Kulttuurien välinen viestintä – vuorovaikutus asiakassuhteissa

Teimme puheviestinnän syventävälle Tiimi toimii -kurssille projektityön, jonka aiheena oli kulttuurien välinen viestintä. Projektityössämme halusimme tarkastella työelämässä yleistynyttä monikulttuurisuuden ilmiötä ja erityisesti sen näkymistä vuorovaikutustilanteissa asiakastyössä. Keräsimme aiheestamme tietoa haastattelemalla kolmea eri alan ammattilaista, jotka työskentelevät erilaisista kulttuurisista taustoista tulevien ihmisten kanssa. Haastattelimme alakoulun suomi toisena kielenä -opettajaa, sosiaalityöntekijää ja järjestötyöntekijää.

Kulttuurit vaikuttavat viestintään, kun ihmiset tulkitsevat toisiaan oman kulttuurinsa arvojen, normien ja oletusten kautta. Kulttuurien välisessä viestinnässä on hyvä pyrkiä rakentamaan niin sanotusti kolmatta kulttuuria, jolla tarkoitetaan uutta kulttuurista viitekehystä, johon vuorovaikutus ja yhteisymmärrys perustuvat. (Keisala 2012.) Vuorovaikutuksessa erilaiset kulttuurit ovat siis tasa-arvoisia toisiinsa nähden. Kielellä on myös tärkeä osa kulttuurien välisessä vuorovaikutuksessa ja yhteisen kielen puuttuminen voi estää suhteiden luomista (Lahti 2015). Kielen merkitys korostui kaikessa lähdemateriaalissa, johon perehdyimme ja varsinkin yhteisen kielen puuttumisen luomat haasteet vuorovaikutustilanteissa nousivat esille.

Kaikki haastateltavamme olivat kohdanneet haasteita kielellisessä vuorovaikutuksessa työssään asiakassuhteissa. Sosiaalityöntekijän vastauksessa korostui tulkin vaikutus. Työntekijällä ei ole varmuutta siitä, miten asiakas ymmärtää keskustelun tulkin kautta. Opettaja puolestaan kertoi joutuvansa silloin tällöin käyttämään ulkoisia apuvälineitä (esim. kuvat puhelimesta) täydentämään puhettaan, jotta maahanmuuttajataustaiset oppilaat varmasti ymmärtäisivät opetettavat asiat. Järjestötyöntekijä mainitsi myös varmistavansa hitaalla, selkeällä ja toistavalla puhetavalla, että asiat menevät perille.

Selvitimme haastattelussa myös nonverbaalin viestinnän merkitystä vuorovaikutuksessa. Järjestötyöntekijä ei ollut havainnut mitään erityistä, mutta opettaja korosti katsekontaktin tärkeyttä. Sosiaalityöntekijä pyrki kiinnittämään huomiota nonverbaaliin viestintään ja tulkitsemaan sen kautta myös asiakkaan tunnetilaa. Kysymykseen eri kulttuureihin liittyvistä viestintätavoista opettaja vastasi lähtevänsä liikkeelle suomalaisesta tapakulttuurista, mutta hienovaraisesti. Sosiaalityöntekijällä ei ollut aiheesta tietoa, joten hän toimii kulttuurien välisissä vuorovaikutustilanteissa ”kuten yleensä”.

Haastatteluissa nousi esille myös konfliktitilanteita. Järjestötyöntekijä oli saanut joitakin hyvin tuohtuneita sähköpostiviestejä epäoikeudenmukaisesta kohtelusta johtuen, jollaisia suomalaiset asiakkaat eivät yhtä herkästi lähettäisi. Opettaja kuvaili oppilaiden välisten kahnausten toisinaan eskaloituvan eri kulttuuritaustan omaavien oppilaiden temperamenttieroista johtuviksi. Sosiaalityöntekijä paikansi konfliktitilanteet johtuvaksi suomalaisen yhteiskunnan rakenteellisen tason kykenemättömyydestä huomioida eri kulttuurien tarpeita.

Viimeisenä kysyimme haastatteluissa onnistumisen kokemuksista kulttuurien välisessä viestinnässä. Kaikki vastaajat kertoivat, että onnistuneen vuorovaikutustilanteen luominen mahdollisista vaikeuksista huolimatta on itsessään onnistumisen kokemus. Luottamus toimii avaimena avautumiseen ja onnistumiseen ja toisaalta on myös onnistuneen vuorovaikutustilanteen tulos.

Projektityön tekeminen opetti meille paljon ja vahvisti entisestään kielen merkitystä vuorovaikutustilanteissa. Ilman yhteisen ymmärryksen saavuttamista myös asiakassuhteen luottamuksen rakentuminen kärsii. Projektityö antoi myös paljon eväitä työelämän vuorovaikutuskohtaamisia ajatellen, vahvistaen myös ajatusta siitä, että vuorovaikutustilanteissa on tärkeää toimia sensitiivisesti omista kulttuurisista lähtökohdista käsin. Nämä oppimiskokemukset ovat ensiarvoisen tärkeitä, kun otetaan huomioon se, että kulttuurien välinen viestintä on nyky-yhteiskunnassa arkipäivää. Suomessa maahanmuuttajien määrä on ollut viime vuosikymmeninä kasvussa ja tulee jatkamaan kasvuaan. Tulevaisuuden työelämä on siis varmasti monikulttuurista ja meidän on nähtävä se potentiaalisena voimavarana, unohtamatta kuitenkaan omia kulttuurisia lähtökohtiamme.

”Ollaksemme kulttuurisesti taitavia meidän on osattava pysäyttää automaattinen ja tiedostamaton ajattelumme ja toimintamme, ja alettava tietoisesti neuvotella todellisuudesta.” (Keisala 2012, 34.)

Lähteet:

Keisala, K. 2012. Monikulttuurisen työyhteisön viestintä. Tampere: Juvenes Print.

Lahti, M. 2015. Communicating interculturality in the workplace. Jyväskylä: University of Jyväskylä.

Kirjoittajat:

Tiina Ojanen, elinikäinen oppiminen

Kaisa Partanen, elinikäinen oppiminen

Sofia Sainio, sosiaalityö

Blogiteksti on osa puheviestinnän syventävän Tiimi toimii -kurssin tehtäviä ja osa Kielikeskuksen 40 vuotisjuhlavuotta – opiskelijan ääni on aina ollut tärkeä osa kielikeskuksen toimintaa.

 

What’s in a name?

Or: What do you call the place at your university where you can independently learn up to 20 different languages for free?

The answer is, quite simply, the Self-Access Centre (or SAC for short), situated in Pinni B5071 in the Language Centre. As the name may, or then again, may not suggest (we’ll get back to this name business later on in this post), the SAC is a concrete space which both students AND members of staff can freely access – both physically and monetarily! – and where they can themselves start to learn a new language or then brush up or improve an existing one.

The SAC in the 80s

The SAC in the 80s

The University of Tampere SAC is now in its seventh iteration, with the first one dating back to the 1980s, making it nearly as old as the Language Centre itself. As you can see, language learning at the time was pushing the boundaries of technology – if it wasn’t on audio-cassette it wasn’t worth doing!

In addition, the cassettes were all marked with a code rather than the actual name of the language, rather similar to the system in Alko at the time (how on earth people worked out that ‘1514’ was a Saint-Émilion I don’t know!). Needless to say such a system was not conducive to browsing, either in Alko or in the SAC.

Since then, the SAC has changed in both size and location, with moves from E-wing to C-wing, and back to E-wing, before reaching its present premises in Pinni B in 2012.

Comfort in the SAC of today

Comfort in the SAC of today

Compared to the original SAC, there are number of important differences, one being the realization that learning happens best in a relaxed atmosphere, as witnessed by the colourful and comfy couches, so comfy in fact that visitors have been known to stretch out, close their eyes and indulge in what we pedagogical types call ‘deep learning’ (aka taking a nap).

Another difference is in the range of languages we have to offer, which seems to have developed in inverse proportion to the number of languages taught at the Language Centre. For example, although Arabic and Italian are no longer part of the teaching programme, they are now available for self-study via the SAC.

A third difference is of course the onward march of technology. Gone are the serried ranks of coded audio-cassettes (we realized they were no longer cutting-edge when students started to look at them in bewilderment!), replaced by CDs, DVDs, CD-ROMS, URLs, satellite TV, digital recorders and yes, even books (including novels you can borrow). We are now collecting information on the best language learning apps to add to our new website (a link to which will be available very soon via the Language Centre page).

Despite the explosion in the number of technological aids, one thing which we have learnt over the years is that paradoxically, when learning a language independently rather than as part of a taught course, just interacting with a machine is not necessarily enough, however good the interface may be. This then brings us to our fourth difference: the human element of (language) learning.

In the 1980s, access to the SAC was via a secretary, who would open the door for you and then leave you with the cassettes and the machine (so much for ‘self-access’!). Nowadays, not only is our door always open during opening hours (Mondays to Thursdays 10 – 16 and Fridays 10 – 16), but we also have a supervisor on duty, a student of languages or speech communication, who is there to give assistance with materials and facilities.

Our current supervisors

Our current supervisors

In addition, each of our supervisors is available to give help with questions you may have regarding a certain language through our ‘Language Clinics’. These are currently available in Finnish as a foreign language, French, German as well as Russian. We hope to add further languages in the future and also to provide sessions for university staff on how to plan a self-study programme and make best use of the facilities to improve their language skills.

The supervisors also organize language and culture related events on a regular basis. In the past we have celebrated the European Day of Languages, Chinese New Year and Fasching (German carnival) among others. At the moment we have a ‘Russian Easter Week’ ongoing, which will be followed by the ‘Summer Event’ to allow you to brush up on your useful holiday phrases in different languages before the SAC itself closes for its summer holidays on 13th May.

Our supervisors are also directly involved in supporting increased internationalisation among the student body, most noticeably through the ‘Language Link’ event. This particular event has allowed students – both Finnish and international – to meet up with potential ‘language learning buddies’ to enable the learning of each other’s language. We hope to run a Language Link event for staff this coming autumn as well.

In addition, the supervisors assist in enrolling students on the ‘Cultural Conversations’ course in the Intercultural Studies programme and in forming them into multicultural groups so as to best allow for the development of intercultural skills.

Finally, our supervisors are also regular contributors to the Language Centre and SAC Facebook page where they are currently running a competition to gather the best ‘Tips n Tricks’ for language learning. (And did I say that there’s a major prize to be won?)

Needless to say, it is this human element, our supervisors, which is the most important difference of all: without them the SAC would not essentially be so very much different from what it was in the 80s.

The final difference between the SAC in the 80s and the present-day iteration is in the Finnish name, which brings us back to the title of this post, “What’s in a name?” In 2012, with the move to the present premises, the original Finnish name of ‘Itseopiskelukeskus’ (‘Self-Study Centre’) was changed to ‘Kielten oppimiskeskus’ (‘Language Learning Centre’). Although this works in Finnish, the English translation of this, while perhaps being more descriptive than the present name, can however just lead to more confusion; after all, isn’t the Language Centre itself a ‘Language Learning Centre’. At least we hope it is!

The challenge therefore would be to coin a name which would be descriptive, short enough, and lend itself to an easily-remembered acronym. Somehow ‘Self-Access Language Learning Centre’ (SALLC) doesn’t quite make the grade. Maybe there’s a Facebook competition in there somewhere?

However, regardless of what “the place at your university where you can independently learn up to 20 different languages for free” is called, we are quite certain that it will continue to play an important role in supporting the language learning, and hence the internationalisation, of both students and staff for many years to come.

Robert Hollingsworth

Lecturer and SAC co-ordinator, Language Centre

P.S. As for myself, I think I will be sticking with ‘SAC’; after all, it has a rather Gallic ring to it, “On se retrouve au SAC, d’accord?” And if you don’t know what that means, I’ll see you by the Romance languages section… in the SAC!

 

 

Onko teillä ohjausvajetta?

Yliopistojen toimintaa pitää tehostaa, ja opiskelijoiden pitää valmistua aiempaa nopeammin maisteriksi. − Suomen hallituksen mielestä kandidaatin tutkintokin riittäisi moniin asiantuntijan töihin, mutta se on toinen juttu eikä sellaisenaan kannatettava idea.

Me kielikeskuksen opettajat olemme näköalapaikalla, koska tapaamme lähes kaikki yliopiston opiskelijat. Haluamme esittää joitakin ruohonjuuritason keinoja, joilla toimintaa olisi mahdollista tehostaa. Ajatukset ovat peräisin tieteenalayksiköiden väelle 1.10.2015 järjestämästämme keskustelutilaisuudesta sekä tieteellisen kirjoittamisen opettajien saamasta palautteesta ja opiskelijoiden kanssa käydyistä keskusteluista.

Vuosien aikana olemme vakuuttuneet siitä, että avainsana opintojen etenemisessä on ohjaus. Liian monen opiskelijan tutkinto on − ja jääkin − kesken sen vuoksi, että opinnäytteen kirjoittamisessa on tie noussut pystyyn. Opiskelija tarvitsee selkeät ohjeet ja riittävästi ohjausta sekä kandi- että maisterivaiheessa. Opetusneuvoston laatima ja rehtorin hyväksymä uusi opinnäyteohje on tärkeällä asialla, koska osassa yksiköistä on edelleen ohjausvajetta.

Uusi opinnäyteohje velvoittaa tutkinto-ohjelmat antamaan tarkempia ohjeita, jotka olisi hyvä tehdä yhteistuumin opiskelijoiden kanssa. Laajoissa tutkinto-ohjelmissa saattaa olla kymmenkunta seminaariryhmää, joten on kaikkien etu, että niissä noudatetaan samoja ohjeita esimerkiksi lähdeviitteiden merkitsemisessä.

Eri yksiköiden opiskelijat vaikuttavat olevan eriarvoisessa asemassa siinä, miten paljon he saavat ohjausta. Ohjauskäytäntöjen kehittämistä edesauttaisi se, että opettajille kirjataan riittävästi tunteja työsuunnitelmaan seminaarien vetämistä ja opiskelijoiden ohjaamista varten.

Tampereen yliopisto voisi kunnostautua siinä, että kaikissa tutkinto-ohjelmissa olisi käytössä selkeät, päivitetyt tutkielmaohjeet. Moniäänisen tekstin tuottamista ei opi pelkästään tieteellisiä tekstejä lukemalla. Toisinaan opiskelijoille tarjotaan ohjenuoraksi tieteellisten aikakauslehtien kirjoittajille antamia ohjeita, mutta ne on tarkoitettu tutkijoille. Ensimmäistä tieteellistä tekstiään kirjoittavan opiskelijan on vaikea soveltaa niitä.

Monet opiskelijat harjoittelevat kandivaiheessa ensimmäistä kertaa laajasti hyviä tieteellisiä käytäntöjä. Niitäkään ei omaksu vain lukemalla tieteellisiä tekstejä. Hyvät tieteelliset käytännöt voi oppia harjoittelemalla ja saamalla ohjausta.

Uusi ohjeistus koskee myös kypsyysnäytteitä. Suurin muutos on se, että maisterin tutkinnossa kypsäriksi riittää tutkielman tiivistelmä, jos kieliasu on tarkastettu kandin tutkinnossa. Näin opiskelijoilta jää pois yksi ”tenttikerta”, ja Tenttiksessä vapautuu aikaa. Ehdotamme siksi, että etenkin kypsäriä sähköisenä kirjoittavat saisivat aikaa enemmän kuin kaksi tuntia. Jos aikaa olisi vähintään kolme tuntia, saisimme luultavasti kielentarkastukseen ehyempiä ja oikoluettuja tekstejä. Nykyistä pidempi aika tukisi myös niitä, joilla on lieviä lukivaikeuksia.

Aivan kaikista yksiköistä emme saaneet edustajia järjestämäämme keskustelutilaisuuteen. Erityisesti toivomme keskusteluyhteyttä kandinseminaariryhmien vetäjien kanssa, sillä meillä on yhteisiä opiskelijoita.

Kielikeskuksen tieteellisen kirjoittamisen opettajat

Från Lidingö till Hanaholmen

I augusti hade svensklärarna på språkcentret möjlighet att delta i två olika sammankomster där svenskundervisningen på högskolenivå behandlades i olika kontexter. Det var intressant att höra vilka teman som lyfts fram när svensklärare från Europa och Asien samlas eller när finländska kolleger träffas sinsemellan.

Svenska institutet ordnade i slutet av augusti en två dagar lång konferens på Lidingö utanför Stockholm för svensklärare i utlandet, dvs. lärare i svenska som andra eller främmande språk. I konferensen deltog 61 lärare från 20 länder och diskussionen fördes ivrigt och mångsidigt om och kring svenska språket, Sverige o dess kultur. Teman som togs upp i presentationerna varierade från hur språket förändras, vilka nya ord som behövs i ordböcker till bland annat den svenska matkulturen. De flesta presentationer utgick från hur man kunde utveckla svenskundervisningen med hjälp av de möjligheter som den svenska kulturen, landet och dess historia och nutid erbjuder.

Det intressanta var att se hur svenska undervisas i olika kulturer. Utgångspunkten är en annan när man undervisar svenska på nybörjarnivå och man försöker inspirera nya studenter genom att bygga upp en Sverigebild som får dem att tycka om landet och kulturen och blir därmed villiga att lära sig det främmande språket. Här i Finland är utgångspunkten för svenskstudierna på universitet en annan. Undervisningen fokuserar på kommunikation. Den svenska som studenterna ofta är mer bekanta med är finlandssvenska och då utgår man inte i lika hög grad från landet och dess kultur. I undervisningen av kommunikativa färdigheter, som akademiska specialister behöver, är inspirationskällorna däremot arbetslivet och dess kompetenser och färdigheter.

Samma vecka som Svenska institutet arrangerade svensklärarkonferensen samlades ca 30 svensklärare från universitet och yrkeshögskolor i ett två dagar långt seminarium på Hanaholmen i Esbo. Seminariet var ett kick off-evenemang för starten av det andra året i det tvååriga nationella utvecklingsprojektet ROKK, (Ruotsin Opetuksen Kehittäminen Korkeakouluissa) som finansieras av Undervisnings- och kulturministeriet. Projektet har som mål att utveckla svenskundervisningen på högskolenivå i Finland inom tre temaområden: integration, bedömning och flexibla inlärningsstigar.

Inom temaområdena arbetar arbetspar eller smågrupper med olika pedagogiska utvecklingsuppgifter. Deltagarna i dessa representerar universitet och högskolor och ett av målen är att bilda nätverk mellan svensklärare inom hela högskolesektorn, och på så sätt också utveckla undervisningen i svenska.

Ett viktigt mål för ROKK-projektet är också att utarbeta konkreta mallar och rekommendationer för svenskundervisningen i Finland. På seminariet presenterade deltagarna de uppgifter som de hittills hade skapat samt planerade det andra projektåret. Hösten 2016 kommer svensklärarna i Finland att få en bank med uppgifter och mallar för användning i svenskundervisningen. Projektresultaten är avsedda för alla universitets- och högskolelärare och tanken är att alla har tillgång till dem och att samarbetet också fortsätter efter att projektet slutförts.

Våren 2016 arrangeras ytterligare ett öppet slutseminarium för alla språklärare vid universitet och högskolor där deltagarnas prestationer och resultat presenteras.

Sammankomster av detta slag är viktiga för att bygga upp nätverk med kolleger i Finland och utomlands för att få nya idéer, praktiker och inspiration för att utveckla undervisningen.

Att kunna inspirera finska universitetsstudenter på en kurs i svenska med svensk mat kan vara svårt, men så länge kurserna byggs upp med hjälp av studenternas egna specialområden och arbetslivsrelaterade kommunikationssituationer, är det inte heller nödvändigt.

Kielikeskuksen ruotsin opettajat

 

Suomea kesäkoulussa

Suomi on helppo kieli. Tämä todettiin jälleen kerran Tampereen yliopiston kansainvälisessä kesäkoulussa, jonka kaksiviikkoisessa ohjelmassa oli myös suomen kielen survival-kurssi. Itse asiassa suomen kurssi oli hakijamäärien mukaan ylivoimaisesti suosituin osa kesäkoulun ohjelmaa.

Kesäkoulun survival-ryhmä oli sikäli poikkeuksellinen, että kaikki opiskelijat olivat kotoisin Euraasiasta. Tosin tässäkin ryhmässä edustettuna oli yli kymmenen eri kotimaata. Kärkisijan jakoivat Saksa, Italia ja Japani, joista kustakin oli neljä opiskelijaa. Suurin osa kurssilaisista oli Tampereen yliopiston uusia vaihto-opiskelijoita, mutta joukkoon mahtui myös kuusi yliopiston ulkopuolista opiskelijaa.

Ryhmähenki kesäkoulun intensiivisellä survival-kurssilla syntyi ja kehittyi selvästi ripeämmin kuin vastaavalla kurssilla normaalin lukukauden aikana, jolloin ryhmä kokoontuu vain pari kertaa viikossa. Ehkä osittain tämän yhteishengen vaikutuksesta myös opiskelijoiden läsnäoloaktiivisuus oli niin hyvä, että paremmaksi ei enää voi panna, eli täydet sata prosenttia. Kahdeltakymmeneltäkuudelta kontaktitunnilta yksikään opiskelija ei siis ollut kertaakaan poissa! Tähän pitäisi päästä myös normaalien lukukausien aikana.

Kun kaikilta opiskelijoilta löytyi tiiviin opintojakson päätteeksi vielä riittävästi loppurutistusta siihen kuuluneen tentin läpäisemiseksi, oli suomen intensiivikurssin pitäminen kesäkoulussa varsin mukava ja rohkaiseva kokemus. Kaiken kruununasi se, että kesäkoulun järjestäjät olivat onnistuneet neuvottelemaan sen ajaksi tapahtuman nimen mukaisen sään!

Hakemuksia ensimmäistä kertaa järjestettyyn Tampereen yliopiston kesäkouluun tuli yhteensä 350. Hakijoista hyväksyttiin eri kursseille 205, ja näistä 160 otti paikkansa vastaan. Suomen kielen kurssille hakijoita oli 84.

Ja siitä suomen kielen helppoudesta saatiin monia esimerkkejä jo tällaisella lyhyellä alkeistason kurssilla. Suomessa sanoilla ei ole erikseen opeteltavaa sukua (vrt. saksan derdiedas), äännejärjestelmä on varsin selväjakoinen, verbitaivutus on erittäin säännönmukaista, paino on aina sanan ensimmäisellä tavulla, sanajärjestys on huomattavasti vapaampi kuin monessa muussa kielessä, kirjoitusjärjestelmä on ehkä maailman paras ja genetiivirakenteita on vain yksi (vrt. englannin s– ja of-genetiivit). Vaikeutena suomen kielen opettamisessa ja oppimisessa ovat sen sijaan suomalaiset, jotka jaksavat toistamistaan toistaa paikkansapitämätöntä mantraa äidinkielensä vaikeudesta.

Heikki Kangasniemi, suomen kielen lehtori

The fine art of writing funding applications

With the Academy of Finland’s latest funding call announced, it’s time to whip your application into shape

It’s that time of year again. The days are getting shorter, the queues at the campus restaurants are getting longer, and the University’s researchers are starting to compile their Academy of Finland funding applications.

The Academy of Finland is the country’s largest research funding body. It invests €320 million per year in research projects, and around 5,000 researchers are currently working on projects funded by Academy grants.

For reasons ranging from the impact of the new higher education funding model – with its heavier focus on external funding – to the seemingly endless economic downturn, competition for research funding is getting tougher. Therefore, it has never been more important to ensure that your grant application stands out from the crowd. Below are eight tips to help you produce the best possible grant application.

  1. Read the instructions carefully, and follow them!

This might be stating the obvious, but it really is worth keeping in mind. Just as a student might write a brilliant essay but fail to answer the question, an exciting and original research project can fall at the first hurdle if the funding application is not completed as instructed. The Academy of Finland website offers a very clear step-by-step guide to applying. Familiarise yourself with the guidelines and check them again once your application is ready to ensure that everything is in order and that you have all the required appendices. It might even be wise to write yourself a checklist.

  1. Ensure the different sections of your application work together as a whole.

The grant application is composed of numerous sections, each of which is somewhat self-contained. Bear in mind, however, that although you might write each of these sections separately, they will be read together. For this reason, aim to make your application as coherent as possible. Avoid repetition wherever you can and ensure that any unfamiliar terminology or acronyms are explained as early as possible in the first parts of the application. This is especially important when an application has numerous authors. It might be a good idea to choose one of the authors to be the chief editor; he or she can then keep track of any additions, deletions and changes to the application. Finally, be sure to read the application thoroughly at the end of the drafting process to ensure that it has a unified voice.

  1. Think about your reviewers, and make their lives as easy as possible.

The Academy of Finland uses international reviewers whose first language will certainly not be Finnish and may not be English. Keep your readers in mind when writing and do not assume that they know the same as you. They may know little about Finland or Finnish culture, so if your project will involve domestic social science research, for example, be prepared to provide the relevant background information. In addition, while the reviewer may be an expert in the same field as you, it is unlikely that their specialism is precisely the same as yours. You should by all means avoid patronising your reviewers, but at the same time, don’t be afraid to offer clear explanations of anything that you think might be confusing.

  1. Ask for feedback, more feedback, and even more feedback.

Your first port of call should obviously be your peers, and, if applicable, your academic superiors and mentors. Don’t be afraid of asking more than once: every draft of your application may throw up new challenges, and your repeated requests show that you value and respect your colleagues’ input. Once you think you might have something close to a final draft, let someone who isn’t familiar with your field read it. As an expert in your field, you may take certain things for granted that are not immediately clear to others. If your non‑expert reader can grasp your intentions and the implications of your research, you can be highly confident that the reviewers will be able to do so too.

  1. Be explicit about why your research is good value for money and deserves to be funded.

Again, this might seem obvious, but explain clearly the scientific and/or societal impact your work will have, and why it is timely. The Academy of Finland is government-funded, and as such it has a duty to distribute its budget wisely. This means that it must get the most value for its money. When completing your application, consider making an elevator pitch about your project to a friend or colleague. If you can succinctly and eloquently explain the importance of your research to another person in a short space of time, writing a convincing rationale for your grant application will be a lot easier. The elevator pitch should also help in writing the popular description of the project. This section is worth spending extra time on, as the Academy is most likely to use it in communications to the general public concerning your project.

  1. It’s not (just) what you say, it’s the way that you say it: invest in a professional edit.

As mentioned above, many Academy of Finland reviewers are not Finnish, and applications are therefore requested in English. Writing an application in your first language is challenging enough, but your task can be even harder when you have to write it in your second, third, or even fourth language! Fortunately, help is at hand. There is a range of professional editing services available, including the University’s own Language Services. A professional edit of your application will improve your language by making it more fluent and idiomatic, thus making it easier for the reviewers to read. Your application will naturally be looked on more favourably if the reviewers understand exactly what you mean the first time without having to read and reread your text. Furthermore, a good editor will also be able to offer advice on improving the structure of your application, so even if you have native‑level English skills, a professional edit will bring noticeable improvements to your application.

  1. Don’t leave it to the last minute.

This tip applies both to the writing of the application and to any further follow-up work that the text may require – for instance, asking for feedback or submitting your application to an editing service. Reviewers will see very many applications, and it is extremely likely that they can spot a rushed, hastily written one. Given the importance of the grant application, it’s worthwhile making it your chief priority in September. An added incentive to get your application finished ahead of the deadline is the fact that the Academy website has been known to crash on 30 September due to so many researchers trying to submit their applications on the final day!

  1. If at first you don’t succeed…

Research funding is a buyer’s market, and there is a significant chance that your application may be unsuccessful. If you don’t get funding this time, don’t be discouraged. Pick yourself up, dust yourself off, and acknowledge that despite not succeeding on this occasion, you have learned some valuable lessons and are now more experienced in dealing with grant applications. Take on board the feedback that you receive from your reviewers, and use it to hone your next application to perfection. After all, 30 April, a supplementary deadline for Academy funding, is only around the corner!

So, make a note of this date in your diary: the Academy of Finland’s deadline for funding applications is 30 September. That might seem quite far away, but remember – the early bird catches the worm!

Do you have any additional tips to share? Add your thoughts in the comments section below.

Good luck with your applications!

This blog entry was written by Matthew James, the English-language editor at Language Services, which is based at the Language Centre. At Language Services, we provide copy editing services primarily for the University of Tampere and its researchers, but we also serve the needs of other academic institutions and wider society as a whole. If you have a grant application, journal article or doctoral dissertation that needs editing, please visit our webpages or get in touch at kielipalvelut@uta.fi.

Creative Writing in English

The Language Centre offers a number of optional courses to all students of Tampere University. The majority are work-life or academic oriented, covering such topics as professional writing or academic presentations. One of the exceptions is Creative Writing in English. As the name suggests, this course fosters the writing of any text which is original and probably fictional, in any form. Students who have taken the course so far have produced short stories, long stories, excerpts from a novel, poetry, song lyrics, science fiction, drama and fantasy. There have also been texts written in the style of a magazine column, and some which were original translations.

All writing produced on the course is in English. This does require a certain level of ability in the language, although perfection is neither expected nor necessary. Although the particular focus in the approach to the texts produced by the students is very much on the creative aspect, a knowledge of grammar structures and a reasonably wide vocabulary is needed to produce original texts that are readable. Every text gets individual feedback from the teacher, with comments ranging from the use of literary techniques, characterization, structure and diction to rhythm and line breaks in the case of poetry.

The students are divided into three groups that stay together for the whole course. Each week half of the students in each group post a text to the private course blog. After reading the three texts before class, the group members spend the first half of the class discussing each text in turn. The readers comment on their personal response to the text, with the author just listening. Comments can cover any literary aspect of the text: structure, use of language, characterization, literary techniques, style. This method allows the author to get a pure response to their work. As writers, we know what we think we mean when we write a sentence. We think we know what effect that sentence will have in the mind of the reader. But do we really? To hear how a selection of readers has reacted to our text is an invaluable aid in developing writing style. After the readers’ responses, the author has some minutes to reply.

After the peer feedback session the rest of the class is devoted to a writing exercise. These vary widely, but each exercise demands that the students write quite spontaneously on the topic, or in response to a given stimulus. The ensuing writing is private. It will inevitably be raw and unfinished. Although the writer may not always feel inspired to take the text further, this activity guarantees that writers are putting words down on paper, with some of that writing appearing in later weeks as finished texts posted for peer evaluation.

Towards the end of the course, each student selects one piece of their own work and writes an analysis of what they were aiming to achieve and how they tried to accomplish it. They are also asked if they wish to provide one of their texts to go on a public blog. There is no obligation to do this, but most writers are willing. If so, the text is first submitted for a close edit with grammar, spelling, vocabulary and stylistic issues being indicated. The author then makes the final decision which comments to act on and returns the final copy to go on the blog. To give an idea of the variety of texts produced, this is the address of this year’s public blog: http://writersatuta.blogspot.fi/. Earlier years are available at http://utawriters.blogspot.fi/ and http://creativewritersuta.blogspot.fi/.

These texts are a testament to the fact that given guidance and motivation students are still capable of producing good writing, a skill that will stand them in good stead in the future whatever path they choose in life.

Mike Horwood

University teacher

Yhteistyön tiellä

Tamperelaisissa korkeakouluissa on meneillään Tampere3-hanke, jonka tarkoituksena on luoda uudenlaista korkeakouluyhteistyötä. (No, onhan näitä hankkeita ennenkin ollut.) Hankkeessa on työryhmiä ja valmisteluryhmiä, jotka muun muassa järjestävät yhteisiä keskustelutilaisuuksia korkeakoulujen henkilöstölle. Yksi tällainen keskustelutilaisuus järjestettiin helmikuun alkupuolella Hervannassa Tampereen teknillisellä yliopistolla. Kielikeskuksesta tilaisuuteen ilmoittautui yksi opettaja ja minä. (Huom, vain lievän painostuksen jälkeen.) Seuraavassa kerron matkastamme Tampereen eteläiseen yliopistoon yhteistyötä tekemään.

Matkavalmistelut olivat helpot: ilmoittautuminen e-lomakkeella. Ei muuta kuin odottamaan luvattua tarkempaa tietoa tilaisuuden paikasta. Paikkatieto ei kuitenkaan koskaan tullut meille asti tai meni meiltä jostain syystä ohi. Itse olin jo valmis jättämään moisen tilaisuuden väliin. (Koska kerran ei paikkaakaan kerrottu. Ja osaako niiden insinöörien kanssa muutenkaan mistään puhua?) Työkaverini oli kuitenkin minua sinnikkäämpi, ja niinpä lähdimme matkaan kohti Kalevantien linja-autopysäkkiä. Jossa näimme vain bussin numero 13 perävalot. Ehdotin paluuta työhuoneelle (koska ei sinne Hervantaan pääse millään), mutta sen sijaan nousimme seuraavaan Kalevantietä ajavaan bussiin. Puolimatkassa vaihdoimme bussia, ja Hervannassa ohitimme hetki sitten missaamamme bussin numero 13. Aikaa matkaan meni vajaa puoli tuntia, ja siinä ajassa pääsimme yhdestä yliopistosta toiseen.

Kohteeseen päästyämme menimme ensimmäisestä mahdollisesta ovesta sisään ja päädyimme Tietotaloon ja siellä infotiskille. Ilmoitimme tulleemme taloon yhteistyöaikeissa, mutta ei meille silti osattu kertoa mitään paikkaa kyseiselle tapaamiselle. Olin jo lähdössä kotiin (koska ei tästä tule yhtään mitään), mutta arvaatte jo varmaan, kuinka kävi… Jatkoimme matkaa kohti Päätaloa, jonka kollegani väitti tuntevansa aika hyvin. Valitettavasti uskoin häntä, ja ajauduimme kiertelemään epätoivoisina laboratorioiden ja luentosalien labyrintissa. Olin jo lähdössä kotiin (koska olimme eksyneet ja kohta myös myöhässä, eikä meitä selvästi tarvittu täällä), mutta lähtöni ei tälläkään kerralla onnistunut. Lopulta löysimme kuitenkin puolivahingossa opintotoimiston, josta meidät ohjattiin kuudennen kerroksen neuvottelu- ja saunatiloihin. Saunaan ei onneksi jouduttu, sillä hiki virtasi muutenkin.

Lopulta olimme kuitenkin perillä! Tilaisuuden isännät ilahtuivat, kun Tampereen yliopistosta tuli lisää osallistujia jo paikalla olevan kahden henkilön lisäksi (toinen heistä sattui olemaan esimieheni, joka näytti vähän yllättyneeltä. Ilmeisesti aktiivisuuteni sidosryhmäyhteistyössä tekin häneen vaikutuksen?) Olimme toki itsekin yllättyneitä, että olimme sittenkin löytäneet oikean paikan, ja puuskutuksemmekin loppui jo vartin päästä.

Saatoimme siis aloittaa ryhmätyöskentelyn sekaryhmissä (siis ihan oudossa porukassa!), vanhalla kunnon Learning Cafe -menetelmällä. Kolme ryhmää kiersi kolmessa eri pisteessä pohtimassa oppimisympäristöihin liittyviä aiheita, ja jokainen ryhmä esitteli lopulta yhdestä aiheesta syntyneet ajatukset. Jossain vaiheessa menetin ajan ja paikan tajun (vaikka näkymät Hervannan takametsiin olivatkin huikeat), sillä keskustelimme sujuvasti kaikille kampuksille tutuista asioista, kuten erilaisista oppimistyyleistä, monenlaisista oppijoista, opintojen etenemisestä, opetusmenetelmistä ja sen sellaisista. Emme olleetkaan tulleet eri planeetalle, ja myös aikavyöhyke oli pysynyt samana! (Saattoiko mahdollisuus nykyistä syvempään yhteistyöhön olla siis sittenkin olemassa?)

Niinpä vain selvisimme tuostakin taipaleesta! Yhtä kokemusta rikkaampana ihailenkin nyt työhuoneeni ikkunasta takametsien sijaan Pinni B:n ja Päätalon välistä kulkuputkea. Ehkä sellainen menee joku päivä Hervantaan saakka, ja mikä ettei Kaupin kautta!

Hanna Nurmi

Kielikeskuksen opintokoordinaattori

Constructive Talk at Work: Dialogue!

Kuva

Pic

“This course was pretty odd and maybe one of a kind here in our university, and I am glad that I took it and could be part of this specific group.” (From a Moodle blog entry by Marko Rantala, spring 2015.)

 

 

We sit in a circle. Is that why it’s so different? No, maybe not. The idea of the course is that workplace communication as constructive collegial communication may have been a slightly neglected area of communication in language education. This is surely changing; in fact the Language Centre is offering more and more courses that specifically focus on team work skills. Indeed those are the skills that the UTA students who are being educated to become “visionaries who understand the world and change it” (UTA Strategy 2010-2015) definitely need in the global interconnected world where English is increasingly being seen as a second rather than a foreign language

The course has received a warm welcome, but not always from all. As an afterthought some students have said that because the course requires self-reflection, it can be a challenge. Becoming aware of one’s own communication is not necessarily easy and not something traditionally considered to be a part of language courses. But what are languages for?

Sitting in a circle, doing dialogue exercises and working on a group task make a group a real group. Each group is different – fascinatingly so. Each group works on a group task related to working life. They define the topic themselves, always so that they want to take the end product with them to remember in working life. A group this spring produced a Prezi presentation on Work Challenges and gave permission to publish the link here in the blog (just click the image below). The presentation is a result of their dialogues in the sessions and all the members agreed on the contents. This was made clear by their signatures (that are not published here but documented elsewhere). I thank the group for the dialogues, their permission to use quotes, the photo and the presentation. I thank all previous groups as well and look forward to witnessing some more constructive, intelligent and inspiring dialogues through English as a lingua franca!

Prez


Looking back on this course I have to admit that it really helped me with my social anxieties. Even if it was every week a bit terrifying to attend and talk to people it got easier each time. The course also taught me to work in a larger group with no one actually leading, which I have never done before. At first it felt strange but once you got used to it, it wasn’t half as bad. The third thing that I learned was critical self-observation. Suspending judgments was a useful exercise and I think I’m not the only one who learned something new about oneself.  I just hope I don’t forget everything in a month or two.” (From a Moodle blog entry by Kaisa Kuhalainen, spring 2015.)

Mirja Hämäläinen

Lecturer in English

P.S. In dialogue languages co-exist. If you are interested in knowing more, you can listen to this programme in Swedish about dialogue and working life: http://arenan.yle.fi/radio/2603847