Tag Archives: henkilötiedot

Anonymisointi luontevaksi osaksi tutkimusprosessia

Aineistonhallinta vaatii tutkijalta entistä enemmän osaamista. Tutkijan tulisi opiskella muuttuneet tietosuojakäytänteet ja toisaalta pitäisi pystyä vastaamaan myös datan avoimuuden haasteeseen. Usein aineiston arkistoiminen jatkokäyttöön on mahdollista vain anonyyminä. Anonymisoinnin osaaminen ja resursointi nousevat tässä vaiheessa keskeiseen asemaan. Tutkijoiden näkökulmasta lisävaatimukset eivät ole aina mieluisia, sillä usein anonymisointiin ei ole varattu aikaa ja toisaalta ei ole myöskään tietoa, miten aineisto saatetaan anonyymiksi. Jonkin pitää muuttua, mutta miten?

Mieti anonymisointia jo tutkimusprosessin alussa

Uudet vaatimukset otetaan haltuun muuttamalla käsitystä anonymisoinnista ja kasvattamalla anonymisoinnin osaamista. Tästä lähtien tutkimusprojekteissa tulee jo alkuvaiheessa resursoida anonymisoinnin suunnitteluun ja toteuttamiseen. Käsitys siitä, että anonymisointi on jotain, jota tehdään vain aineistonkeruuvaiheessa poistamalla suorat tunnisteet tai tutkimusprosessin loppuvaiheessa ennen arkistointia, tulisi heittää romukoppaan.

Ensinnäkään anonymisointi ei ole vain suorien tunnisteiden poistamista, vaan vaatii laajemman aineiston sisällön tarkastelun ja tietojen suhteuttamisen ulkopuolelta saataviin tietoihin. Anonymisoinnissa pyritään ymmärtämään, minkä tiedon poistaminen on tarpeellista, ja miten tietojen poistaminen vaikuttaa aineiston käytettävyyteen. Toiseksi anonymisointia tulee miettiä jo tutkimusprosessin alussa, sillä henkilötiedot tulee kerätä tietosuoja-asetuksen minimoinnin periaatteen mukaan eli keräämällä vain tutkimuksen kannalta tarpeellisia tietoja. Henkilötietojen keruun huolellisella suunnittelulla voi vähentää oleellisesti anonymisointiin myöhemmin kuluvaa aikaa.

Miten kerättäviä tietoja voi minimoida?

Määrällisissä aineistonkeruissa anonymisointia vaativien tietojen keruuta pystyy minimoimaan tehokkaasti välttämällä avokysymyksiä, joiden sisältöä tutkija ei voi kontrolloida. Kannattaa välttää myös kysymyksiä, joiden perusteella vastaajasta paljastuu kohdejoukkoon nähden harvinaisia tietoja. Tietoja suositellaan kerättäväksi valmiiksi luokiteltuna, niin että kysytään esimerkiksi yksittäisen harrastuksen sijaan harrastustyyppiä. Kirjoitettavan avovastauksen ”pelaan jalkapalloa Äänekosken Huimassa” sijaan vastaaja voi valita esimerkiksi luokitellun arvon ”palloilulajit”, eikä tutkijan tarvitse anonymisoida paikkakuntaa ja seuraa. Erityisesti taustatietojen kysyminen luokiteltuna ehkäisee oleellisesti myöhäisempää anonymisointitarvetta niin kvalitatiivisissa kuin kvantitatiivisissa aineistoissa.

Laadullisissa aineistoissa sisällön etukäteen rajoittaminen on hankalampaa, mutta sitä voi helpottaa muutaman hyödyllisen vinkin avulla. Esimerkiksi haastatteluissa ja kirjoitusaineistoissa haastateltavien taustatiedot kannattaa kerätä strukturoituna, henkilöiden vapaamuotoisten esittelyjen sijaan. Haastattelun aluksi haastattelija voi esimerkiksi pyytää iän, ammatin ja lasten lukumäärän luokiteltuna. Haastateltavia voi myös muistuttaa aluksi ystävällisesti, jos haastattelun luonne antaa siihen mahdollisuuden, että he eivät kertoisi ihmisten oikeita nimiä tai muita tarkkoja tietoja. Tutkija voi myös välttää liian yksityiskohtaista tietoa tuottavien kysymysten esittämisen.

Yleisimmät ongelmat anonymisoinnissa

Koska anonymisointiin ei ole valmiina kaikkiin aineistoihin sopivia ohjeistuksia, se voidaan kokea haasteellisena. Usein ongelmana on hahmottaa, mitä tietoja tulee anonymisoida ja mitä tietoja voidaan jättää. Tutkija saattaa myös ajatella, ettei sensitiivistä aineistoa voi saattaa anonyymiksi. Anonymisoinnin jälkeen tutkijan mieleen voi hiipiä myös pelko siitä, onko aineistoa anonymisoitu tarpeeksi.

Ensinnäkin tulee muistaa, että aineiston sensitiivisyys ei ole lähtökohtaisesti este aineiston anonymisoinnille ja jakamiselle. Sensitiivisen aineiston anonymisointi voidaan suunnitella samalla tavoin kuin ei-sensitiivisiä tietoja sisältävän aineiston. Merkityksellisintä on henkilöistä saatavien taustatietojen ja muiden aineiston sisältämien tietojen karkeistaminen tai poisto tasolle, josta yksittäisiä henkilöitä ei pysty tunnistamaan. Sensitiivisen aineiston anonymisointi voi kuitenkin olla haasteellista, sillä aineiston luonteen vuoksi rajoitettavia tietoja voi olla paljon.

Anonymisointitarpeen hahmottamisen helpottamiseen tarvitaan ohjeistusta ja tarve konkreettisille anonymisointiohjeille on suuri. Ennen anonymisoinnin ohjeistus keskittyi usein anonymisoinnin menetelmien, kuten karkeistuksen ja luokitteluiden, esittämiseen, ei anonymisointipäätösten tekemisestä ohjeistamiseen. Ohjeistuksen tarpeeseen vastatakseen Tietoarkisto on päivittänyt anonymisoinnin ohjeistuksiaan viimeksi viime kuussa. Ohjeistuksiin lisättiin erityisesti tukea anonymisoinnin suunnitteluun. Ohjeista löytyy nyt myös havainnollistavia esimerkkejä ja mallipohjia anonymisointisuunnitelman tekoon.

Anonymisoinnin tarpeen hahmottaminen

Kun haluaa anonymisoida oman tutkimusaineistonsa, sille kannattaa tehdä anonymisointisuunnitelma, josta käy ilmi tunnisteellisuuden kannalta tärkeimmät aineiston tiedot ja tehdyt anonymisointipäätökset ja -toimet. Anonymisoitavien tietojen hahmottamiseen auttaa seuraavien tärkeimpien asioiden muistaminen ja tarkastelu:

  • Suorat tunnisteet poistetaan aina!
  • Keitä ja mitä tutkit? Henkilöiden tunnistettavuus riippuu paljon tavoitellun kohdejoukon määrästä ja tutkittavasta ilmiöstä. Mitä pienempi kohdejoukko ja mitä enemmän heistä on saatavilla tietoa, sitä vähemmän yksityiskohtaista tietoa henkilöistä voidaan jättää aineistoon.
  • Anonymisoinnissa pyritään eroon harvinaisista tiedoista, joiden perusteella yksittäinen henkilö tai rypäs on tunnistettavissa. Anonymisoitavia tietoja pohditaan aina suhteessa tutkimuksen perusjoukkoon. Tieto on harvinainen vain, jos ominaisuus on harvinainen kohdejoukossa. Pienet jakaumat eivät ole näin yksiselitteisesti harvinaista tietoa. Harvinaistakaan tietoa ei tarvitse anonymisoida, jos tietoa henkilöstä ei voida saada selville.
  • Pohdi, voiko henkilö olla tunnistettavissa yhdistämällä aineiston tietoja toisiinsa. Pohdi myös, mitä tietoja tutkittavista voi olla saatavilla ulkoisista lähteistä, kuten sosiaalisesta mediasta, ja voiko tietoja yhdistää datan sisältämiin tietoihin. Esimerkiksi LinkedInissä on useamman suomalaisen koulutus- ja työhistoria julkisesti nähtävillä.
  • Sensitiivisten tietojen anonymisointi on tarpeellista, mikäli niiden perusteella voi tunnistaa tai päätellä yksittäisen henkilön tai henkilöitä. Jos sensitiivisten asiasisältöjen tutkiminen on tutkimuksen kannalta keskeistä, tietoja ei tietenkään poisteta, vaan aineisto pyritään tekemään anonyymiksi muita henkilöihin viittaavia tietoja poistamalla.
  • Jos aineisto vaatii anonymisointia, se voidaan toteuttaa monin eri tavoin. Pyri poistamaan tietoja, jotka ovat vähemmän tärkeitä tutkimusilmiön kannalta ja säilyttämään tärkeimmät taustatiedot. Esimerkiksi, jos kuntatasoinen muuttuja aluetietona on tutkimuksen kannalta merkityksellinen, anonymisointia voi tehdä esimerkiksi vastaajan perhe- tai tulotietoihin.

Lisätietoa ja tarkemmat ohjeet löydät Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirjasta.

Anonymisoinnin kartoittamisen jälkeen voi jopa olla että anonymisointia ei välttämättä tarvitsekaan tehdä. Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi väestötutkimuksissa, joissa aluemuuttuja on kerätty vain maakunnan tasolla ja muiden tietojen perusteella henkilöt eivät ole yksilöitävissä tai liitettävissä harvinaisiin ryhmiin. Anonymisointisuunnitelman tekeminen on siis suositeltavaa, jotta tutkimusprosessin aikana aineistoa tulee tarkasteltua kerran yksinomaan tunnisteellisuuden näkökulmasta. Lisäksi suunnitelma toimii hyvänä dokumentaationa aineistoille tunnisteellisuussyistä tehdyistä muutoksista, mikäli aineisto luovutetaan jatkokäyttöön.

Et ole anonymisointipulmiesi kanssa yksin

Anonymisoinnin riittävyys on yleinen tutkijoiden huoli, ja se on hyvin ymmärrettävää. Tulee kuitenkin muistaa, että anonyymiksi voidaan määritellä aineisto, josta ei kohtuullisen todennäköisesti käytettävissä olevin keinoin voi tunnistaa tai päätellä henkilöitä. On jo paljon, että aineiston anonymiteettiä ja henkilöiden paljastumisriskiä on pohdittu ja se on kirjattu anonymisointisuunnitelmaan. Lisäksi on hyvä muistaa, että aineistolle voidaan tehdä lisäanonymisointia myöhemminkin. Aineistolle tulee tehdä säännöllisesti jäännösriskin arviointi, jossa tarkastellaan anonymiteettiä uudelleen. Se on tarpeellista tiedon lisääntymisen ja tekniikan kehittymisen vuoksi.

Tavoitteet anonymisoinnin käsitysten muuttamisesta ja osaamisen levittämisestä ovat alkuvaiheessa. Toivomme, että anonymisointi nähdään mahdollisuutena lisätä tieteen avoimuutta ja luotettavuutta. Asiasta tarvitaan myös keskustelua ja näkemyksiä. Otamme niitä mielellämme vastaan täällä Tietoarkistossa!

Annika Sallinen
tietopalveluasiantuntija
etunimi.sukunimi [at] tuni.fi

E-lomakkeen tietojen tai koko lomakkeen poistaminen

Tämä artikkeli ohjeistaa E-lomakkeella kerättyjen tietojen tai koko lomakkeen poiston. Vastaajien tietosuojankin puolesta kannattaa turhat tiedot poistaa palvelusta. Se käy onneksi nopeasti! Vaiheet 1–3 ohjastavat lomakkeen vastaustietojen poistamiseen, josta vaiheet 4–7 jatkavat …

Uudet sopimusmallit tutkimusaineistojen arkistointiin

Tietoarkisto on uudistanut tutkimusaineistojen arkistointia koskevat yleiset sopimusmallinsa vastaamaan tietosuoja-asetuksen (2016/679) vaatimuksia. Sopimuksia kehitettäessä on lähtökohtana ollut Tietoarkiston tutkijoille tarjoamien palvelujen luotettavuus ja laillisuus.

Rekisterinpitäjä, joka luovuttaa tutkimusaineiston Tietoarkistoon käsiteltäväksi, täyttää uusien sopimusten myötä tietosuojalainsäädäntöön perustuvat omat velvoitteensa, joita edellytetään sopimuksen sisällöstä 25.5.2018 jälkeen. Sopimusjärjestely suojelee samalla tutkittavia huolehtimalla tietosuojan ja -turvan korkeasta tasosta heidän tietojaan käsiteltäessä.

Miksi sopimusmallien päivittäminen oli tarpeellista?

Sopimuksia solmittaessa yleinen lähtökohta on sopimusvapaus, johon kuuluvat muun muassa sisältövapaus ja muotovapaus. Poikkeuksia sopimusvapauteen on pakottavassa lainsäädännössä. Tietosuoja-asetus laajentaa henkilötietolailla (523/1999) kansallisesti toimeenpannun tietosuojadirektiivin (95/46/EY) sopimuksille asettamia vaatimuksia. Tietosuojasopimuksia koski aiemmin etenkin tietosuojadirektiivin 17 artikla, joka edellytti huolehtimaan lähinnä yleisellä tasolla käsittelyn turvallisuudesta ja seuraamaan rekisterinpitäjän ohjeita. Direktiivistä poiketen uusi tietosuoja-asetus määrittelee yksityiskohtaisesti rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisen sopimuksen sisältöä ja muotoa.

Tietoarkisto toimii useimmiten henkilötietojen käsittelijän roolissa tutkimusaineiston toimittaneen rekisterinpitäjän lukuun. Tietosuoja-asetuksen edellyttämät yksityiskohtaiset ehdot on sisällytetty arkistointisopimuksen liitteeksi. Aineiston jatkokäyttöä koskevat perusratkaisut on arkistointisopimuksessa jätetty ennalleen. Jos henkilötietoja sisältävä tutkimusaineisto toimitetaan Tietoarkistolle ennen arkistointisopimuksen tekemistä, solmitaan luovuttajan ja Tietoarkiston välille erillinen sopimus henkilötietojen käsittelystä arkistointiedellytysten arvioimiseksi.

Kaikki tutkimusaineistot eivät tietenkään sisällä henkilötietoja. Joskus tätä on vaikea arvioida etukäteen tarkastelematta aineistoa. Tämän vuoksi henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimusehdot on otettu osaksi kaikkia sopimuksia.

Mitä hyötyä uusista sopimusehdoista on?

Uusilla sopimusehdoilla on useita etuja aineiston luovuttavan rekisterinpitäjän kannalta. Rekisterinpitäjän kannalta henkilötietojen käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset sopimusehdot

  • auttavat toteuttamaan tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 2 kohdan mukaista osoitusvelvollisuutta
  • lisäävät tutkittavien luottamusta henkilötietojen vastuulliseen käsittelyyn
  • mahdollistavat tutkimusaineiston laillisen siirtämisen Tietoarkiston käsiteltäväksi
  • voidaan ottaa huomioon tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa.

Sopimusehdoilla on myös etuja aineiston luovuttajan ja Tietoarkiston väliselle yhteistyölle. Sopimus

  • parantaa tiedonkulkua sopijapuolten välillä
  • vahvistaa henkilötietojen käsittelyn turvallisuutta
  • selkeyttää työnjakoa.

Lisätietoa:

» Sopimus henkilötietojen käsittelystä arkistointiedellytysten arvioimiseksi (PDF)
» Arkistointisopimus (PDF)

Antti Ketola
lakimies
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tämä blogikirjoitus on luettavissa myös englanniksi:
New contract models for archiving research data.

New contract models for archiving research data

The Finnish Social Science Data Archive (FSD) has updated its general contract models for archiving research data to fulfill the requirements imposed by the General Data Protection Regulation (2016/679, ”GDPR”). Central goals in the development process…

Aineistojen tietosuoja luupin alla – jäännösriskin arviointi ja uudet ohjeet

Euroopan unionin tietosuoja-asetusta sovelletaan 25. toukokuuta alkaen. Viimeisen vuoden aikana Tietoarkistossa on valmistauduttu muutokseen monella tavalla. Olemme muun muassa arvioineet jäännösriskiä ja uudistaneet anonymisointia koskevat ohjeet.

Jäännösriskin (residual risk) arviointi tarkoittaa henkilötietoja sisältävien tietojen systemaattista arviointia tasaisin aikavälein. Siinä arvioidaan kertaalleen anonymisoiduista datoista yksittäisten henkilöiden tai ryppäiden paljastumisriskiä niin itse datan kuin ulkopuolisten tietojen valossa. Tietoarkisto aloitti jo arkistoitujen aineistojen jäännösriskin arvioimisen viime syksynä, ja iloksemme saamme todeta, että työ on edistynyt hienosti.

Jäännösriskin arvioinnin aikaansaannokset käytännössä

Kvantitatiivisissa aineistoissamme, joita meillä on yhteensä yli tuhat, jäännösriskin arviointi aloitettiin kartoittamalla riskialtteimmat aineistosarjat ja suorittamalla niille tarvittavat täydentävät anonymisointitoimenpiteet. Datat on kyllä anonymisoitu aikanaan parhaan taidon mukaan, mutta osaamisemme on kehittynyt vuosien varrella. Viimeisen kymmenen vuoden aikana tiedon saatavuus on helpottunut, erityisesti internetistä löytyy paljon tietoja. Riskialttiutta arvioitiinkin eniten suhteessa niihin. Tietoarkiston kokemuksen mukaan muualta saatavat tiedot ovat hyvin ratkaisevia, kun arvioidaan mitä kaikkea aineistolle tulee tehdä, jotta se on mahdollisimman anonyymi.

Erityisesti opiskelua ja tutkintoja koskevia tietoja on nykyisin saatavilla huomattavasti enemmän kuin kymmenen tai vaikkapa vain viisi vuotta sitten. Siksi jäännösriskin arviointi aloitettiin opiskelua käsittelevistä aineistosarjoista. Reilun puolen vuoden aikana on täydentävästi anonymisoitu 70 kvantitatiivista aineistoa ja käyty läpi kuudesosa kaikista sarjoistamme. Tyypillisin muutos on ollut muuttujien arvojen uudelleen luokittelu.

Kvalitatiivisten aineistojen, joita meillä on noin parisen sataa, jäännösriskin arvioinnissa on anonymisoitu täysin yhdeksänkymmentä haastattelua sisältävä aineistosarja. Alun alkaen sarja oli vain de-identifioitu, siis aineistoista oli poistettu vain suorat tunnisteet, kuten osoitteet. Lisäksi on tarkistettu 60 prosenttia ennen vuotta 2017 valmistuneista aineistoista (yht. 180 kpl). Tutkittavien tietosuojan kannalta on hienoa, että vain kuutta prosenttia aineistoista tarvitsi anonymisoida lisää. Koko aineistoa koskevia muutoksia tarvitsi tehdä vain kahteen aineistoon.

Uusia toimintatapoja

Tietoarkistossa on tähänkin asti tarkoin dokumentoitu datamuutokset ja anonymisointi. Jäännösriskin arvioinnissa luotiin uusi toimintatapa: karttuville aineistosarjoille laaditaan jatkossa sarjakohtaisia anonymisointisuunnitelmia, eräänlaisia anonymisoinnin viitekehyksiä.

Sarjaa koskevassa anonymisoinnin viitekehyksessä datatiedoston sisäisen tarkastelun lisäksi kiinnitetään huomiota mahdollisiin muihin saatavilla oleviin tietoihin. Viitekehystä täydennetään ajan kuluessa ja se ohjaa datan käsittelijää tarkastelemaan itse datatiedoston ohella käyttöympäristöä. Erityisesti tulee selvittää, mitä tietoja kohdepopulaatiosta on saatavilla internetissä.

Yksityiskohtainen tarkastelu tulee tehdä joka tapauksessa myös jokaiseen aineistosarjan uuteen dataan. Anonymisoinnin viitekehys ei siis aina riitä ohjeeksi – tutkijat kun tykkäävät välillä muutella myös sarja-aineistojaan, esimerkiksi lisäämällä niihin uusia taustamuuttujia ja kysymyksiä tutkittaville. Jos viitekehystä täsmennetään aineiston uusien muuttujien tai muualta saatavan tiedon kasvun vuoksi, tulee myös sarjan aiemmat aineistot tarkistaa ja tarvittaessa muuttaa. Näin jäännösriskin arviointi tulee osaksi aineistosarjojen peruskäsittelyä.

Anonymisointiohjeistukset muutoksessa

Tietosuoja-asetuksen tuoma käsitteistö ja anonymisoinnin toimintatapojen uudistukset Tietoarkistossa antoivat sysäyksen myös Aineistonhallinnan käsikirjan tunnisteellisuutta ja anonymisointia koskevien ohjeiden uudistamiselle. Opas tarjoaa nyt ohjeita käsitteitä koskeviin epäselvyyksiin esimerkiksi pohdittaessa, miten erottaa pseydonyymi ja anonyymi tieto toisistaan. Lisäksi lukija saa laajan kattauksen siitä, mitä pitää ottaa huomioon anonymisointia suunniteltaessa.

Erityisesti kvantitutkijoiden kannattaa nyt heristää korviaan, sillä täydensimme urakassa nimenomaan kvantitatiivisten aineistojen anonymisointiohjeita ja -menetelmiä.

Tutkijoiden tietotaidon kartuttaminen Aineistonhallinnan käsikirjan avulla vahvistaa myös Tietoarkistoon arkistoitavien aineistojen tietosuojaa. Viime vuonna valmistuneista arkistoiduista aineistoista jouduimme tekemään lisäanonymisointia 60 prosentille – vaikka usein tutkija oli olettanut aineistonsa jo anonyymiksi. Toivomme, että käsikirjamme uudistetut ohjeet pienentävät jatkossa tuota osuutta.

Suosittelemme siis lämpimästi tutustumista uusiin ohjeisiimme. Koska ohjeistukset ovat nimenmaan aineistonkäyttäjiä varten, otamme niistä myös mielellään palautetta vastaan!

Lisätietoa:
» Tietoarkiston asiakaspalvelu: asiakaspalvelu.fsd at uta.fi
» Aineistonhallinnan käsikirja, Tunnisteellisuus ja anonymisointi

Annika Sallinen
tutkimusamanuenssi
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

GDPR tulee – onko akateeminen vapaus ja arkistojen toiminta vaarassa?

Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta, tuttavallisemmin GDPR:ää, ja sen aiheuttamia muutoksia tutkijoiden, yliopistojen ja arkistojen toimintaan on odotettu kauhun sekaisin tuntein jo kohta kuusi vuotta. Otsikon kysymys pyöri mielessä varmasti monella osallistujalla Tietoarkiston ja Avoin tiede- ja tutkimus -hankeen loka-marraskuun vaihteessa järjestämissä seminaareissa EU:n tietosuoja-asetus – tietosuojalainsäädännön muutokset tutkimuksessa ja arkistoinnissa sekä Tietosuoja ja tutkittavan suostumus osallistua tutkimukseen. Paikalla ja etänä tapahtumia seurasi yhteensä lähes tuhat ihmistä.

Valitsimme seminaarien ajankohdan hyvissä ajoin olettaen, että kotimainen tarkentava lainsäädäntö ja Euroopan tietosuojatyöryhmän odotettavissa olevat suostumusta koskevat ohjeet olisivat valmistuneet. Olimme sittenkin etuajassa, emmekä valitettavasti saaneet lopullisia vastauksia kaikkiin kuulijoiden – ja osin järjestäjienkin mieltä vaivaaviin kysymyksiin.

Oikeusministeriö sai lausuntokierrokselta tietosuojalaista yli sata lausuntoa. Nyt ministeriön virkamiehet valmistelevat hallituksen lakiesitystä. Lain pitäisi tulla voimaan samaan aikaan, kun tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa 25.5.2018. Euroopan WP29-tietosuojatyöryhmän suostumusta koskeva ohjeluonnos julkaistaneen marraskuussa työryhmän kokouksen jälkeen.

Jotkin asiat ovat selvillä kuitenkin jo nyt. Varmaa on, että siitä mikä on asetuksessa säädetty, ei voida säätää uudelleen kotimaisessa tietosuojalaissa tai muissa kansallisissa säädöksissä. Tässä mielessä ei kannata odottaa liikoja kotimaiselta lainsäädännöltä. Säätää voidaan vain siitä, mihin asetus antaa mahdollisuuden. Jotkin asetuksen ja kotimaisen lain tulkinnat selviävät viimeistään vasta oikeustapauksien myötä. Lainsäädännön noudattamisen tueksi tarvitaan alakohtaisia käytännesääntöjä ja muita ohjeita.

Tavoitteena tutkittavien oikeuksien vahvistaminen

Tietosuoja-asetuksen tavoitteena on vahvistaa rekisteröidyn oikeuksia ja lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta. Se kuitenkin huomioi tutkimuksen erityislaadun eikä tarkoituksena ole rajoittaa tutkimuksen vapautta. Kansallisessa lainsäädännössä on sovitettava yhteen toisaalta oikeus henkilötietojen suojaan ja toisaalta oikeus sananvapauteen ja tiedonvälityksen vapauteen. Vapauksiin sisältyy myös tietojen käsittely akateemisen ilmaisun tarkoituksiin.

Tutkijoiden on syytä huomata, että tietosuojakielen ”rekisteröity” tarkoittaa heidän tutkittaviaan, jos itse tutkimusaineisto sisältää henkilötietoja. Lisäksi henkilötiedon käsite on paljon laajempi, kuin tutkijat ajattelevat sen olevan. Kun tutkii ihmisiä ja yhteiskuntaa tavalla tai toisella, kannattaa olla kiinnostunut EU:n tietosuoja-asetuksesta ja tulevasta kotimaisesta lainsäädännöstä. Tietosuojavaltuutetun toimiston ylitarkastaja Anna Hänninen muistutti esityksessään myös, että tietosuojan toteuttaminen tutkimuksessa ylläpitää luottamusta tutkimukseen yleisesti.

Tietojen käsittelylle oltava perusteet

Tietosuoja-asetuksen 6 artikla sisältää oikeusperusteet henkilötietojen lainmukaiselle käsittelylle. Perusteita henkilötietojen käsittelylle ovat sen perusteella muun muassa tutkittavan yksilöity suostumus ja käsittelyn tarpeellisuus yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Jos käsitellään arkaluonteisia tietoja, on lisäksi jonkin 9 artiklan perusteista täytyttävä. Arkaluonteisia tietoja saa käsitellä esimerkiksi nimenomaisella suostumuksella, tieteellistä tai historiallista tutkimustarkoitusta varten, mutta käsittelyoikeudesta ja suojatoimista on säädettävä unionin oikeudessa tai kansallisella lainsäädännöllä, esimerkiksi tulevalla tietosuojalailla.

Kannattaa huomata, että arkaluonteisia tietoja saa käsitellä tutkimuksessa vain, jos se on tarpeen tutkimuksen tavoitteiden saavuttamiseksi. Toisin sanoen vaikka tutkittava olisi antanut suostumuksensa, tietoja ei saa käsitellä, jos se ei ole tarpeen. Tästä periaatteesta ei voida poiketa kansallisella lainsäädännölläkään. Esimerkiksi tarpeetonta käsittelyä olisi rekisteriaineiston käyttäminen anonymisoimattomana suojatun etäkäyttöjärjestelmän välityksellä, jos tutkimuksen tarkoituksen voisi saavuttaa anonyymiä aineistoa käyttäen. Kyse on tietojen minimoinnin periaatteen noudattamisesta. Tarvitaan siis rekistereistä tutkimustarkoituksiin valmistettuja dataversioita ja ehkä vielä yleisempään käyttöön soveltuvia versioita, ja tarvitaan Tietoarkiston kaltaisia toimijoita, jotka avustavat tutkijoita aineiston anonymisoinnissa ja avaamisessa alkuperäisen tutkimushankkeen jälkeen.

Tietosuojalain toivotaan turvaavan avointa tiedettä

Yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tutkimustarkoituksia ja tilastollisia tarkoituksia varten tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn perussäännös on tietoasuoja-asetuksen 89 artikla. Siinä säädetään suojatoimista ja poikkeuksista, joista voidaan säätää kansallisesti tai myös unionin oikeudessa muilla säädöksillä. Artiklaan viitataan muun muassa edellä mainituissa 6 ja 9 artikloissa.

Opetus- ja kulttuuriministeriön hallitusneuvoksen Immo Aakkulan mukaan tietosuojalakiin on tulossa laaja poikkeuspykälä käsittelyperustevaatimuksista ja rekisteröidyn oikeuksista. Hän esitteli seminaarissa OKM:n ehdotusta arkistoinnin osalta. Pyrkimyksenä on turvata myös muiden kuin Kansallisarkiston toimintamahdollisuudet. Siksi ehdotuksessa arkistotyyppinen rekisterinpitäjä määritellään laajasti niin, että sen tehtävä voi olla lakisääteinen tai sääntömääräinen tutkimus- tai kulttuuriperintöaineistojen tallentaminen ja saataville saattaminen. Toiminnan olisi lisäksi perustuttava julkisesti saatavilla olevaan suunnitelmaan; tietojen tulisi olla käytettävissä tieteelliseen ja historialliseen tutkimukseen ja journalistisia tarkoituksia varten; ja tietoja voisi luovuttaa vain niille, joilla on oikeus tietojen käsittelyyn.

Koska tietosuojalaista ei ole vielä edes hallituksen esitystä, emme voi tietää, meneekö OKM:n esittämä muotoilu läpi ja miten aineistojen avaaminen jatkokäyttöön mahdollistetaan tulevaisuudessa. Mietimme Tietoarkistossa, helpottuuko vai vaikeutuuko toimintamme, kun tietosuoja-asetusta aletaan soveltaa. Toivomme tutkimusaineistojen vastuullisen avoimuuden turvaavaa ratkaisua.

Tutustu tapahtumasivujen materiaaliin

Seminaarien esitysdiat ja -taltioinnit ovat katsottavissa seminaarien tapahtumasivuilla, jos puhuja on antanut tähän luvan. Kannattaa katsoa esimerkiksi ylitarkastaja Anna Hännisen esitykset, joista saa hyvän käsityksen siitä, mitä EU:n tietosuoja-asetus merkitsee tutkimuksen tai tutkittavan suostumuksen näkökulmasta. Hallitusneuvos Immo Aakkulan esityksestä näkee tarkemmin, mitä ministeriö on ehdottanut oikeusministeriölle, jotta myös avoimen tieteen ja arkistoinnin tarpeet huomioitaisiin.

Kiitän järjestäjien puolesta suuresta kiinnostuksesta ja saamastamme palautteesta.

Lisätietoa:
Linkit seminaaritallenteisiin ja esityksiin:
» EU:n tietosuoja-asetus – tietosuojalainsäädännön muutokset tutkimuksessa ja arkistoinnissa (31.10.2017)
» Tietosuoja ja tutkittavan suostumus osallistua tutkimukseen (1.11.2017)
Lähteitä:
» EU:n tietosuoja-asetus Euroopan unionin virallisessa lehdessä (pdf)
» Tietosuojavaltuutetun toimiston tiedotteet tietosuojauudistuksesta
» Tietosuojatyöryhmä, Article 29 Data Protection Working Party
» Tiedonhallinnan lainsäädännön kehittämislinjaukset: Työryhmän raportti. Valtiovarainministeriön julkaisuja 37/2017.

Helena Laaksonen
johtaja
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Aineiston avaajan muistilista

Tietoarkiston tieteenala-asiantuntija Katja Fält ja tutkimusamanuenssi Eliisa Haanpää antoivat Jyväskylässä pidetyllä Metodifestivaalilla hyviä käytännönvinkkejä tutkimusaineistojen avaamiseen.

Aineistojen avaaminen tarkoittaa, että oma tutkimusaineisto saatetaan muun tiedeyhteisön käyttöön avoimen tieteen periaatteiden mukaisesti. Tätä vaativat tai suosittelevat nykyisin jo useimmat suomalaiset sekä kansainväliset yliopistot, julkaisijat ja rahoittajat. Aineiston avaaminen on myös tutkijalle itselleen tieteellinen meriitti, ja se lisää oman tutkimuksen vaikuttavuutta.

Aineistojen avaamista käsittelevä sessio herätti Metodifestivaalilla paljon kiinnostusta, mistä voi päätellä, että tutkijat kaipaavat asiassa konkreettisia neuvoja. Kokosimmekin Tietoarkistoblogiin Haanpään ja Fältin esityksiin perustuvan muistilistan, josta toivottavasti on apua aineiston avaamista suunnitteleville tutkijoille myös jatkossa! Vinkeistä on apua sekä siinä vaiheessa, kun aineistonkeruu on vasta suunnitelmissa että silloin, kun aineisto on jo olemassa, ja se on päätetty arkistoida.

Kun oman aineiston arkistoiminen ja avaaminen tulevat ajankohtaisiksi, kannattaa tutustua myös Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjaan ja ottaa yhteyttä Tietoarkiston asiakaspalveluun. Asiantuntijoiltamme saat aina parhaat täsmäneuvot juuri oman aineistosi vastuulliseen avaamiseen.

1. Tee aineistonhallintasuunnitelma

Aineistonkeruun suunnitteluun ja aineiston käsittelyyn kannattaa käyttää aikaa, että aineiston avaaminen jatkokäyttöä varten onnistuu tutkimuksen lopuksi. Olennaista on kiinnittää huomiota siihen, että aineisto on alusta asti johdonmukaisesti kerätty, kuvailtu ja toteutettu.

Aineistonhallintasuunnitelmassa kannattaa kertoa ainakin, minkälaista aineistoa aikoo kerätä, mitkä ovat aineistoon liittyvät oikeudet, minkälaisia tietosuoja- tai tietoturvakysymyksiä aineistoa kerätessä, käsitellessä ja säilytettäessä pitää huomioida, minkälaisia tiedostoformaatteja ja ohjelmistoja aineistoon liittyy, miten aineistoa aiotaan käsitellä, miten se kuvaillaan ja millainen aineiston elinkaaresta kokonaisuudessaan ajan myötä muodostuu.

Aineistonhallintasuunnitelman laatimiseen saa hyviä neuvoja Aineistonhallinnan käsikirjasta. Konkreettinen apu on myös aineistonhallintasuunnitelman laatimista varten kehitetty työkalu DMPTuuli.

2. Pohdi onko aineistossasi tunnisteellisia tietoja

Ihmistieteiden tutkimusaineistot sisältävät useimmiten enemmän tai vähemmän tutkittavien henkilötietoja. Tiedot ovat tunnisteellisia, jos niiden perusteella on mahdollista tunnistaa yksittäinen henkilö. Henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen määritelmien mukaisesti käytännössä mikä tahansa elävää ihmistä koskeva tieto voi olla tunnistamisen mahdollistava henkilötieto. Henkilötietojen käsittely vaatii aina tutkittavien nimenomaisen suostumuksen, ja tunnisteellisen aineiston avaaminen on usein tietosuojasyistä haastavaa.

Jos tunnisteellisen aineiston anonymisoi, siihen ei enää tarvitse soveltaa henkilötietolakia tai tietosuoja-asetusta. Anonymisointi tarkoittaa sitä, että tunnisteelliset tiedot häivytetään aineistosta niin täydellisesti, että yksittäisen henkilön tunnistaminen ei enää ole mahdollista.

Henkilötiedoista ja aineistojen anonymisoinnista voi lukea tarkemmin kvalitatiivista aineistoa ja kvalitatiivista aineistoa koskevista blogikirjoituksista.

3. Varmista onko aineisto tekijänoikeuden alaista

Erityisesti laadullisen aineiston avaaja törmää usein tekijänoikeuteen liittyviin kysymyksiin. Teossuojaa saavan aineiston avaaminen saattaa olla ongelmallista, mutta useimmiten se on kuitenkin mahdollista erikseen sopimalla. Tärkeintä on ymmärtää, että tekijänoikeuden haltija määrää aineiston käyttötavat, joten aineiston jatkokäyttöön on yleensä saatava suostumus tekijänoikeuden haltijalta.

Tietoarkisto on solminut Kopioston kanssa sopimuksen, jonka perusteella teossuojaa saavat sanomalehti-, aikakauslehti- ja kuva-aineistot, eli kaikki Kopiosto-sopimuksen alaiset aineistot voi arkistoida Tietoarkistoon. Näiden aineistojen kohdalla tutkijan ei siis tarvitse enää ryhtyä itse kysymään teossuojaa saavien aineistojen avaamiseen erillisiä lupia.

Esimerkiksi tutkittavien ottamien valokuvien tai heidän kirjoittamiensa teoksiksi tulkittavien tekstien avaamiseen sen sijaan tarvitaan erillinen lupa. Sosiaalisen median aineistojen avaamisessa tekijänoikeudet muodostuvat valitettavasti usein aineiston avaamissuunnitelmat pysäyttäväksi kynnyskysymykseksi, koska Suomen laissa ei ole ainakaan vielä tutkimuskäyttöä mahdollistavaa poikkeussäännöstä.

4. Tallenna aineisto huolellisesti

Kun aineisto on kerätty, tallenna havaintomatriisi, haastattelulitteraatiot tai muu aineisto varmaan paikkaan. Huolehdi myös siitä, että aineistosta tulee otettua säännöllisesti varmuuskopio. Uusi varmuuskopio kannattaa ottaa aina esimerkiksi silloin, jos lisäät aineistoon jotain taustatietoja. Näin varmistat, ettei aineisto katoa kesken analysoinnin tai ennen kuin se on ehditty avata jatkokäyttöön.

5. Nimeä aineiston muuttujat loogisesti

Aineistoa kuvaillessaan kannattaa miettiä, minkä verran aineistosta pitäisi kertoa, jotta itse pystyisi vielä kymmenen vuoden päästä ymmärtämään, mistä aineistossa on kyse ja käyttämään sitä vaivatta uuteen tutkimukseen.

Nimeä kvantitatiivisen aineiston muuttujat ja niiden selitteet niin, että ne vastaavat mahdollisimman yksiselitteisesti kyselylomaketta tai muuta keruuinstrumenttia. Myös muuttuja-arvot ja niiden selitteet kannattaa avata kokonaisuudessaan. Lyhenteiden käyttäminen on riski, koska lyhenteet saattavat sekoittua toisiinsa.

Muuttuja-arvoille tehdyt muutokset kannattaa raportoida mahdollisimman hyvin, niin alkuperäisen muuttujan selvittäminen onnistuu tarvittaessa. Kerro aina myös mahdollisesta painomuuttujien käytöstä ja kuvaile tarkasti painomuuttujiin liittyvät tiedot.

Myös puuttuvien tietojen määritteleminen on tärkeää. Jos siis vastaaja ei ole esimerkiksi vastannut kyselytutkimuksessa johonkin kysymykseen mitään, vastauksen voi koodata selkeästi muista vastausvaihtoehdoista erottuvalla numerolla kuten 999.

6. Kuvaile tutkimuksen toteutustapa riittävän tarkasti

Kuvaile mahdollisimman tarkasti aineistonkeruuseen liittyvät yksityiskohdat, eli milloin keruu on aloitettu, milloin se on lopetettu ja minkälaisia yksityiskohtia aineistonkeruuseen liittyy. Muista kirjata ylös tutkimuksen alkuperäinen käyttötarkoitus, eli se minkä vuoksi aineisto on kerätty, samoin se, ketkä ovat aineiston tekijät. Pidä mahdollisimman tarkkaa listaa myös siitä, minkälaisiin julkaisuihin aineistoa on käytetty, jotta mahdollinen jatkokäyttäjä tietää, minkälaisia julkaisuja aineistosta on jo tehty.

Aineiston perusjoukko eli aineiston kattama populaatio kannattaa määritellä mahdollisimman tarkasti jo aineistonkeruuvaiheessa. Myös havaintoyksikön määritteleminen on olennaista. Huomaa, että perusjoukko ja havaintoyksikkö voivat olla keskenään eri asiat. Jos esimerkiksi havaintoyksikkönä on kunta, ja tutkimuksessa on haluttu selvittää yksittäisten kuntien tai useiden kuntien tilannetta, perusjoukkona aineistossa saattavat olla esimerkiksi kunnanjohtajat, joita on haastateltu, jotta saadaan tietoa havaintoyksiköstä eli kunnasta.

7. Muista, että huolellinen suunnittelutyö palkitaan

Vaikka aineistonkeruun suunnitteleminen, käsittely ja anonymisointi voivat tuntua työläiltä, kannattaa pitää mielessä, että käytetty aika maksaa itsensä takaisin. Aineistonhallinnan suunnittelu ja johdonmukainen käsittely auttavat jo tutkimuksen toteuttamisvaiheessa, ja takaavat sen, että aineiston avaaminen sujuu helposti ilman ylimääräisiä ponnisteluja.

Kaisa Järvelä
tiedottaja
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Aineiston avaajan muistilista

Tietoarkiston tieteenala-asiantuntija Katja Fält ja tutkimusamanuenssi Eliisa Haanpää antoivat Jyväskylässä pidetyllä Metodifestivaalilla hyviä käytännönvinkkejä tutkimusaineistojen avaamiseen.

Aineistojen avaaminen tarkoittaa, että oma tutkimusaineisto saatetaan muun tiedeyhteisön käyttöön avoimen tieteen periaatteiden mukaisesti. Tätä vaativat tai suosittelevat nykyisin jo useimmat suomalaiset sekä kansainväliset yliopistot, julkaisijat ja rahoittajat. Aineiston avaaminen on myös tutkijalle itselleen tieteellinen meriitti, ja se lisää oman tutkimuksen vaikuttavuutta.

Aineistojen avaamista käsittelevä sessio herätti Metodifestivaalilla paljon kiinnostusta, mistä voi päätellä, että tutkijat kaipaavat asiassa konkreettisia neuvoja. Kokosimmekin Tietoarkistoblogiin Haanpään ja Fältin esityksiin perustuvan muistilistan, josta toivottavasti on apua aineiston avaamista suunnitteleville tutkijoille myös jatkossa! Vinkeistä on apua sekä siinä vaiheessa, kun aineistonkeruu on vasta suunnitelmissa että silloin, kun aineisto on jo olemassa, ja se on päätetty arkistoida.

Kun oman aineiston arkistoiminen ja avaaminen tulevat ajankohtaisiksi, kannattaa tutustua myös Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjaan ja ottaa yhteyttä Tietoarkiston asiakaspalveluun. Asiantuntijoiltamme saat aina parhaat täsmäneuvot juuri oman aineistosi vastuulliseen avaamiseen.

1. Tee aineistonhallintasuunnitelma

Aineistonkeruun suunnitteluun ja aineiston käsittelyyn kannattaa käyttää aikaa, että aineiston avaaminen jatkokäyttöä varten onnistuu tutkimuksen lopuksi. Olennaista on kiinnittää huomiota siihen, että aineisto on alusta asti johdonmukaisesti kerätty, kuvailtu ja toteutettu.

Aineistonhallintasuunnitelmassa kannattaa kertoa ainakin, minkälaista aineistoa aikoo kerätä, mitkä ovat aineistoon liittyvät oikeudet, minkälaisia tietosuoja- tai tietoturvakysymyksiä aineistoa kerätessä, käsitellessä ja säilytettäessä pitää huomioida, minkälaisia tiedostoformaatteja ja ohjelmistoja aineistoon liittyy, miten aineistoa aiotaan käsitellä, miten se kuvaillaan ja millainen aineiston elinkaaresta kokonaisuudessaan ajan myötä muodostuu.

Aineistonhallintasuunnitelman laatimiseen saa hyviä neuvoja Aineistonhallinnan käsikirjasta. Konkreettinen apu on myös aineistonhallintasuunnitelman laatimista varten kehitetty työkalu DMPTuuli.

2. Pohdi onko aineistossasi tunnisteellisia tietoja

Ihmistieteiden tutkimusaineistot sisältävät useimmiten enemmän tai vähemmän tutkittavien henkilötietoja. Tiedot ovat tunnisteellisia, jos niiden perusteella on mahdollista tunnistaa yksittäinen henkilö. Henkilötietolain ja EU:n tietosuoja-asetuksen määritelmien mukaisesti käytännössä mikä tahansa elävää ihmistä koskeva tieto voi olla tunnistamisen mahdollistava henkilötieto. Henkilötietojen käsittely vaatii aina tutkittavien nimenomaisen suostumuksen, ja tunnisteellisen aineiston avaaminen on usein tietosuojasyistä haastavaa.

Jos tunnisteellisen aineiston anonymisoi, siihen ei enää tarvitse soveltaa henkilötietolakia tai tietosuoja-asetusta. Anonymisointi tarkoittaa sitä, että tunnisteelliset tiedot häivytetään aineistosta niin täydellisesti, että yksittäisen henkilön tunnistaminen ei enää ole mahdollista.

Henkilötiedoista ja aineistojen anonymisoinnista voi lukea tarkemmin kvalitatiivista aineistoa ja kvalitatiivista aineistoa koskevista blogikirjoituksista.

3. Varmista onko aineisto tekijänoikeuden alaista

Erityisesti laadullisen aineiston avaaja törmää usein tekijänoikeuteen liittyviin kysymyksiin. Teossuojaa saavan aineiston avaaminen saattaa olla ongelmallista, mutta useimmiten se on kuitenkin mahdollista erikseen sopimalla. Tärkeintä on ymmärtää, että tekijänoikeuden haltija määrää aineiston käyttötavat, joten aineiston jatkokäyttöön on yleensä saatava suostumus tekijänoikeuden haltijalta.

Tietoarkisto on solminut Kopioston kanssa sopimuksen, jonka perusteella teossuojaa saavat sanomalehti-, aikakauslehti- ja kuva-aineistot, eli kaikki Kopiosto-sopimuksen alaiset aineistot voi arkistoida Tietoarkistoon. Näiden aineistojen kohdalla tutkijan ei siis tarvitse enää ryhtyä itse kysymään teossuojaa saavien aineistojen avaamiseen erillisiä lupia.

Esimerkiksi tutkittavien ottamien valokuvien tai heidän kirjoittamiensa teoksiksi tulkittavien tekstien avaamiseen sen sijaan tarvitaan erillinen lupa. Sosiaalisen median aineistojen avaamisessa tekijänoikeudet muodostuvat valitettavasti usein aineiston avaamissuunnitelmat pysäyttäväksi kynnyskysymykseksi, koska Suomen laissa ei ole ainakaan vielä tutkimuskäyttöä mahdollistavaa poikkeussäännöstä.

4. Tallenna aineisto huolellisesti

Kun aineisto on kerätty, tallenna havaintomatriisi, haastattelulitteraatiot tai muu aineisto varmaan paikkaan. Huolehdi myös siitä, että aineistosta tulee otettua säännöllisesti varmuuskopio. Uusi varmuuskopio kannattaa ottaa aina esimerkiksi silloin, jos lisäät aineistoon jotain taustatietoja. Näin varmistat, ettei aineisto katoa kesken analysoinnin tai ennen kuin se on ehditty avata jatkokäyttöön.

5. Nimeä aineiston muuttujat loogisesti

Aineistoa kuvaillessaan kannattaa miettiä, minkä verran aineistosta pitäisi kertoa, jotta itse pystyisi vielä kymmenen vuoden päästä ymmärtämään, mistä aineistossa on kyse ja käyttämään sitä vaivatta uuteen tutkimukseen.

Nimeä kvantitatiivisen aineiston muuttujat ja niiden selitteet niin, että ne vastaavat mahdollisimman yksiselitteisesti kyselylomaketta tai muuta keruuinstrumenttia. Myös muuttuja-arvot ja niiden selitteet kannattaa avata kokonaisuudessaan. Lyhenteiden käyttäminen on riski, koska lyhenteet saattavat sekoittua toisiinsa.

Muuttuja-arvoille tehdyt muutokset kannattaa raportoida mahdollisimman hyvin, niin alkuperäisen muuttujan selvittäminen onnistuu tarvittaessa. Kerro aina myös mahdollisesta painomuuttujien käytöstä ja kuvaile tarkasti painomuuttujiin liittyvät tiedot.

Myös puuttuvien tietojen määritteleminen on tärkeää. Jos siis vastaaja ei ole esimerkiksi vastannut kyselytutkimuksessa johonkin kysymykseen mitään, vastauksen voi koodata selkeästi muista vastausvaihtoehdoista erottuvalla numerolla kuten 999.

6. Kuvaile tutkimuksen toteutustapa riittävän tarkasti

Kuvaile mahdollisimman tarkasti aineistonkeruuseen liittyvät yksityiskohdat, eli milloin keruu on aloitettu, milloin se on lopetettu ja minkälaisia yksityiskohtia aineistonkeruuseen liittyy. Muista kirjata ylös tutkimuksen alkuperäinen käyttötarkoitus, eli se minkä vuoksi aineisto on kerätty, samoin se, ketkä ovat aineiston tekijät. Pidä mahdollisimman tarkkaa listaa myös siitä, minkälaisiin julkaisuihin aineistoa on käytetty, jotta mahdollinen jatkokäyttäjä tietää, minkälaisia julkaisuja aineistosta on jo tehty.

Aineiston perusjoukko eli aineiston kattama populaatio kannattaa määritellä mahdollisimman tarkasti jo aineistonkeruuvaiheessa. Myös havaintoyksikön määritteleminen on olennaista. Huomaa, että perusjoukko ja havaintoyksikkö voivat olla keskenään eri asiat. Jos esimerkiksi havaintoyksikkönä on kunta, ja tutkimuksessa on haluttu selvittää yksittäisten kuntien tai useiden kuntien tilannetta, perusjoukkona aineistossa saattavat olla esimerkiksi kunnanjohtajat, joita on haastateltu, jotta saadaan tietoa havaintoyksiköstä eli kunnasta.

7. Muista, että huolellinen suunnittelutyö palkitaan

Vaikka aineistonkeruun suunnitteleminen, käsittely ja anonymisointi voivat tuntua työläiltä, kannattaa pitää mielessä, että käytetty aika maksaa itsensä takaisin. Aineistonhallinnan suunnittelu ja johdonmukainen käsittely auttavat jo tutkimuksen toteuttamisvaiheessa, ja takaavat sen, että aineiston avaaminen sujuu helposti ilman ylimääräisiä ponnisteluja.

Kaisa Järvelä
tiedottaja
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Suostumuksen edellytykset tietosuoja-asetuksen mukaan

Ihmisiin kohdistuvissa tieteellisissä tutkimuksissa käsitellään useimmiten tutkittavien henkilötietoja. Nykyinen henkilötietolaki (523/1999) perustuu EU:n direktiiviin yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (95/46/EY). Aiemmat säädökset korvaavaa uutta tietosuoja-asetusta (2016/679) aletaan soveltamaan 25.5.2018 alkaen. Henkilötietoja käsittelevien rekisterinpitäjien, esimerkiksi tutkimusryhmän tai tutkimusorganisaation, on saatettava toimintansa vastaamaan asetuksen vaatimuksia viimeistään tähän mennessä.

Tutkittavien suostumukseen perustuvan tieteellisen tutkimuksen osalta tämä tarkoittaa sitä, että jos tällä hetkellä käynnissä olevaa tutkimusta varten hankitut suostumukset eivät täytä tietosuoja-asetuksen vaatimuksia, ja tutkittavien henkilötietoja on tarpeellista käsitellä tunnisteellisina 25.5.2018 jälkeen, on tutkittavilta pyydettävä uusi suostumus ennen asetuksen ensimmäistä soveltamispäivää. Jos tutkittavien henkilötiedot on kuitenkin ennen tätä tarkoitus tuhota tai muuttaa pysyvästi tunnistamattomaan muotoon, ei tutkijoiden tarvitse ryhtyä lisätoimenpiteisiin. Jos suostumuksia ei ole vielä pyydetty tutkittavilta, tulisi ne jo nyt pyytää tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Tietosuoja-asetuksen mukainen suostumus ei eroa ratkaisevasti nykyisen henkilötietolain mukaisesta suostumuksesta ja tietosuojatyöryhmän (Article 29 Working Party) suostumusta koskevasta lausuntokäytännöstä. Aiempaa lausuntokäytäntöä on nyt siirretty suoraan osaksi asetusta ja tietosuoja-asetus asettaa suhteellisen korkeat vaatimukset pätevälle suostumukselle. Seuraavassa käydään läpi asetuksen keskeisimpiä vaatimuksia suostumukselle:

  1. Osoitusvelvollisuus. Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että tutkittavilta hankittu suostumus täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi on tärkeää dokumentoida selkeästi esimerkiksi:
    • kuka on antanut suostumuksen,
    • miten tutkittavaa on informoitu suostumuksen antamisen yhteydessä (tutkittavalle annettu kirjallinen informaatio sekä tieto suullisesti annetusta informaatiosta) ja
    • milloin suostumus on annettu (esim. päiväys suostumuslomakkeessa tai sähköinen aikaleima).
  2. Erottuvuus ja selkeys. Kun suostumus annetaan kirjallisessa ilmoituksessa, joka koskee myös muita asioita, suostumusta koskeva pyyntö on esitettävä selkeästi erillään muista asioista. Jos esimerkiksi tutkittava osallistuu tutkimuksen yhteydessä työpaja- tai koulutustoimintaan – ja tätä toimintaa varten olisi tarpeellista sopia erillisistä ehdoista – on suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn tieteellisessä tutkimuksessa oltava selkeästi erillään työpaja- tai koulutustoimintaa koskevista ehdoista. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn on lisäksi pyydettävä helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.
  3. Suostumuksen aktiivinen ilmaiseminen. Tietosuojadirektiiviin verrattuna suostumus edellyttää entistä selkeämmin tutkittavan aktiivista toimintaa. Suostumus pitää antaa suostumusta ilmaisevalla lausumalla tai toteuttamalla selkeästi suostumusta ilmaisevan toimi. Suostumusta ilmaiseva lausuma on esimerkiksi suostumuslomakkeen täyttäminen ja allekirjoittaminen. Suostumusta selkeästi ilmaiseva toimena voidaan pitää kyselylomakkeen täyttämistä ja palauttamista tutkijoille. Vaikenemiseen perustuva suostumus, valmiiksi rastitettu ruutu verkkosivulla tai jonkin toimenpiteen tekemättä jättäminen sen sijaan eivät päde suostumukseksi.
  4. Tiedollisuus, vapaaehtoisuus ja yksilöitävyys. Tiedollisuus edellyttää tietoa esimerkiksi rekisterinpitäjästä (tarkista tähän liittyen organisaatiosi toimintakäytännöt) ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta. Lisäksi on huomioitava asetuksen yksityiskohtaisemmat informointisäännökset. Suostumusta ei katsota vapaaehtoiseksi, jos tutkittavalla ei ole mahdollista antaa suostumusta eri henkilötietojen käsittelytoimille, vaikka tämä olisi yksittäistapauksessa mahdollista. Vapaaehtoisuus edellyttää myös tosiasiallista valinnanvapautta ilman pelkoa haitallisista vaikutuksista. Tämä voi olla kyseenalaista, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on selkeä epäsuhta. Erityisten tietoryhmien (aiemmin henkilötietolain arkaluonteiset tiedot) käsittely edellyttää lisäksi suostumuksen nimenomaisuutta. Tämä on katsottu yleensä edellyttävän rekisteröidyn antamaa täsmällistä ilmaisua joko kirjallisesti tai suullisesti.
  5. Suostumuksen peruuttaminen. Tutkittavalla tulee olla mahdollisuus peruuttaa suostumuksensa milloin vain. Suostumuksen peruuttamisen on oltava yhtä helppoa kuin sen antamisen. Asetuksen mukaan tutkittavalle on kerrottava, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttamisen mahdollistamiseksi on oleellista, että tutkittavilla on aina käytössään tutkimuksesta vastaavan tahon ajantasaiset yhteystiedot. Suostumuksen peruttaminen ei välttämättä edellytä vastaavaa menettelyä kuin suostumuksen antaminen – olennaista on peruuttamisen helppous.
  6. Suostumuksen kattavuus. Suostumuksen pitää kattaa kaikki käsittelytoimet, jotka toteutetaan samaa tarkoitusta tai samoja tarkoituksia varten. Jos käsittelyllä on useita tarkoituksia, suostumus täytyy antaa kaikkia käsittelytarkoituksia varten. Jos esimerkiksi taiteellisen tutkimuksen yhteydessä on erotettavissa käsittelytarkoitus, joka ei liity suoraan tieteelliseen tutkimukseen, pitää myös tämä tarkoitus ilmoittaa yksilöidysti ja nimenomaisesti suostumusta pyydettäessä.
  7. Tieteellinen jatkotutkimus. Tietosuoja-asetuksen johdanto-osassa todetaan, että silloin kun tieteellisen tutkimuksen tunnustettuja eettisiä standardeja noudatetaan, suostumuksen antaminen on mahdollista tietyille tieteellisen tutkimuksen aloille. Tämä on sektorikohtainen poikkeus siihen pääsääntöön, että suostumus on annettava tarkkarajaisesti ennalta yksilöityä käyttötarkoitusta varten. Tutkittavalle täytyy kuitenkin aina varata mahdollisuus antaa suostumus pelkästään tietyille tutkimusaloille tai tutkimushankkeiden osille, jos tämä vain on mahdollista.

Asetuksen kohdasta ei ole vielä tulkintakäytäntöä. Euroopan unionin neuvoa antavan tietosuojatyöryhmän on tarkoitus julkaista syksyllä 2017 lausunto tietosuoja-asetuksen mukaisen suostumuksen tulkinnasta.

Henkilötietojen käsittely on mahdollista tutkittavan suostumuksen lisäksi myös muilla tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisilla perusteilla. Näitä ovat muun muassa yleistä etua koskevan tehtävän toteuttaminen sekä tilanteet, joissa henkilötietojen käsittely on eräissä tapauksissa tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen turvaamiseksi. Lisäksi erillisiä suostumukseen liittyviä säännöksiä on esimerkiksi EU:n kliinisiä lääketutkimuksia koskevassa asetuksessa (536/2014).

Suostumuksen edellytyksiä koskevien säännösten rikkomisesta voidaan määrätä hallinnollinen sakko. Tietosuoja-asetuksen artiklan 83 kohdan 5 mukainen hallinnollinen sakko on enintään 20 000 000 euroa, tai jos kyseessä on yritys, neljä prosenttia sen edeltävän tilikauden vuotuisesta maailmanlaajuisesta kokonaisliikevaihdosta sen mukaan, kumpi näistä määristä on suurempi.

Lisätietoja
» Tietosuoja ja tutkittavan suostumus osallistua tutkimukseen
Seminaari Helsingissä 1.11.2017
» Tietosuoja-asetus
» Article 29 Working Party, Opinion 15/2011 on the definition of consent, WP187
» Information Commissioner’s Office: GDPR Consent Guide (draft)

Antti Ketola
lakimies, F.E.C.
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Suostumuksen edellytykset tietosuoja-asetuksen mukaan

Ihmisiin kohdistuvissa tieteellisissä tutkimuksissa käsitellään useimmiten tutkittavien henkilötietoja. Nykyinen henkilötietolaki (523/1999) perustuu EU:n direktiiviin yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (95/46/EY). Aiemmat säädökset korvaavaa uutta tietosuoja-asetusta (2016/679) aletaan soveltamaan 25.5.2018 alkaen. Henkilötietoja käsittelevien rekisterinpitäjien, esimerkiksi tutkimusryhmän tai tutkimusorganisaation, on saatettava toimintansa vastaamaan asetuksen vaatimuksia viimeistään tähän mennessä.

Tutkittavien suostumukseen perustuvan tieteellisen tutkimuksen osalta tämä tarkoittaa sitä, että jos tällä hetkellä käynnissä olevaa tutkimusta varten hankitut suostumukset eivät täytä tietosuoja-asetuksen vaatimuksia, ja tutkittavien henkilötietoja on tarpeellista käsitellä tunnisteellisina 25.5.2018 jälkeen, on tutkittavilta pyydettävä uusi suostumus ennen asetuksen ensimmäistä soveltamispäivää. Jos tutkittavien henkilötiedot on kuitenkin ennen tätä tarkoitus tuhota tai muuttaa pysyvästi tunnistamattomaan muotoon, ei tutkijoiden tarvitse ryhtyä lisätoimenpiteisiin. Jos suostumuksia ei ole vielä pyydetty tutkittavilta, tulisi ne jo nyt pyytää tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla.

Tietosuoja-asetuksen mukainen suostumus ei eroa ratkaisevasti nykyisen henkilötietolain mukaisesta suostumuksesta ja tietosuojatyöryhmän (Article 29 Working Party) suostumusta koskevasta lausuntokäytännöstä. Aiempaa lausuntokäytäntöä on nyt siirretty suoraan osaksi asetusta ja tietosuoja-asetus asettaa suhteellisen korkeat vaatimukset pätevälle suostumukselle. Seuraavassa käydään läpi asetuksen keskeisimpiä vaatimuksia suostumukselle:

  1. Osoitusvelvollisuus. Rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan, että tutkittavilta hankittu suostumus täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi on tärkeää dokumentoida selkeästi esimerkiksi:
    • kuka on antanut suostumuksen,
    • miten tutkittavaa on informoitu suostumuksen antamisen yhteydessä (tutkittavalle annettu kirjallinen informaatio sekä tieto suullisesti annetusta informaatiosta) ja
    • milloin suostumus on annettu (esim. päiväys suostumuslomakkeessa tai sähköinen aikaleima).
  2. Erottuvuus ja selkeys. Kun suostumus annetaan kirjallisessa ilmoituksessa, joka koskee myös muita asioita, suostumusta koskeva pyyntö on esitettävä selkeästi erillään muista asioista. Jos esimerkiksi tutkittava osallistuu tutkimuksen yhteydessä työpaja- tai koulutustoimintaan – ja tätä toimintaa varten olisi tarpeellista sopia erillisistä ehdoista – on suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn tieteellisessä tutkimuksessa oltava selkeästi erillään työpaja- tai koulutustoimintaa koskevista ehdoista. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn on lisäksi pyydettävä helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.
  3. Suostumuksen aktiivinen ilmaiseminen. Tietosuojadirektiiviin verrattuna suostumus edellyttää entistä selkeämmin tutkittavan aktiivista toimintaa. Suostumus pitää antaa suostumusta ilmaisevalla lausumalla tai toteuttamalla selkeästi suostumusta ilmaisevan toimi. Suostumusta ilmaiseva lausuma on esimerkiksi suostumuslomakkeen täyttäminen ja allekirjoittaminen. Suostumusta selkeästi ilmaiseva toimena voidaan pitää kyselylomakkeen täyttämistä ja palauttamista tutkijoille. Vaikenemiseen perustuva suostumus, valmiiksi rastitettu ruutu verkkosivulla tai jonkin toimenpiteen tekemättä jättäminen sen sijaan eivät päde suostumukseksi.
  4. Tiedollisuus, vapaaehtoisuus ja yksilöitävyys. Tiedollisuus edellyttää tietoa esimerkiksi rekisterinpitäjästä (tarkista tähän liittyen organisaatiosi toimintakäytännöt) ja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta. Lisäksi on huomioitava asetuksen yksityiskohtaisemmat informointisäännökset. Suostumusta ei katsota vapaaehtoiseksi, jos tutkittavalla ei ole mahdollista antaa suostumusta eri henkilötietojen käsittelytoimille, vaikka tämä olisi yksittäistapauksessa mahdollista. Vapaaehtoisuus edellyttää myös tosiasiallista valinnanvapautta ilman pelkoa haitallisista vaikutuksista. Tämä voi olla kyseenalaista, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on selkeä epäsuhta. Erityisten tietoryhmien (aiemmin henkilötietolain arkaluonteiset tiedot) käsittely edellyttää lisäksi suostumuksen nimenomaisuutta. Tämä on katsottu yleensä edellyttävän rekisteröidyn antamaa täsmällistä ilmaisua joko kirjallisesti tai suullisesti.
  5. Suostumuksen peruuttaminen. Tutkittavalla tulee olla mahdollisuus peruuttaa suostumuksensa milloin vain. Suostumuksen peruuttamisen on oltava yhtä helppoa kuin sen antamisen. Asetuksen mukaan tutkittavalle on kerrottava, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttamisen mahdollistamiseksi on oleellista, että tutkittavilla on aina käytössään tutkimuksesta vastaavan tahon ajantasaiset yhteystiedot. Suostumuksen peruttaminen ei välttämättä edellytä vastaavaa menettelyä kuin suostumuksen antaminen – olennaista on peruuttamisen helppous.
  6. Suostumuksen kattavuus. Suostumuksen pitää kattaa kaikki käsittelytoimet, jotka toteutetaan samaa tarkoitusta tai samoja tarkoituksia varten. Jos käsittelyllä on useita tarkoituksia, suostumus täytyy antaa kaikkia käsittelytarkoituksia varten. Jos esimerkiksi taiteellisen tutkimuksen yhteydessä on erotettavissa käsittelytarkoitus, joka ei liity suoraan tieteelliseen tutkimukseen, pitää myös tämä tarkoitus ilmoittaa yksilöidysti ja nimenomaisesti suostumusta pyydettäessä.
  7. Tieteellinen jatkotutkimus. Tietosuoja-asetuksen johdanto-osassa todetaan, että silloin kun tieteellisen tutkimuksen tunnustettuja eettisiä standardeja noudatetaan, suostumuksen antaminen on mahdollista tietyille tieteellisen tutkimuksen aloille. Tämä on sektorikohtainen poikkeus siihen pääsääntöön, että suostumus on annettava tarkkarajaisesti ennalta yksilöityä käyttötarkoitusta varten. Tutkittavalle täytyy kuitenkin aina varata mahdollisuus antaa suostumus pelkästään tietyille tutkimusaloille tai tutkimushankkeiden osille, jos tämä vain on mahdollista.

Asetuksen kohdasta ei ole vielä tulkintakäytäntöä. Euroopan unionin neuvoa antavan tietosuojatyöryhmän on tarkoitus julkaista syksyllä 2017 lausunto tietosuoja-asetuksen mukaisen suostumuksen tulkinnasta.

Henkilötietojen käsittely on mahdollista tutkittavan suostumuksen lisäksi myös muilla tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisilla perusteilla. Näitä ovat muun muassa yleistä etua koskevan tehtävän toteuttaminen sekä tilanteet, joissa henkilötietojen käsittely on eräissä tapauksissa tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen turvaamiseksi. Lisäksi erillisiä suostumukseen liittyviä säännöksiä on esimerkiksi EU:n kliinisiä lääketutkimuksia koskevassa asetuksessa (536/2014).

Suostumuksen edellytyksiä koskevien säännösten rikkomisesta voidaan määrätä hallinnollinen sakko. Tietosuoja-asetuksen artiklan 83 kohdan 5 mukainen hallinnollinen sakko on enintään 20 000 000 euroa, tai jos kyseessä on yritys, neljä prosenttia sen edeltävän tilikauden vuotuisesta maailmanlaajuisesta kokonaisliikevaihdosta sen mukaan, kumpi näistä määristä on suurempi.

Lisätietoja
» Tietosuoja ja tutkittavan suostumus osallistua tutkimukseen
Seminaari Helsingissä 1.11.2017
» Tietosuoja-asetus
» Article 29 Working Party, Opinion 15/2011 on the definition of consent, WP187
» Information Commissioner’s Office: GDPR Consent Guide (draft)

Antti Ketola
lakimies, F.E.C.
etunimi.sukunimi [at] uta.fi