Tag Archives: tutkimusaineistot

New user-friendly website for FSD

Dear reader, it is very much possible that you’re reading this after noticing that our website has been given a facelift or after reading an announcement about it.

The previous FSD website was launched over six years ago, and a lot has changed in the way people browse the web since. The former site was not very suitable for use on mobile, or even tablet, screens. Even though nothing was broken per se, the site wasn’t exactly optimised for the mobile visitor. Unlike now. We have designed our new site with accessibility in mind, and it scales responsively to different types of screens.

Of course, the website overhaul had other objectives as well. Not getting caught up in the old ways was one of them. In six years, our services have also changed a lot, and we want to bring them forward in a new way. The starting point of the redesign was that all our user groups should find the services or information they need quickly and effortlessly.

The appearance has also changed. Now everything is a bit bigger and more colourful. Our website is our most important customer service channel and our business card as well as a meeting point for data depositors and users.

Content grouping has changed

Navigating the site is now done mainly via a “mega menu” that replaces the traditional sitemap and is always accessible, regardless of which page the user is currently viewing. We hope that this will facilitate finding the relevant contents if the URLs of pages have changed. However, we primarily aim to redirect the user to the right address automatically.

Most of the content regarding datasets directly has been moved to the Aila Data Service. The new site will include instructions on searching and using research data, introductions of featured datasets and theme pages as well as links to the most recent datasets on Aila.

Everything is new under the hood

Improvements on the site are not only cosmetic. With our partner Redflow Inc., we have developed a modern content management system, based on Hugo, for generating static pages. The CMS will be used for maintaining the FSD website and publishing new content. We wanted a secure solution that we could fine-tune to meet our needs and to fit seamlessly in with our development environment.

In the future, our other services will also receive the new look. For now, many of the services offered by FSD, such as Aila, Data Management Guidelines and Research Methods Web Resource MOTV, will have the old interface. The Swedish version of the website will receive more content in the coming weeks.

A lot of work has been done for the new website, but we have surely missed something. Maybe we have forgotten to move some content to the new page. Perhaps the interface works illogically on some browsers. It might be that a link takes you to the wrong place or nowhere at all. We will be glad to receive any feedback regarding the new site (tuki.fsd at uta.fi)!

Tuomas J. Alaterä
IT Services Specialist
firstname.surname [at] uta.fi

This blog post is available also in Finnish:
Tietoarkistolle käyttäjä- ja mobiiliystävälliset uudet verkkosivut.

Tietoarkistolle käyttäjä- ja mobiiliystävälliset uudet verkkosivut

Hyvä lukija, on hyvin mahdollista, että luet tätä huomattuasi tiedotteestamme tai saapumalla sivuillemme, että Tietoarkiston verkkosivut ovat uudistuneet.

Edellisestä sivustouudistuksesta on kulunut reilut kuusi vuotta. Tänä aikana tavoissa, joilla verkkoa selataan, on tapahtunut suuria muutoksia. Aiemmat sivumme eivät soveltuneet kovin hyvin kännykän tai edes tabletin näytöllä luettavaksi. Vaikka mikään ei sinänsä ollut rikki, niitä ei oltu optimoitu mobiilikäyttäjää varten. Toisin on nyt. Uudet sivumme on suunniteltu saavutettaviksi sekä responsiivisiksi ja ne skaalautuvat erilaisille näytöille.

Uudistuksella on toki ollut muitakin tavoitteita. Yksi niistä on uudistuminen itsessään. Kuudessa vuodessa myös Tietoarkiston palveluissa on tapahtunut muutoksia, ja haluamme tuoda palveluitamme näkyviin uudella tavalla. Suunnittelussa on lähdetty siitä, että kaikki asiakasryhmät löytäisivät mahdollisimman helposti heitä koskevat palvelumme tai kiinnostavan informaation.

Myös visuaalinen tyyli on erilainen. Nyt kaikki tehdään hieman isommin ja hieman värikkäämmin. Verkkosivumme ovat keskeisin asiakaspalvelun kanavamme, datan arkistoijan ja jatkokäyttäjän kohtaamispaikka ja käyntikorttimme.

Sisältöjä ryhmitelty uusiksi

Navigointi tapahtuu pääasiassa ”megamenun” kautta. Se korvaa perinteisen sivukartan ja on saatavilla aina, riippumatta siitä, missä kohtaa sivustoa tai yksittäistä sivua käyttäjä kulloinkin on. Tämän toivomme helpottavan sisällön löytämistä myös silloin kun sivujen osoitteet ovat muuttuneet. Ensi sijassa pyrimme ohjaamaan käyttäjän automaattisesti oikeaan osoitteeseen.

Uudistuksen myötä tutkimusaineistoja suoraan käsittelevä sisältö, kuten aineistoluettelo, on siirretty palveluportaali Ailan puolelle. Verkkosivuillamme sen sijaan julkaisemme aineistoesittelyjä, taustoitamme teemakokonaisuuksia ja linkitämme aineistoihin, joka ovat saatavilla Ailassa.

Konepellin alla kaikki on uutta

Muutos ei ole ainoastaan ulkoinen. Olemme kehittäneet yhteistyökumppanimme Redflow Inc:n kanssa modernin Hugo-pohjaisen staattisten sivujen generoimiseen soveltuvan sisällönhallintakokonaisuuden, jolla Tietoarkiston sivuja ylläpidetään ja julkaistaan. Halusimme tietoturvallisen ratkaisun, jota voimme säätää tarkasti omiin tarpeisiimme soveltuvaksi ja joka sopii saumattomasti tietotekniseen kehitysympäristöömme.

Jatkossa tulemme tuomaan uuden ulkoasun myös useisiin muihin palveluihimme. Toistaiseksi mm. palveluportaali Aila, Aineistonhallinnan käsikirja ja MOTV jatkavat vanhassa kuosissaan. Ruotsinkielisille sivuille sisältöjä tulee lisää lähiviikkoina.

Uudistusta varten on tehty paljon töitä, mutta varmasti jotain on jäänyt huomaamatta. Ehkä olemme unohtaneet siirtää joitain sisältöjä uusille sivuille. Kenties käyttöliittymässä on joillain selaimilla epäloogisuuksia. Mahdollisesti jokin linkki vie väärään sisältöön tai ei minnekään? Vastaanotamme mielellämme palautetta (tuki.fsd at uta.fi)!

Tuomas J. Alaterä
IT-palveluasiantuntija
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tämä blogikirjoitus on luettavissa myös englanniksi:
New user-friendly website for FSD.

Ailassa nyt tallennustyökalu aineistojen arkistointiin

Tietoarkisto on ottanut palveluportaali Ailassa käyttöön aineistojen tallennustyökalun. Tavoitteena on saada tulevaisuudessa kaikki aineistot arkistoitavaksi Tietoarkistoon Ailan kautta. Palvelu on helppokäyttöinen ja tietoturvallinen. Toivomme sen myös tehostavan aineistojen toimittamista Tietoarkistoon.

Siirtämällä datan Ailaan asiakas ei julkaise aineistoa itsenäisesti. Kyseessä ei siis ole itsearkistointi. Tietoarkiston asiakaspalvelu tarkistaa saadun materiaalin ja arvioi arkistointikelpoisuuden sekä prosessoi ja kuvailee datan Tietoarkiston käytäntöjen mukaan. Aineisto tulee Ailan aineistoluetteloon vasta tämän jälkeen – aivan kuten tähänkin asti.

Asiakkaalle uusi työkalu näkyy, jos hän on sopinut Tietoarkiston kanssa aineiston arkistoinnista ja hyväksynyt käsittelysopimuksen. Käytännössä aineistopalvelu luo Ailaan työtilan sovittua aineistonluovutusta varten ja lähettää kirjautumiskutsun. Luovutus on asiakkaan käytettävissä, kunnes hän on siirtänyt kaiken tarvittavan materiaalin Ailaan ja merkinnyt luovutuksensa valmiiksi. Sen jälkeen asiakaspalvelu ottaa datan käsiteltäväkseen. Tutkija voi siirtää joko kaikki tiedostot kerralla tai tarkastella ja täydentää luovutustaan myöhemmin jättäen luovutuksensa aktiiviseksi. Aineistoja ei kuitenkaan säilytetä luovutustyökalun työtilassa pysyvästi. Tiedostot poistetaan viimeistään, kun arkistointi on valmis.

Uusi palvelu varmistaa turvallisen datan siirron

Tutkijat ovat tottuneet toimittamaan dataa Tietoarkistoon sähköpostin liitteenä tai joissakin tapauksissa postitse erilaisilla tallennusvälineillä. Tietoarkistolla ei ole kummassakaan tapauksessa mahdollisuutta varmistaa datan siirron tietoturvallisuutta. Voimme pelkästään ohjeistaa asiakasta. Kun luovutustyökalu on käytössä, nämä huolet vähenevät, vaikka kanta-asiakkailla voikin kulua tovi uuden tavan oppimisessa.

Uudistuksen myötä arkistoinnin henkilöriippuvuus siirtyy toivottavasti myös historiaan. Luovutustyökalua käyttämällä tieto Ailaan siirretystä aineistosta tulee ajantasaisesti asiakaspalveluun, ja aineiston käsittelyprosessikin voi tästä vauhdittua. Vaikka saattaa tuntua kätevämmältä lähettää tiedostot sähköpostitse tutulle henkilölle, kannustan Ailan luovutustyökalun käyttämiseen.

Uusi palvelu joutuu testiin syksyn aikana toivottavasti monien asiakkaiden käytössä. Jos suunnittelet aineiston arkistointia Tietoarkistoon, ota yhteyttä Tietoarkistoon ja tutustu myös Aineiston luovuttaminen Ailassa -ohjeeseen.

Käyttäjäpalaute palvelun toimivuudesta ja mahdolliset kehitysehdotukset ovat tervetulleita.

Tietoarkisto on rakentanut luovutustyökalun Suomen Akatemian infrastruktuurirahoituksella.

Lisätietoa:

» Aineiston luovuttaminen Ailassa -ohje
» asiakaspalvelu.fsd [at] uta.fi

Helena Laaksonen
johtaja
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Ensikokemuksia kirjoitusaineistojen keruutyökalu Pennasta

Tietoarkisto lanseerasi syksyllä 2017 uuden kirjoitusaineistojen keruutyökalu Pennan. Pennan tarkoituksena on tarjota aineistonsa arkistoiville tutkijoille ja opiskelijoille helppo tapa kerätä kirjoitusaineistoja. Päädyimme täysin uuden palvelun luomiseen havaittuamme, että opiskelijat ja tutkijat käyttävät arkistoituja kirjoitusaineistoja hyvinkin paljon, mutta niitä keräävät lähinnä vain isommat organisaatiot ja eri alojen järjestöt.

Tulkitsimme, että tutkijat ja opiskelijat pitivät kirjoitusaineistoja kiinnostavana ja tutkimuksellisesti rikkaana aineistotyyppinä, mutta keruiden järjestäminen ja tekninen hallinta koettiin jossain määrin hankalaksi. Haastetta lisää se, että erityisesti kaikelle kansalle suunnatuissa kirjoituskeruissa on vaikea etukäteen arvioida, kuinka suureksi aineistomäärät lopulta kasvavat.

Pennan julkaisun jälkeen kirjoitusaineistojen keruu on helpottunut, sillä Tietoarkisto hoitaa keruun teknisen toteutuksen ja kirjoitusten tietoturvallisen säilytyksen. Tutkijan itsensä tarvitsee ainoastaan laatia kirjoituskutsu ja tiedottaa keruusta valitsemalleen kohderyhmälle.

Tietoarkisto luo tutkijan laatiman kirjoituskutsun pohjalta Pennaan keruulomakkeen ja lisää lomakkeeseen tarvittavat taustatietokysymykset. Tämän jälkeen tutkija saa Tietoarkistolta keruulinkin, jota hän voi levittää parhaiksi katsomissaan kanavissa. Kun keruu on päättynyt, Tietoarkisto toimittaa kirjoitukset tutkijalle txt-muodossa zip-pakettina. Tietoarkistoon arkistoitavat kirjoitukset tulevat sovitun ajan kuluttua jatkokäytettäviksi palveluportaali Ailaan aineiston käyttöehtojen mukaisesti.

Koska Tietoarkisto vastaa keruun teknisestä toteutuksesta, voidaan samalla varmistaa kirjoitusaineistojen ongelmaton arkistointi tietosuojalainsäädännön ja tutkimusetiikan näkökulmasta. Jokaisessa keruussa tutkittavia informoidaan asianmukaisesti aineiston käytöstä sekä kysytään lupa kirjoituksen arkistointiin ja jatkokäyttöön.

Ensimmäiset keruut ovat onnistuneet

Nyt Penna on ollut käytössä vajaan vuoden ja ensimmäiset kuusi keruuta on järjestetty. Jo nyt Pennalla on kerätty vastaajien kokemuksia hyvin erilaisista aiheista. Aineistoja on kerätty muun muassa liittyen opiskelijoiden hyvinvointiin, sukupuolen merkitykseen opetuksessa sekä ilman parisuhdetta elävien miesten elämään.

Ensimmäisten keruiden jälkeen voimme myös jo hieman tarkastella keruista saatuja kokemuksia. Yleisesti ottaen ensikokemukset Pennasta ovat olleet erittäin hyviä. Pennaa käyttäneet tutkijat ovat olleet tyytyväisiä uuden keruualustan tarjoamiin mahdollisuuksiin ja moni on ollut yllättynyt, kuinka vaivatta keruun järjestäminen on onnistunut.

Hyvien kokemusten innoittamana Tietoarkisto esitteli toukokuun lopussa Pennaa myös data-arkistointi- ja tietopalvelualan kansainvälisen IASSIST-järjestön vuosittaisessa päätapahtumassa, joka järjestettiin tänä vuonna Montrealissa Kanadassa. Myös siellä oltiin kiinnostuneita uudesta palvelusta.

Hyvä tiedotus onnistuneen keruun avain

Vaikka Pennan ansiosta keruiden tekninen toteutus onkin nyt helppoa, ei pelkkä Pennan olemassaolo vielä takaa keruun onnistumista. Suurimmassa vastuussa on edelleen tutkija itse, sillä keruusta tiedottaminen on yksinomaan tutkijan vastuulla. Lähes kaikissa tähänastisista keruista tutkimuksen kohderyhmänä on ollut jokin erityinen väestönryhmä, ei koko väestö. Koska tällaisissa keruissa tavoitellut vastaajamäärät ovat jo lähtökohtaisesti varsin kohtuullisia, vaikuttaa keruun onnistumiseen olennaisesti tiedotuksen hyvä suunnittelu ja oikeiden tiedotuskanavien löytäminen.

Tiedottamisen merkitystä korostaa myös toinen ensimmäisistä keruista tekemämme havainto. Keruuajan pidentäminen kesken keruun ei ole lisännyt vastausmääriä käytännössä lainkaan, ellei tiedottamista ei samalla ole tehostettu. Lisäksi niissä keruissa, joissa tiedämme keruutiedotteiden lähettämisajankohdan, vastausmäärät ovat aina selvästi nousseet hetkellisesti tiedotteen lähettämistä seuraavina päivinä. Vastaavasti keruissa, joissa keruutiedote on lähetetty vain kertaalleen keruun alussa, vastausmäärät ovat alun piikin jälkeen kuihtuneet riippumatta siitä, kuinka pitkään keruu on ollut auki.

Vaikka jokainen keruu on aina erilainen, emmekä muutaman yksittäisen keruun jälkeen voi yleistää liikaa, ovat tähänastiset keruut kuitenkin selvästi osoittaneet hyvän tiedottamisen tärkeyden onnistuneessa kirjoituskeruussa.

Kehitystarpeita

Ensimmäiset Pennalla toteutetut keruut synnyttivät myös kehitysideoita. Esiin nousi muun muassa toive siitä, että aineistonkerääjät voisivat itse reaaliaikaisesti seurata oman keruunsa vastaussaldon kehittymistä. Tällä hetkellä Tietoarkisto lähettää tutkijalle tiedon vastaussaldosta keruun pituudesta riippuen noin viikon tai kahden välein sekä aina pyydettäessä. Tutkijan kannalta olisi parempi, että hän voisi seurata vastaussaldonsa kehittymistä reaaliaikaisesti. Tällöin hän voisi esimerkiksi tarvittaessa tehostaa tiedottamistaan tekemiensä havaintojen perusteella.

Toinen konkreettinen tarve olisi tehdä Pennasta myös englanninkielinen versio, jotta myös muut kuin suomenkieliset tutkijat ja vastaajat voisivat käyttää Pennaa täysipainoisesti. Nykyään keruulomakkeen voi kyllä tehdä muullakin kuin suomenkielellä, mutta Pennan ohjeet ja muut tekstit ovat vain suomeksi.

Kaikki käyttäjien palautteet sekä omat havaintomme Pennan kehittämiseksi kirjataan ja niiden toteuttamismahdollisuuksia kartoitetaan Pennan tulevien päivitysten yhteydessä. Toivomme, että voimme myös edellä mainitut toiveet toteutettua mahdollisimman pian.

Käyttäkää Pennaa, olkaa hyvä!

Pennasta tähän mennessä saatujen kokemusten perusteella uskallan vilpittömästi suositella Pennaa kaikille, jotka haluavat kerätä oman kirjoitusaineiston tutkimustansa varten. Pennan käyttö on tutkijoille ja opiskelijoille täysin ilmaista. Lisätietoa Pennasta löytyy Tietoarkiston verkkosivuilta. Voit myös olla suoraan yhteydessä Tietoarkiston asiakaspalveluun.

Lisätietoa:

» Kirjoitusaineistojen keruutyökalu Penna
» Lisää Penna-palvelusta
» asiakaspalvelu.fsd [at] uta.fi

Jarkko Päivärinta
tietopalveluasiantuntija
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tutkimusetiikan ja tietosuojan välisestä suhteesta

Etiikalla ja tietosuojalla on läheinen suhde, joka ulottuu tietosuojan alkuaikoihin. Tietosuoja kehittyi tietojenkäsittelyn mahdollisuuksien lisääntyessä. Ruotsin vuoden 1973 Datalagin (1973:289) valmistelu aloitettiin 60-luvulla. Sääntely perustui lisenssimalliin, jonka henkistä perintöä ilmentää Suomen henkilötietolakiin (523/1999) jäänyt – ja uuden tietosuoja-asetuksen (2016/679) myötä kumoutuva – mahdollisuus tietosuojalautakunnalle myöntää lupa henkilötietojen käsittelyyn eräissä tilanteissa.

Ruotsissa lisenssien myöntämisedellytykset tieteellisessä tutkimuksessa yhdistyivät kirjalliseen muotoon koonnettuihin eettisiin normistoihin. Eettisten normistojen erot vaikuttivat henkilötietojen käsittelyyn eri tieteenaloilla.1 Menettelyssä ei ollut kyse nimenomaan eettisestä ennakkoarvioinnista, vaan käsittelyn lainmukaisuuden arvioinnista lautakunnassa. Eettisyyttä pidettiin kiinteänä osana henkilötietojen käsittelyn laillista sallittavuutta.

80-luvun keskustelua Suomessa

Klaus Mäkelä kirjoitti vuonna 1987, että ”[t]ämän hetken polttavimmat tutkimuseettiset kysymykset liittyvätkin usein tietosuojaan pikemmin kuin tiedonhankintatapoihin”.2 Samana vuonna julkaistiin Tieteen keskustoimikunnan asettaman jaoston raportti ”Yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen tietosuoja”.3 Molemmat liittyivät Suomessa vuoden 1988 alussa voimaan astuneeseen, nyt jo kumottuun, henkilörekisterilakiin (471/1987). Uusi lainsäädäntö, joka korvasi rikosoikeudelliseen lähestymistapaan perustuvaa ajattelumallia, aiheutti tarpeen reflektoida tutkimusetiikan ja tietosuojan välistä suhdetta.

Edellä mainitun raportin keskeisiä ajatuksia oli, että lainsäädännön sanamuoto ei yksin riitä kattavaksi ohjeistukseksi kaikkiin käytännön ongelmiin. Toisaalta kaikkea laillista ei pidetty välttämättä eettisesti hyväksyttävänä. Jaosto kiinnitti huomiota tasapainoiluun eettisten ohjeiden yleisyyden ja yksityiskohtaisuuden välillä ja suositti kehittämään käytäntöjä ja ohjeita, jotka herkistävät eettisten ongelmien havaitsemiseen.4 Tutkimusetiikka ja tietosuojaa koskeva lainsäädäntö elävät vuorovaikutussuhteessa keskenään.

Tutkimuskäytäntöjä säätelevät niin eettiset ohjeet kuin lainsäädäntö

Tutkimuseettiset periaatteet eroavat lainsäädännöstä siinä, että eettiset periaatteet perustuvat itsesääntelyyn ja vapaaehtoiseen sitoutumiseen. Oikeustieteen näkökulmasta eettisissä periaatteissa on kyseessä ns. soft law -tyyppinen sääntely. Eettisiä ohjeita ei voi suoraan rinnastaa tuomioistuimen soveltamaan lakiin (Nieminen 2018, s. 16).5

Taustalla voi nähdä yhteyden Suomen perustuslain (731/1999) 3 §:ään kirjattuun valtiollisten tehtävien jakoon, jossa tuomiovalta ja lainsäädäntövalta on eriytetty erillisille instituutioille. Vaikka eettiset ohjeet eivät perustu parlamentaarisessa menettelyssä säädettyyn lakiin, niillä on huomattava käytännön merkitys tutkijoiden vastuun ja tutkittavien oikeuksien määrittämisessä.

Tutkimuseettisillä periaatteilla on vahva side lainsäädäntöön sitä kautta, että lainsäädäntö edellyttää tietynlaisissa tutkimuksissa eettistä ennakkoarviointia. Esimerkiksi laki lääketieteellisestä tutkimuksesta (1999/488) 17.2 § edellyttää eettistä toimikuntaa selvittävän lausuntoaan varten, onko tutkimussuunnitelmassa otettu huomioon tässä tai muussa laissa taikka lain nojalla annetut lääketieteellistä tutkimusta koskevat säännökset tai määräykset. Lainkohdan esitöissä (HE 65/2010 vp) viitataan tietosuojaa koskeviin säännöksiin.

EU:n tietosuojadirektiivi (95/46/EY), joka toimeenpantiin Suomessa henkilötietolailla, ei sisältänyt nimenomaista mainintaa eettisistä normistoista. Myöskään henkilötietolaki ei maininnut nimenomaisesti eettisiä normistoja. Lain esitöissä eettisten normistojen noudattaminen oli kuitenkin yhdistetty arkaluonteisten tietojen käsittelyyn. Tilanne on muuttunut uuden yleisen tietosuoja-asetuksen myötä. Tietosuoja-asetuksen johdanto-osan kappaleessa 33 mainitaan nimenomaisesti tieteellisen tutkimuksen tunnustetut eettiset standardit.

Uusi tietosuoja-asetus edistää tutkittavien eettistä kohtelua

EU:n yleisestä tietosuoja-asetuksesta ja tieteellisestä tutkimuksesta on viime aikoina kirjoitettu ja keskusteltu suhteellisen paljon. Mukaan on mahtunut useita myyttejä ja tarpeetonta pelottelua. Etenkin tietosuoja-asetuksen valmisteluvaiheessa esitettiin kannanottoja, joiden mukaan tieteellinen tutkimus estyy kokonaan. Toinen usein esillä oleva teema on ollut hallinnolliset sanktiot, joita on käytetty pelotteena palvelujen markkinoinnissa. Harvemmin on kerrottu sitä, että hallinnollisten sanktioiden määräämisen tulee olla jokaisessa yksittäistapauksessa oikeansuhtaista, varoittavaa ja tehokasta. Tietosuoja on useiden väärinkäsitysten vuoksi saanut tarpeettoman negatiivisen sävyn. Useimmat tilanteet ovat ratkaistavissa huolellisella suunnittelulla ja ottamalla tietosuoja huomioon mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Tutkittavien kohtelua ja suojelua koskevilla tutkimuseettisillä periaatteilla ja tietosuojalainsäädännöllä on useita samanlaisia päämääriä. Selvennykseksi on hyvä todeta, että tietosuoja ei suojaa tietoa itsessään vaan yksilöä, jota tämä tieto koskee. Tietosuojalainsäädäntö ei liity ainoastaan yksityisyyden tai henkilötietojen suojaan. Tietosuoja-asetuksen tavoitteena on suojella myös laajemmin luonnollisen henkilön perusoikeuksia ja -vapauksia. Tietosuoja-asetus suojelee sivutuotteena esimerkiksi Euroopan unionin perusoikeuskirjassa (2012/C 326/02) turvattuja ihmisarvoa, oikeutta ruumiilliseen ja henkiseen koskemattomuuteen sekä oikeutta vapauteen ja henkilökohtaiseen turvallisuuteen.

”Tietosuoja ei suojaa tietoa itsessään vaan yksilöä, jota tämä tieto koskee.”

Tiedon ei-julkista luonnetta tai tiedon antajan ja vastaanottajan erityistä suhdetta on kuvattu erilaisissa eettisissä ohjeissa vaihtelevilla ilmaisuilla. Käytettyjä ilmaisuja ovat esimerkiksi yksityisyys, luottamuksellisuus, vaitiolo ja salassapito. Lisäksi tiedon käyttötavoille on voitu asettaa rajoituksia. Ilmaisuille voi muodostua tietyissä konteksteissa ajan myötä vakiintuneita merkityssisältöjä, mutta ne ovat ainakin ulkopuolisten vaikeasti selvitettävissä.

Yksityisyyden sisällöstä ja rajoista on jokaisella kirjoittajalla oma tulkintansa. Tietosuoja-asetus olisi hyvä nähdä tässä yhteydessä kokoelmana ennalta hyväksyttyjä menettelytapoja tutkittavan ja häntä koskevien tietojen suojelemiseksi. Tietosuoja-asetus ja sitä täydentävä kansallinen lainsäädäntö tarjoaa tutkijoille työkalupakin tutkittavien suojaamiseen liittyvien ongelmien ratkaisemiseksi.

Antti Ketola
lakimies
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

1 Jansson, Carl Gunnar: Country Report Sweden: Privacy Legislation and Social Research in Sweden. Teoksessa (toim.) Mochmann, Ekkehard & Müller, Paul: Data Protection and Social Science Research: Perspectives from Ten Countries. Campus Verlag GmbH. Frankfurt 1979, s. 32–33.
2 Mäkelä, Klaus: Yhteiskuntatieteellisen tiedonhankinnan eettiset normit ja tietosuoja. Teoksessa (toim.) Mäkelä, Klaus: Tieteen vapaus ja tutkimuksen etiikka. Kustannusosakeyhtiö Tammi. Helsinki 1987, s. 180–195
3 1/87 Yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen tietosuoja. Tieteen keskustoimikunnan asettaman jaoston raportti.
4 ibid. s. 3–4, 8–10.
5 Nieminen, Liisa: Ammattieettiset ohjeet juristin haasteena. Viestintäoikeuden vuosikirja 2017. Helsingin yliopiston oikeustieteellisen tiedekunnan julkaisuja. Helsinki 2018.

New contract models for archiving research data

The Finnish Social Science Data Archive (FSD) has updated its general contract models for archiving research data to fulfill the requirements imposed by the General Data Protection Regulation (2016/679, ”GDPR”). Central goals in the development process…

Uudet sopimusmallit tutkimusaineistojen arkistointiin

Tietoarkisto on uudistanut tutkimusaineistojen arkistointia koskevat yleiset sopimusmallinsa vastaamaan tietosuoja-asetuksen (2016/679) vaatimuksia. Sopimuksia kehitettäessä on lähtökohtana ollut Tietoarkiston tutkijoille tarjoamien palvelujen luotettavuus ja laillisuus.

Rekisterinpitäjä, joka luovuttaa tutkimusaineiston Tietoarkistoon käsiteltäväksi, täyttää uusien sopimusten myötä tietosuojalainsäädäntöön perustuvat omat velvoitteensa, joita edellytetään sopimuksen sisällöstä 25.5.2018 jälkeen. Sopimusjärjestely suojelee samalla tutkittavia huolehtimalla tietosuojan ja -turvan korkeasta tasosta heidän tietojaan käsiteltäessä.

Miksi sopimusmallien päivittäminen oli tarpeellista?

Sopimuksia solmittaessa yleinen lähtökohta on sopimusvapaus, johon kuuluvat muun muassa sisältövapaus ja muotovapaus. Poikkeuksia sopimusvapauteen on pakottavassa lainsäädännössä. Tietosuoja-asetus laajentaa henkilötietolailla (523/1999) kansallisesti toimeenpannun tietosuojadirektiivin (95/46/EY) sopimuksille asettamia vaatimuksia. Tietosuojasopimuksia koski aiemmin etenkin tietosuojadirektiivin 17 artikla, joka edellytti huolehtimaan lähinnä yleisellä tasolla käsittelyn turvallisuudesta ja seuraamaan rekisterinpitäjän ohjeita. Direktiivistä poiketen uusi tietosuoja-asetus määrittelee yksityiskohtaisesti rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisen sopimuksen sisältöä ja muotoa.

Tietoarkisto toimii useimmiten henkilötietojen käsittelijän roolissa tutkimusaineiston toimittaneen rekisterinpitäjän lukuun. Tietosuoja-asetuksen edellyttämät yksityiskohtaiset ehdot on sisällytetty arkistointisopimuksen liitteeksi. Aineiston jatkokäyttöä koskevat perusratkaisut on arkistointisopimuksessa jätetty ennalleen. Jos henkilötietoja sisältävä tutkimusaineisto toimitetaan Tietoarkistolle ennen arkistointisopimuksen tekemistä, solmitaan luovuttajan ja Tietoarkiston välille erillinen sopimus henkilötietojen käsittelystä arkistointiedellytysten arvioimiseksi.

Kaikki tutkimusaineistot eivät tietenkään sisällä henkilötietoja. Joskus tätä on vaikea arvioida etukäteen tarkastelematta aineistoa. Tämän vuoksi henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimusehdot on otettu osaksi kaikkia sopimuksia.

Mitä hyötyä uusista sopimusehdoista on?

Uusilla sopimusehdoilla on useita etuja aineiston luovuttavan rekisterinpitäjän kannalta. Rekisterinpitäjän kannalta henkilötietojen käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset sopimusehdot

  • auttavat toteuttamaan tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 2 kohdan mukaista osoitusvelvollisuutta
  • lisäävät tutkittavien luottamusta henkilötietojen vastuulliseen käsittelyyn
  • mahdollistavat tutkimusaineiston laillisen siirtämisen Tietoarkiston käsiteltäväksi
  • voidaan ottaa huomioon tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa.

Sopimusehdoilla on myös etuja aineiston luovuttajan ja Tietoarkiston väliselle yhteistyölle. Sopimus

  • parantaa tiedonkulkua sopijapuolten välillä
  • vahvistaa henkilötietojen käsittelyn turvallisuutta
  • selkeyttää työnjakoa.

Lisätietoa:

» Sopimus henkilötietojen käsittelystä arkistointiedellytysten arvioimiseksi (PDF)
» Arkistointisopimus (PDF)

Antti Ketola
lakimies
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tämä blogikirjoitus on luettavissa myös englanniksi:
New contract models for archiving research data.

Aineistojen tietosuoja luupin alla – jäännösriskin arviointi ja uudet ohjeet

Euroopan unionin tietosuoja-asetusta sovelletaan 25. toukokuuta alkaen. Viimeisen vuoden aikana Tietoarkistossa on valmistauduttu muutokseen monella tavalla. Olemme muun muassa arvioineet jäännösriskiä ja uudistaneet anonymisointia koskevat ohjeet.

Jäännösriskin (residual risk) arviointi tarkoittaa henkilötietoja sisältävien tietojen systemaattista arviointia tasaisin aikavälein. Siinä arvioidaan kertaalleen anonymisoiduista datoista yksittäisten henkilöiden tai ryppäiden paljastumisriskiä niin itse datan kuin ulkopuolisten tietojen valossa. Tietoarkisto aloitti jo arkistoitujen aineistojen jäännösriskin arvioimisen viime syksynä, ja iloksemme saamme todeta, että työ on edistynyt hienosti.

Jäännösriskin arvioinnin aikaansaannokset käytännössä

Kvantitatiivisissa aineistoissamme, joita meillä on yhteensä yli tuhat, jäännösriskin arviointi aloitettiin kartoittamalla riskialtteimmat aineistosarjat ja suorittamalla niille tarvittavat täydentävät anonymisointitoimenpiteet. Datat on kyllä anonymisoitu aikanaan parhaan taidon mukaan, mutta osaamisemme on kehittynyt vuosien varrella. Viimeisen kymmenen vuoden aikana tiedon saatavuus on helpottunut, erityisesti internetistä löytyy paljon tietoja. Riskialttiutta arvioitiinkin eniten suhteessa niihin. Tietoarkiston kokemuksen mukaan muualta saatavat tiedot ovat hyvin ratkaisevia, kun arvioidaan mitä kaikkea aineistolle tulee tehdä, jotta se on mahdollisimman anonyymi.

Erityisesti opiskelua ja tutkintoja koskevia tietoja on nykyisin saatavilla huomattavasti enemmän kuin kymmenen tai vaikkapa vain viisi vuotta sitten. Siksi jäännösriskin arviointi aloitettiin opiskelua käsittelevistä aineistosarjoista. Reilun puolen vuoden aikana on täydentävästi anonymisoitu 70 kvantitatiivista aineistoa ja käyty läpi kuudesosa kaikista sarjoistamme. Tyypillisin muutos on ollut muuttujien arvojen uudelleen luokittelu.

Kvalitatiivisten aineistojen, joita meillä on noin parisen sataa, jäännösriskin arvioinnissa on anonymisoitu täysin yhdeksänkymmentä haastattelua sisältävä aineistosarja. Alun alkaen sarja oli vain de-identifioitu, siis aineistoista oli poistettu vain suorat tunnisteet, kuten osoitteet. Lisäksi on tarkistettu 60 prosenttia ennen vuotta 2017 valmistuneista aineistoista (yht. 180 kpl). Tutkittavien tietosuojan kannalta on hienoa, että vain kuutta prosenttia aineistoista tarvitsi anonymisoida lisää. Koko aineistoa koskevia muutoksia tarvitsi tehdä vain kahteen aineistoon.

Uusia toimintatapoja

Tietoarkistossa on tähänkin asti tarkoin dokumentoitu datamuutokset ja anonymisointi. Jäännösriskin arvioinnissa luotiin uusi toimintatapa: karttuville aineistosarjoille laaditaan jatkossa sarjakohtaisia anonymisointisuunnitelmia, eräänlaisia anonymisoinnin viitekehyksiä.

Sarjaa koskevassa anonymisoinnin viitekehyksessä datatiedoston sisäisen tarkastelun lisäksi kiinnitetään huomiota mahdollisiin muihin saatavilla oleviin tietoihin. Viitekehystä täydennetään ajan kuluessa ja se ohjaa datan käsittelijää tarkastelemaan itse datatiedoston ohella käyttöympäristöä. Erityisesti tulee selvittää, mitä tietoja kohdepopulaatiosta on saatavilla internetissä.

Yksityiskohtainen tarkastelu tulee tehdä joka tapauksessa myös jokaiseen aineistosarjan uuteen dataan. Anonymisoinnin viitekehys ei siis aina riitä ohjeeksi – tutkijat kun tykkäävät välillä muutella myös sarja-aineistojaan, esimerkiksi lisäämällä niihin uusia taustamuuttujia ja kysymyksiä tutkittaville. Jos viitekehystä täsmennetään aineiston uusien muuttujien tai muualta saatavan tiedon kasvun vuoksi, tulee myös sarjan aiemmat aineistot tarkistaa ja tarvittaessa muuttaa. Näin jäännösriskin arviointi tulee osaksi aineistosarjojen peruskäsittelyä.

Anonymisointiohjeistukset muutoksessa

Tietosuoja-asetuksen tuoma käsitteistö ja anonymisoinnin toimintatapojen uudistukset Tietoarkistossa antoivat sysäyksen myös Aineistonhallinnan käsikirjan tunnisteellisuutta ja anonymisointia koskevien ohjeiden uudistamiselle. Opas tarjoaa nyt ohjeita käsitteitä koskeviin epäselvyyksiin esimerkiksi pohdittaessa, miten erottaa pseydonyymi ja anonyymi tieto toisistaan. Lisäksi lukija saa laajan kattauksen siitä, mitä pitää ottaa huomioon anonymisointia suunniteltaessa.

Erityisesti kvantitutkijoiden kannattaa nyt heristää korviaan, sillä täydensimme urakassa nimenomaan kvantitatiivisten aineistojen anonymisointiohjeita ja -menetelmiä.

Tutkijoiden tietotaidon kartuttaminen Aineistonhallinnan käsikirjan avulla vahvistaa myös Tietoarkistoon arkistoitavien aineistojen tietosuojaa. Viime vuonna valmistuneista arkistoiduista aineistoista jouduimme tekemään lisäanonymisointia 60 prosentille – vaikka usein tutkija oli olettanut aineistonsa jo anonyymiksi. Toivomme, että käsikirjamme uudistetut ohjeet pienentävät jatkossa tuota osuutta.

Suosittelemme siis lämpimästi tutustumista uusiin ohjeisiimme. Koska ohjeistukset ovat nimenmaan aineistonkäyttäjiä varten, otamme niistä myös mielellään palautetta vastaan!

Lisätietoa:
» Tietoarkiston asiakaspalvelu: asiakaspalvelu.fsd at uta.fi
» Aineistonhallinnan käsikirja, Tunnisteellisuus ja anonymisointi

Annika Sallinen
tutkimusamanuenssi
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tutkimusaineistojen ja -julkaisujen tekijyydestä sopiminen on tutkijan etu

Kuka tutkimusaineistossa on tekijä? Kysymys saattaa vaikuttaa selvältä: aineiston tekijä on sen kerääjä. Asia muuttuu kuitenkin monimutkaisemmaksi, jos kyseessä on tutkimushanke, jossa aineistoa ovat keränneet useat tutkijat tai muut tahot. Kenellä on silloin oikeus tulla merkityksi tekijäksi? Entäpä tilanteessa, jossa aineistosta ja tutkimustuloksista tuotetaan julkaisuja? Kuinka tekijyyden määrittäminen ja kaikkien työpanoksen oikeudenmukainen tunnustaminen otetaan huomioon hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti?

Tutkimuseettinen neuvottelukunta (TENK) julkaisi tammikuussa suosituksen tieteellisten julkaisujen tekijyydestä sopimisesta, jonka laatimiseen osallistuin Tietoarkiston edustajana. Suosituksen tavoitteena on kannustaa erityisesti yhteisjulkaisuja tuottavia tutkimusryhmiä sopimaan tekijyydestä mahdollisimman ajoissa. Taustalla on ensinnäkin tavoite ehkäistä tekijyyskiistoja ja toisaalta muistuttaa, että tekijyyden asianmukainen merkitseminen on hyvän tieteellisen käytännön mukaista. Akateemisessa maailmassa tieteellinen julkaiseminen on tärkeä osa tutkijan meritoitumista ja nimi tekijäluettelossa kerryttää tieteellistä pistesaalista. Tämän vuoksi on tärkeää, että jokaisen tekijän työpanos tunnustetaan oikeudenmukaisesti. Tavoitteena onkin kannustaa tutkimushankkeita ja -ryhmiä pohtimaan sitä tapaa, jolla jokaisen osallisuus tehtyyn tutkimukseen huomioidaan mahdollisimman oikeudenmukaisesti.

Suosituksen yhtenä tavoitteena on kannustaa tutkimusryhmiä huomioimaan tekijyyden eri aspekteja tutkimuksen eri vaiheissa. Kysymys tekijyydestä kristalloituu usein siitä, kuka kirjoitti ja kuinka paljon. Monenlaiset muut roolit voivat kuitenkin oikeuttaa siihen, että tutkija saa nimensä tekijäksi. Suositus määrittelee tekijyydeksi kaikkea toimintaa, joka tuottaa ja mahdollistaa tutkimustietoa. Siten esimerkiksi tutkimusaineistojen tuottaminen, analyysi ja tulkinta voivat joillain tieteenaloilla oikeuttaa tekijyyteen. Tieteenalakohtaiset erot ja käytännöt eivät kuitenkaan ole aina selviä, jos tutkimushankkeessa on useiden eri tieteenalojen edustaja. Silloin myös aineistoja koskevien käytäntöjen tekeminen selväksi on kaikkien edun mukaista.

TENKin ohjeistus suosittelee laatimaan aineistonhallintasuunnitelman, jossa aineistoihin liittyvät velvollisuudet ja oikeudet tulevat määritellyiksi. Myös Tietoarkistossa kannustamme tutkijoita aina laatimaan aineistonhallintasuunnitelman ja sopimaan aineistoihin liittyvistä oikeuksista. Sopiminen selkiyttää esimerkiksi sitä, kuka merkitään aineiston tekijäksi. Tekijänoikeudellisesta näkökulmasta aineistoista sopiminen turvaa aineiston tekijän (aineiston kerääjän, koostajan tai luovuttajan) moraalisia oikeuksia. Jos aineisto arkistoidaan jatkokäyttöä varten, ovat jatkokäyttäjät aina velvoitettuja viittaamaan siihen asianmukaisesti. Tämä on tärkeää myös siksi, että tutkimus- ja tietoaineistojen tuottaminen ja jakaminen on tutkijalle tieteellinen ansio samalla tavalla kuin tutkimusjulkaisu.

Tämä blogiteksti on viimeinen tietoarkistolaisena kirjoittamani. Matkani tutkimusdatan ja avoimen tieteen parissa jatkuu kuitenkin uusissa tehtävissä Tampereen teknillisessä yliopistossa.

Lisätietoa:
» Tietoarkiston asiakaspalvelu: asiakaspalvelu.fsd at uta.fi
» Aineistonhallinnan käsikirja, sopimukset ja oikeudet
» Tutkimuseettinen neuvottelukunta: Tieteellisten julkaisujen tekijyydestä sopiminen

Katja Fält
tietoasiantuntija, TTY
Tietoarkiston entinen humanististen alojen tieteenala-asiantuntija
fsd [at] uta.fi

Let There Be Digital Preservation – A View from the Data Archive

For the most part, November 6 this year was just an ordinary day. What was different about it was a tiny SIP1, neatly wrapped in a METS2-container that digitally travelled from the Finnish Social Science Data Archive to the National Long Term Digital Preservation Service.

Confused? No worries. So were we a number of times before we got this far. Taking our digital preservation to the level described above required planning and hard work from both research data curators and programmers. In addition to simply preserving bits in a reliable way, we aim to make sure that the digital objects are also understandable by humans and machines in the future. This requires collecting metadata, harmonising file formats, managing versions, and preparing for the change.

I have often said that preserving digital research data is like preserving a moving train. You cannot stop it. If you do, you are not preserving a moving train anymore, only a snapshot. There is a lot to preserve and it may hit you hard, and a lot quicker than you think. The train also has different cars – one can add more, or take some away. Like file formats, cars are different too – from passenger cars to freight cars. There are containers, with hundreds of objects. You need to know what is in each one, and who should have access to those. Some cars contain goods, some people. While goods may last for a long time, people need to be refreshed regularly or they will not survive the journey.

The long road to preservation is paved with obstacles and opportunities

The train analogy should show that digital preservation is an active duty. You cannot put a lid on it and wait until someone asks what is in the box. Because by then, you do not know anymore. Everyone in the preservation business recognises this. At the Data Archive, we preserve research data for long-term access. That means that we actively keep on adding new information too. We make the metadata better, we may find errors in the data and fix them, or at very least we add information on where the data has been used. Moving train, remember!

Since 2008, we have been involved in building a national digital preservation solution for cultural heritage materials and research data. For our purposes, a secure, highly reliable document store is a crucial element for building a sustainable and scalable long-term preservation solution. It will add an additional preservation layer for the data we keep for our users. In a country about the size of Finland, it is feasible to provide a preservation platform nationally to a number of organisations.

We started piloting the service in 2015 and in November we finally transferred out first packages to the preservation service. It has been a long road. We have yet to pop the sparkling wine since there are a number of short-term goals to address. Piloting a service means that there have been moments when the envisioned services are not yet fully operational, specifications need tweaking before one can proceed, or something has simply appeared out of the blue.

Tools are needed to handle the data deluge

The greatest benefit of the exercise thus far has been the internal harmonisation of file formats and data processing workflows. The Data Archive has been around since 1999. While that is a relatively short time, it is a lifetime for many file formats or their versions. We have combed through the most – about 50 000 files – and defined what will be preserved and what are the acceptable file formats. While this is good, it is crystal clear that a constant technology watch is needed in the future. It is also apparent that very soon the magnitude of this will get out of hand. We cannot manually keep an eye on all files, versions and processes.

Therefore, we have built a specific data processing pipeline. It is a collection of tools that fulfil the requirements of the National Long Term Digital Preservation Service specification. It has individual parts that are responsible of standardising the character sets of all files to UTF-8, combining technical metadata with study level metadata, and creating a METS document as well as creating a submission information packet (SIP), and sending it to the preservation service provider.

Commit to constantly challenge the current practices

It is often the case that the ideal format for digital preservation may not be ideal for scientific use. This is no new dilemma. We need to carefully assess not only the formats and their feasibility for digital preservation, but also the costs of maintaining the system of archive formats and actively used formats. Any organisation that joins the national digital preservation service must have an interest in challenging the current best practises and bringing their specific user perspective into the discussion. Because in the end, everything is kept for future use, not for storage only.

The other corner stone is commitment. Once you start with digital preservation, you cannot easily stop. It means the knowhow and resources need to be there in the future too. We believe that a national solution will be beneficial for us. We are able to transfer some of our knowhow requirements to the digital preservation specialists, and focus on serving researchers better. However, we do need to keep monitoring the specialists’ performance like our own. Any outsourced activity in the digital preservation chain cannot be the weakest link. Therefore, further standardisation and auditing are crucial steps in the future.

Notes:
1 Submission Information Package (Information sent from the producer to the preservation service)
2 The Metadata Encoding and Transmission Standard (METS) (Container format and metadata standard for encoding descriptive, administrative, and structural metadata regarding objects)

Why today?
» This year, the first ever International Digital Preservation Day on 30th November 2017 will draw together individuals and institutions from across the world to celebrate the collections preserved, the access maintained and the understanding fostered by preserving digital materials. The aim of the day is to create greater awareness of digital preservation that will translate into a wider understanding which permeates all aspects of society – business, policy making, personal good practice.

Further reading:
» The National Digital Library – Digital Preservation
» Digital Preservation Solution for Research Data (PAS)

Tuomas J. Alaterä
IT Services Specialist
firstname.surname [at] uta.fi