistyksen seminaarissa. Paperisiin asiakirjajärjestelmiin jäi rutiininomaisesti talteen toiminnassa syntyvä tieto. Tätä tietoa käytettiin ensisijaisena lähteenä toiminnasta. Sekä virkamiehet että ulkopuoliset luottivat siihen. Sisäinen käyttö toimi virheenkorjausmekanismina. Tehtäviä hoitavat näkivät heti, jos tieto oli väärässä paikassa tai se puuttui. Sitten tuli sähköposti, joka kulki suoraan työntekijältä työntekijälle. Samalla lähettäjien ja vastaanottajien välillä ollut välittäjien (postinkäsittelijöiden, kirjaajien, sihteereiden ja […]

Sähköposti ei ole yksityisasia

Ministeri Anne Berner lähetti eduskuntaryhmille sähköpostia yrityksensä kautta. Berner puolusteli tätä virkasähköpostissa olleilla teknisillä ongelmilla. Valtioneuvoston turvallisuuspäällikkö kommentoi tietoturvallisuuden näkökulmasta. Asiassa on myös muita puolia. Tuskin kukaan voi kiistää sitä, että sähköposti on nykyisin keskeisesti toimintaa dokumentoiva väline. Jos halutaan jälkikäteen tietää, millaisia keskusteluja on käyty, millaisia vaihtoehtoja on ollut olemassa, kuka on ollut milläkin […]

Bitcoinista asiakirjahallintaan

Voisi luulla, että Bitcoinit eivät liity mitenkään arkistoihin. Väärin. Bitcoinin taustalla oleva lohkoketjuteknologia saattaa mullistaa maailman. Lohkoketjuja voi käyttää minkä tahansa tiedon suojaamiseen: myös asiakirjatiedon luotettavuudesta voidaan olla varmoja ilman, että kukaan keskitetysti valvoo dataa. ”Et enää koskaan hukkaa lapsesi syntymätodistusta eikä kukaan enää voi viedä kunniaa töistäsi”, lupaa Factom. En ole vielä vakuuttunut, tätä täytyy tutkia tarkemmin. Joka tapauksessa kiinnostavaa kehitystä.

Sotkuisen kellarin hallintaa

Brittikonsultti Marc Fresco vieraili Mikkelissä liikearkistopäivillä. Käytäväkeskustelussa hän totesi ykskantaan MoReq2010:n olevan kuollut, epäonnistunut kokeilu: sinänsä loistava määritys, jota kukaan ei kuitenkaan käytä. Jatkoa ei tule, koska kenelläkään ei ole siihen enää rahaa ja intoa. Visio yhteisestä Euroopasta on siis tälläkin alueella kuollut. Toinen mielenkiintoinen keskustelu liittyi information governancen käsitteeseen. Marc myönsi sen saaneen jalansijaa records managementin kustannuksella, Fresco ei kuitenkaan pitänyt muutosta kovin dramaattisena. […]

Sähköpostiviestin säilyttämisestä

Helsingin Sanomissa kysyttiin 29.3., kauanko sähköpostiviestejä pitää säilyttää. Arkistolaitoksesta annettu vastaus oli seuraava: Sähköposti helpottaa, nopeuttaa ja sujuvoittaa organisaation toimintaa, mutta se ei ole arkisto. Jos sähköpostin liitteenä on asiakirja, joka liittyy viestin ohella jonkin asian käsittelyyn, sekä viesti että asiakirja tulee liittää esimerkiksi asianhallintajärjestelmään. Tällöin viestin ja asiakirjan säilytysaika määräytyvät organisaation itse määrittelemien säilytysaikojen […]

Sähköinen arkistointi ei ole päässyt vauhtiin

Valtiontalouden tarkastusvirasto julkaisi äskettäin Sähköisen arkistoinnin edistäminen -raportin sähköisestä arkistoinnista ja asianhallinnasta. Raportti kysyy, onko hallinto toiminut tuloksellisesti arkistoinnin sähköistämisessä. Vastaus on, että kokonaisuutena homma on sössitty. Sähköinen arkistointi ei ole päässyt vauhtiin, vaikka valtaosa asiakirjoista on ollut valtionhallinnossa jo neljännesvuosisadan digitaalisia. Asiakirjat siirretään pitkäaikaissäilytykseen paperilla ja toisesta päästä niitä digitoidaan takaisin sähköiseen muotoon. Tilannetta pidetään […]