Tietoarkisto ja Aineistonhallinnan käsikirja auttavat tutkijaa huomioimaan tietosuojan

Tutkittavien tietosuojasta huolehtiminen on keskeinen osa tutkimuksen tekemistä ja tutkimusaineiston hallintaa. Ensi toukokuusta alkaen sovellettava EU:n tietosuoja-asetus tuo mukanaan vielä uusia vaatimuksia siihen, miten tutkittavia pitää informoida, millainen suostumus heiltä tulee pyytää ja miten henkilötietojen käsittelemisestä on raportoitava.

Jos omaan tutkimusaineistoon liittyvät tietosuojakysymykset askarruttavat, kannatta ensimmäiseksi käydä tutustumassa Tietoarkiston Aineistonhallinnan käsikirjaan.

Verkkokäsikirjassa on konkreettisia neuvoja aineiston elinkaaren jokaiseen vaiheeseen. Aineistonhallinnan suunnittelua käsittelevässä luvussa käydään lyhyesti läpi yleisiä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyviä asioita. Tutkittavien informoinnista, sen merkityksestä ja suostumuksesta on kokonaan oma lukunsa, samoin tunnisteellisuudesta ja aineistojen anonymisoinnista.

Tutkittavien informointia ja pätevän suostumuksen edellytyksiä käsittelevät ohjeet on päivitetty tänä syksynä. Ohjeet ovat nyt yhdenmukaiset EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimusten kanssa, eli aineistonkeruuta aloitteleva tutkija voi luottaa siihen, että neuvot ovat ajantasaisia vielä asetuksen aikakaudellakin.

Kaikki elävää ihmistä koskevat tiedot ovat henkilötietoja

Tietosuojakysymyksiin täytyy kiinnittää huomiota aina, kun omassa tutkimuksessa on mukana eläviä ihmisiä. Henkilötiedon käsite on lain määritelmän mukaan niin laaja, että käytännössä mikä tahansa elävää ihmistä koskeva tieto lasketaan henkilötiedoksi. Erityisen tarkkaa huomiota tietosuojakysymykset vaativat silloin, jos käsiteltävänä olevat henkilötiedot ovat arkaluonteisia, esimerkiksi terveyteen liittyviä.

Kun tietosuojakysymyksistä on huolehdittu alusta asti hyvin, lähes mikä tahansa aineisto on mahdollista myös arkistoida jatkokäyttöön. Tietoarkiston palveluportaali Ailassa lähes kaikki aineistot julkaistaan anonymisoituina. Näin vältetään riski, että joku voisi myöhemmin tunnistaa aineistosta yksittäisen tutkittavan.

Tietoarkiston toive on, että tutkijat anonymisoisivat aineistonsa mahdollisimman pitkälle itse, eli jos suunnittelee aineiston arkistoimista, anonymisointityöhön kannattaa varata jo tutkimuksen suunnitteluvaiheessa aikaa ja rahaa.

Hyödyllisiä seminaareja ja webinaareja

Tietoarkisto järjestää tutkimuksen tietosuojaan liittyvistä aiheista myös erilaisia seminaareja ja webinaareja. Tänä syksynä on luvassa vielä kaksi seminaaria, jotka Tietoarkisto ja Avoin tiede ja tutkimus -hanke järjestävät yhdessä Helsingissä.

31. lokakuuta pidettävän seminaarin aiheena on EU:n tietosuoja-asetus sekä tietosuojalainsäädännön muutokset tutkimuksessa ja arkistoinnissa. 1. marraskuuta järjestettävässä seminaarissa taas keskitytään tutkittavilta pyydettäviin suostumuksiin ja niitä koskevaan lainsäädäntöön. Ilmoittautuminen molempiin seminaareihin on parhaillaan käynnissä.

Useimmat Tietoarkiston seminaari- ja webinaariesitykset tulevat myös jälkikäteen katsottaviksi Tietoarkiston verkkosivuille. Tietosuojakysymyksistä kiinnostuneen kannattaa katsoa ainakin viime keväänä järjestetyn Tutkimusaineistojen anonymisointi -seminaarin tallenteet, joissa Tietoarkiston asiantuntijat antavat käytännön ohjeita sekä kvantitatiivisten että kvalitatiivisten aineistojen anonymisoimiseen.

Toinen ehdoton tallennetärppi on lakimies, F.E.C. Antti Ketolan pitämä webinaari: Näin laadit tietosuoja-asetuksen mukaisen selosteen henkilötietojen käsittelystä. Vajaan puolen tunnin webinaarissa Ketola kertoo, milloin ja miksi tieteellisessä tutkimuksessa pitää laatia seloste henkilötietojen käsittelytoimista.

Jos Aineistonhallinnan käsikirjasta tai seminaari- ja webinaariesityksistä ei löydy omaan kysymykseen vastausta, Tietoarkiston asiakaspalveluun voi aina myös soittaa tai lähettää sähköpostia. Autamme mielellämme kaikissa kysymyksissä erityisesti silloin, kun tutkija suunnittelee arkistoivansa aineistonsa Tietoarkistoon.

Kaisa Järvelä
tiedottaja/ Tietoarkisto

Linkkejä

Salainen asiakirja -sarjakuva

Digitaalisen turvallisuuden teemaviikkoa vietetään 2.–6.10. päivittäin vaihtuvin aihein.

Viikon aikana julkaistut materiaalit ja luentotallenteet löydät Valtiovarainministeriön verkkosivuilta. Valtakunnallisten verkkoluentojen lisäksi Tampereen yliopistossa julkaistaan tietoiskuja, jotka tuottavat tietosuojavastaava, tietohallinto ja Tietoarkisto, ja ne julkaistaan Iiteetä ja sympatiaa –blogissa sekä intrassa. Teemaviikko on osa EU-alueen laajuista European Cyber Security Month-kokonaisuutta (ECSM).

Be Sociable, Share!