Tag Archives: tietoarkistot

Näkemiin

Tietoarkiston työntekijät lienevät rasitukseenkin saakka kuulleet kertaustani yksikkömme synnystä. 1990-luvun puolivälissä Suomen Akatemian tietoarkistotyöryhmä esitti yksikön perustamista Suomeen; joko Helsingin, Tampereen tai Turun yliopistojen yhteyteen. Tampere ja Turku osallistuivat kilpailutukseen, mutta Helsingistä ei tarjousta tullut.

Opetusministeri Olli-Pekka Heinonen päätti arkiston sijoittamisesta Tampereelle syksyllä 1997. Kun rahaa yksikön toiminnan välittömään käynnistämiseen ei ollut, suunnittelua jatkettiin Tampereen yliopistossa OPM:n projektirahoituksen turvin vuoden 1998 loppuun. Toiminta käynnistyi vuoden 1999 alussa Tampereen yliopiston erillisenä laitoksena ja valtakunnallisena tehtävänä.

Sijoituspäätöksen jälkeen minua pyydettiin hankkeen jatkosuunnittelun asiantuntijasihteeriksi, ilmeisesti lähinnä kahdesta syystä. Työskentelin oikeassa paikassa ja tutkimusalalla, joka oli kiinteästi yhteydessä data-arkistoihin.

Tampereen yliopistossa yksikön perustamisen jatkosuunnittelu osoitettiin silloiselle yhteiskuntatieteiden tutkimuslaitokselle, jossa olin työskennellyt jo monta vuotta Suomen Akatemian rahoittamana projekti- ja virkatutkijana. Olin tohtoroitunut vuonna 1996 ja survey-aineistojen keruu- ja käyttökokemusta oli kertynyt rutkasti Pertti Pesosen ja Risto Sänkiahon johtamissa vaalitutkimuksissa. Hain ja tulin valituksi yksikön johtajaksi.

En muista epäröineeni hetkeäkään lähtemistä tietoarkistotielle, enkä ole tuota päätöstä katunut. Nyt, lähes 20 vuotta myöhemmin, jätän Tietoarkiston johtajan pestin hyvillä mielin palatakseni tutkimusuralle, aluksi projektirahoituksella. Lähden Tietoarkistosta mutta Tietoarkisto ei lähde minusta. Ikääntynyt kahvimukini on nostettu yksikön kahvihuoneen kattoon. Elämä ja myös kahvin juonti jatkuvat.

Koen olevani etuoikeutettu päästyäni mukaan rakentamaan Suomeen kokonaan uuden akateemisen palveluyksikön. Mikä Tietoarkisto siitä muodostuikaan yhdessä loistavien työtovereiden, kaikkien Tietoarkistossa työskentelevien ja työskennelleiden, kanssa! Olemme luoneet akateemista tutkimusta, opetusta ja opiskelua monipuolisesti hyödyttäviä palveluja ja olleet kiistatta uranuurtajia tutkimusdatan arkistoinnissa ja jatkokäytön mahdollistamisessa. Työ jatkuu ja menestyy. Sen takaavat asiantunteva henkilöstö sekä tiivis kansallinen ja kansainvälinen yhteistyö.

Kiitän henkilökunnan lisäksi kaikkia Tietoarkiston kehittämiseen tähän saakka osallistuneita henkilöitä ja tahoja. Tietoarkisto tarvitsee tukeanne edelleen.

Omat tuntemukseni ovat toki haikeita mutta samalla hyvin luottavaisia. Väkemme tietää mitä tehdä. Jäähyväisblogini päätän kirjoittamani läksiäislaulun kakkossäkeistöön ja kertsiin. Laulun nimi on Näkemiin.

Älä luule että risteyksen rakensin
jotta mennyttä saisin mä surra
Joskus tuulesta kuulee vaan paremmin
minnekä mennä ja tulla

Älä usko etten sinua kaipaamaan jää
etten kaunista muistelisi
ettei päivämme kävisi mielessäkään
eikä tiet enää kohtaisi

Tää ei oo hyvästi vaan tää on näkemiin
en siis kättäni nosta merkiksi
vaikka palaakaan en — niin jäähyväisiin
tuskin kunnolla aihetta olisi

Sami Borg
Tietoarkiston ex-johtaja 1.1.2017 alkaen
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Näkemiin

Tietoarkiston työntekijät lienevät rasitukseenkin saakka kuulleet kertaustani yksikkömme synnystä. 1990-luvun puolivälissä Suomen Akatemian tietoarkistotyöryhmä esitti yksikön perustamista Suomeen; joko Helsingin, Tampereen tai Turun yliopistojen yhteyteen. Tampere ja Turku osallistuivat kilpailutukseen, mutta Helsingistä ei tarjousta tullut.

Opetusministeri Olli-Pekka Heinonen päätti arkiston sijoittamisesta Tampereelle syksyllä 1997. Kun rahaa yksikön toiminnan välittömään käynnistämiseen ei ollut, suunnittelua jatkettiin Tampereen yliopistossa OPM:n projektirahoituksen turvin vuoden 1998 loppuun. Toiminta käynnistyi vuoden 1999 alussa Tampereen yliopiston erillisenä laitoksena ja valtakunnallisena tehtävänä.

Sijoituspäätöksen jälkeen minua pyydettiin hankkeen jatkosuunnittelun asiantuntijasihteeriksi, ilmeisesti lähinnä kahdesta syystä. Työskentelin oikeassa paikassa ja tutkimusalalla, joka oli kiinteästi yhteydessä data-arkistoihin.

Tampereen yliopistossa yksikön perustamisen jatkosuunnittelu osoitettiin silloiselle yhteiskuntatieteiden tutkimuslaitokselle, jossa olin työskennellyt jo monta vuotta Suomen Akatemian rahoittamana projekti- ja virkatutkijana. Olin tohtoroitunut vuonna 1996 ja survey-aineistojen keruu- ja käyttökokemusta oli kertynyt rutkasti Pertti Pesosen ja Risto Sänkiahon johtamissa vaalitutkimuksissa. Hain ja tulin valituksi yksikön johtajaksi.

En muista epäröineeni hetkeäkään lähtemistä tietoarkistotielle, enkä ole tuota päätöstä katunut. Nyt, lähes 20 vuotta myöhemmin, jätän Tietoarkiston johtajan pestin hyvillä mielin palatakseni tutkimusuralle, aluksi projektirahoituksella. Lähden Tietoarkistosta mutta Tietoarkisto ei lähde minusta. Ikääntynyt kahvimukini on nostettu yksikön kahvihuoneen kattoon. Elämä ja myös kahvin juonti jatkuvat.

Koen olevani etuoikeutettu päästyäni mukaan rakentamaan Suomeen kokonaan uuden akateemisen palveluyksikön. Mikä Tietoarkisto siitä muodostuikaan yhdessä loistavien työtovereiden, kaikkien Tietoarkistossa työskentelevien ja työskennelleiden, kanssa! Olemme luoneet akateemista tutkimusta, opetusta ja opiskelua monipuolisesti hyödyttäviä palveluja ja olleet kiistatta uranuurtajia tutkimusdatan arkistoinnissa ja jatkokäytön mahdollistamisessa. Työ jatkuu ja menestyy. Sen takaavat asiantunteva henkilöstö sekä tiivis kansallinen ja kansainvälinen yhteistyö.

Kiitän henkilökunnan lisäksi kaikkia Tietoarkiston kehittämiseen tähän saakka osallistuneita henkilöitä ja tahoja. Tietoarkisto tarvitsee tukeanne edelleen.

Omat tuntemukseni ovat toki haikeita mutta samalla hyvin luottavaisia. Väkemme tietää mitä tehdä. Jäähyväisblogini päätän kirjoittamani läksiäislaulun kakkossäkeistöön ja kertsiin. Laulun nimi on Näkemiin.

Älä luule että risteyksen rakensin
jotta mennyttä saisin mä surra
Joskus tuulesta kuulee vaan paremmin
minnekä mennä ja tulla

Älä usko etten sinua kaipaamaan jää
etten kaunista muistelisi
ettei päivämme kävisi mielessäkään
eikä tiet enää kohtaisi

Tää ei oo hyvästi vaan tää on näkemiin
en siis kättäni nosta merkiksi
vaikka palaakaan en — niin jäähyväisiin
tuskin kunnolla aihetta olisi

Sami Borg
Tietoarkiston ex-johtaja 1.1.2017 alkaen
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tietoarkisto vei Länsi-Balkaniin osaamista laadullisten aineistojen arkistoinnista

Sain tilaisuuden vierailla Sloveniassa Ljubljanassa laadullisten aineistojen arkisto-osaajan roolissa. Kolmipäiväisen työpajan (9.–11.2.2016) tavoitteena oli perehtyä tutkimusaineistojen arkistointiin. Esitysten ohessa työpajassa käsiteltiin oikeita aineistoja, jotka on tuotettu RRPP-projektissa.

Työpajan osallistujat olivat Albaniasta, Kosovosta, Serbiasta, Makedoniasta, Montenegrosta ja Kroatiasta. Aineistojen kotimaat ja kielet olivat samat kuin osallistujien. Kouluttajia oli minun lisäkseni Slovenian ja Sveitsin tietoarkistoista.

Se että laadulliset aineistot olivat vieraskielisiä, tuotti omat pulmansa niistä keskustelemiseen. Apuna toimi Google-kääntäjä, jonka avulla minun oli mahdollista kurkistella erikielisten aineistojen sisältöihin myös englanniksi jo ennen työpajaa. Koneellisesti tuotetut pikakäännökset ovat tietysti epätarkkoja ja osin virheellisiä. Ne kuitenkin auttoivat oleellisesti arkistointia koskevissa keskusteluissa. Analyysiin Google-kääntäjällä tuotetut aineistot tuskin sopisivat täysin varauksitta.

Kulttuuriset ja historialliset erityispiirteet puolestaan tuovat eri maiden laadullisiin aineistoihin omat eettiset ja lainsäädännöllisetkin haasteensa. Etukäteen oletin, että niistä keskusteltaisiin eniten. Mutta toisin kävi. Olennaisimmat kysymykset arkistoinnin näkökulmasta olivat samat kuin meillä Suomessa: Onko aineistojen sisältämistä henkilöistä ja aineiston tuottamistilanteista riittävästi tietoa? Ovatko haastattelujen kysymykset tai ryhmäkeskustelujen teemat tallessa? Ovatko litteraatit yhdenmukaisia läpi koko aineiston? Mitä aineistojen käytöstä ja erityisesti jatkokäytöstä on sovittu tutkittavien kanssa? Miten laadullista aineistoa voi anonymisoida?

Niin Länsi-Balkanilla kuin meillä Suomessakin laadullisen aineiston arkistointi onnistuu parhaiten, kun ajatus aineiston säilyttämisestä jatkokäyttöä varten on ollut tutkijalla mielessä alusta saakka. Vaikka työpajassa käsiteltyjen aineistojen joukossa oli muutama tällainen valopilkku, harmillisen usein aineistoista puuttuivat tiedot tutkittavien suostumuksesta. Keskusteluissamme tulimme siihen tulokseen, että kirjallisten suostumusten ohella tai niiden sijaan olisi hyvä saada äänitallenteiden alkuun tallennetuksi tutkijan selostus aineiston käytöstä ja säilyttämisestä ja tutkittavien suostumus osallistua annetuin ehdoin. Näin tutkimussuostumukset olisivat mukana itse aineistotiedostoissa ja niistä tehdyissä litteraateissa.

Toisinaan tutkijalla oli kadonnut alkuperäinen haastattelurunko, ja muutamista aineistoista puuttui osa, kun tiedostoja oli hävinnyt tutkijan työkoneen vaihtamisen yhteydessä. Tällaiset riskit ovat mahdollisia kaikilla tutkijoilla maasta riippumatta. Olinkin iloinen voidessani esitellä Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirjaa, josta suurin osa on käännetty myös englanniksi.

Työpajan osallistujat suunnittelevat perustavansa tietoarkistoja omiin kotimaihinsa. Jo karttuneen tietotaidon saavutettavuus auttaa heitä siinä huomattavasti. CESSDA-arkistoista laadullisten aineistojen ylivertaisia osaajia ovat Ison-Britannian UKDA ja pienen Suomen Tietoarkisto.

Lisätietoa:
» SEEDS workshop in Ljubljana
» Aineistonhallinnan käsikirja
» Data Management Guidelines

Arja Kuula-Luumi
kehittämispäällikkö
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tietoarkisto vei Länsi-Balkaniin osaamista laadullisten aineistojen arkistoinnista

Sain tilaisuuden vierailla Sloveniassa Ljubljanassa laadullisten aineistojen arkisto-osaajan roolissa. Kolmipäiväisen työpajan (9.–11.2.2016) tavoitteena oli perehtyä tutkimusaineistojen arkistointiin. Esitysten ohessa työpajassa käsiteltiin oikeita aineistoja, jotka on tuotettu RRPP-projektissa.

Työpajan osallistujat olivat Albaniasta, Kosovosta, Serbiasta, Makedoniasta, Montenegrosta ja Kroatiasta. Aineistojen kotimaat ja kielet olivat samat kuin osallistujien. Kouluttajia oli minun lisäkseni Slovenian ja Sveitsin tietoarkistoista.

Se että laadulliset aineistot olivat vieraskielisiä, tuotti omat pulmansa niistä keskustelemiseen. Apuna toimi Google-kääntäjä, jonka avulla minun oli mahdollista kurkistella erikielisten aineistojen sisältöihin myös englanniksi jo ennen työpajaa. Koneellisesti tuotetut pikakäännökset ovat tietysti epätarkkoja ja osin virheellisiä. Ne kuitenkin auttoivat oleellisesti arkistointia koskevissa keskusteluissa. Analyysiin Google-kääntäjällä tuotetut aineistot tuskin sopisivat täysin varauksitta.

Kulttuuriset ja historialliset erityispiirteet puolestaan tuovat eri maiden laadullisiin aineistoihin omat eettiset ja lainsäädännöllisetkin haasteensa. Etukäteen oletin, että niistä keskusteltaisiin eniten. Mutta toisin kävi. Olennaisimmat kysymykset arkistoinnin näkökulmasta olivat samat kuin meillä Suomessa: Onko aineistojen sisältämistä henkilöistä ja aineiston tuottamistilanteista riittävästi tietoa? Ovatko haastattelujen kysymykset tai ryhmäkeskustelujen teemat tallessa? Ovatko litteraatit yhdenmukaisia läpi koko aineiston? Mitä aineistojen käytöstä ja erityisesti jatkokäytöstä on sovittu tutkittavien kanssa? Miten laadullista aineistoa voi anonymisoida?

Niin Länsi-Balkanilla kuin meillä Suomessakin laadullisen aineiston arkistointi onnistuu parhaiten, kun ajatus aineiston säilyttämisestä jatkokäyttöä varten on ollut tutkijalla mielessä alusta saakka. Vaikka työpajassa käsiteltyjen aineistojen joukossa oli muutama tällainen valopilkku, harmillisen usein aineistoista puuttuivat tiedot tutkittavien suostumuksesta. Keskusteluissamme tulimme siihen tulokseen, että kirjallisten suostumusten ohella tai niiden sijaan olisi hyvä saada äänitallenteiden alkuun tallennetuksi tutkijan selostus aineiston käytöstä ja säilyttämisestä ja tutkittavien suostumus osallistua annetuin ehdoin. Näin tutkimussuostumukset olisivat mukana itse aineistotiedostoissa ja niistä tehdyissä litteraateissa.

Toisinaan tutkijalla oli kadonnut alkuperäinen haastattelurunko, ja muutamista aineistoista puuttui osa, kun tiedostoja oli hävinnyt tutkijan työkoneen vaihtamisen yhteydessä. Tällaiset riskit ovat mahdollisia kaikilla tutkijoilla maasta riippumatta. Olinkin iloinen voidessani esitellä Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirjaa, josta suurin osa on käännetty myös englanniksi.

Työpajan osallistujat suunnittelevat perustavansa tietoarkistoja omiin kotimaihinsa. Jo karttuneen tietotaidon saavutettavuus auttaa heitä siinä huomattavasti. CESSDA-arkistoista laadullisten aineistojen ylivertaisia osaajia ovat Ison-Britannian UKDA ja pienen Suomen Tietoarkisto.

Lisätietoa:
» SEEDS workshop in Ljubljana
» Aineistonhallinnan käsikirja
» Data Management Guidelines

Arja Kuula-Luumi
kehittämispäällikkö
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tietoarkisto on aktiivinen eurooppalainen osaaja

Tietoarkisto on CESSDAn Suomen kansallinen palveluntuottaja. Tämä lyhyt toteamus pitää sisällään paljon hankkeita ja paljon työtä – sekä runsaasti puhelin- ja videokokouksia, onhan kysymys yhteiseurooppalaisesta toiminnasta. Kaiken tavoitteena on parempia ja helpommin saavutettavia eurooppalaisia data-, aineistonhallinta- ja koulutuspalveluja tutkijoille.

CESSDA on lyhenne sanoista Consortium of European Social Science Data Archives. Lyhyesti sanottuna CESSDA on eurooppalainen tutkimusinfrastruktuuri, joka tarjoaa tutkijoille kansainvälistä aineistopalvelua ja koulutusta. CESSDAn jäseniä ovat valtiot, ja sen keskustoimisto sijaitsee Bergenissä. Varsinaisten tutkijapalveluiden tuottamisen hoitavat jäsenmaiden data-arkistot, Suomessa siis Tietoarkisto.

Nykyisessä konsortiomuodossaan CESSDA on toiminut kesäkuusta 2013, mutta sen historia Euroopan kansallisten tietoarkistojen epävirallisena kattojärjestönä alkaa jo vuodesta 1976. Tällä hetkellä CESSDAssa tapahtuu enemmän kuin koskaan. Viime vuonna alkoi useita hankkeita, jotka tähtäävät keskitettyjen palveluiden rakentamiseen ja CESSDAn laajentumiseen.


Kuvassa CESSDA House Bergenissä.

Suomen Akatemian FIRI-rahoituksen myötä Tietoarkiston palvelut ja osaaminen ovat viimeisten viiden vuoden aikana nousseet kansainväliselle huipputasolle. Haluammekin viedä meillä käytössä olevat hyvät toimintatavat osaksi eurooppalaisia tutkijapalveluita. Tietenkin haluamme vastaavasti myös tuoda parhaat eurooppalaiset data- ja koulutuspalvelut suomalaisen tutkimusyhteisön ulottuville. Tämä onnistuu parhaiten olemalla CESSDAssa proaktiivinen toimija ja vaikuttaja. Ja sellainen Tietoarkisto on.

Esimerkiksi oma työni koostuu seuraavat kaksi vuotta lähes kokonaan CESSDAan liittyvistä tehtävistä. Myös monet muut tietoarkistolaiset osallistuvat aktiivisesti CESSDAn toimintoihin.

CESSDA etenee palvelujen rakentamisessa työsuunnitelmansa mukaan. Työsuunnitelma koostuu tehtävistä, joita kansalliset palveluntuottajat toteuttavat joko yksin tai yhdessä. Toteuttajat valitaan kilpailumenettelyllä: palveluntuottajat lähettävät CESSDAlle hankehakemuksen, joka sisältää sekä suunnitelman että kustannusarvion, ja ulkoisen arvioinnin jälkeen CESSDA valitsee parhaan hanke-esityksen toteutettavaksi.

Tietoarkisto on mukana kolmessa työsuunnitelman mukaisessa hankkeessa, mitä voidaan pitää erinomaisena saavutuksena. Nämä kolme hanketta ovat:

  • CESSDA Metadata Management -hanke, jota Tietoarkisto johtaa. Hankkeessa luodaan yhteinen metatietomalli ja yhteiset metatietokäytännöt CESSDAn palveluntuottajille. Yhteinen metatietoprofiili ja monikieliset kontrolloidut sanastot tukevat yhteisten eurooppalaisten palvelujen, kuten aineistoluettelon ja kysymyspankin rakentamista. Tietoarkiston lisäksi hankkeessa on mukana seitsemän palveluntuottajaa. Hanke päättyy keväällä 2017.
  • CESSDA Metadata Harvesting Tool -hanke, joka kehittää metadatan haravointiratkaisun muun muassa CESSDAn yhteisen aineistoluettelon rakentamista varten. Hanketta vetää Norjan tietoarkisto NSD ja siinä on mukana neljä palveluntuottajaa. Haravointityökalu valmistuu vuoden 2016 aikana.
  • CESSDA Expert Seminar 2015 on Trust -hanke, joka järjesti joulukuussa 2015 CESSDAn asiantuntijaseminaarin Haagissa. Päävastuun seminaarista kantoi hollantilainen DANS, ja Tietoarkisto oli yksi kolmesta muusta järjestäjästä. Seminaarin aiheina olivat luotettava sähköinen pitkäaikaissäilytys ja CESSDAn palveluntuottajille asettamat vaatimukset.

CESSDA on perustanut myös neljä pysyvää työryhmää ohjaamaan toimintaa. Työryhmät koostuvat palveluntuottajien asiantuntijoista. Tietoarkisto on mukana kolmessa työryhmässä: CESSDA Trust Support Group, CESSDA Training Group ja CESSDA Communications Group. Lisäksi Tietoarkisto on aktiivisesti mukana kehittämässä yhteiskuntatieteiden monikielistä tesaurusta ELSSTiä.

Keskitettyjen palveluiden rakentamisen ohella CESSDA laajentaa verkostoaan seuraavien kahden vuoden aikana. Nykyisten 15 jäsenmaan lisäksi konsortioon halutaan mukaan loputkin Euroopan maat. Tätä varten CESSDA haki ja sai rahoitusta Euroopan unionin tutkimuksen ja innovoinnin Horizon 2020 -puiteohjelmasta. CESSDA SaW: Strengthening and widening the European infrastructure for social science data archives -hanke jatkuu elokuuhun 2017 asti. Tietoarkisto on mukana työpaketissa, jonka teemana on tietämyksen jakaminen eri arkistojen välillä, ja jossa keskitytään muun muassa digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen haasteisiin ja malleihin, sertifiointiin ja kustannuksiin. SaW-projektin myötä CESSDA luo Euroopan tutkimusalueen data-arkistoille entistä tiiviimmän ja vuorovaikutteisemman yhteistyöverkon.

Tässä esitellyt tehtävät ja hankkeet ovat vain alkua CESSDA-palvelujen rakentamiselle. Työsuunnitelmassa riittää tehtävää useammalle vuodelle, ja uusia avauksia otetaan mukaan maailman muuttuessa. Toivon ja uskon, että Tietoarkisto osallistuu aktiivisesti CESSDAn kehittämiseen tässä mainittujen hankkeiden päätyttyäkin. On tehokkaampaa olla luomassa yhteisiä käytäntöjä kuin rakentaa omia erillisiä ratkaisuja tai sopeuttaa omia olemassa olevia ja toimivia ratkaisuja toisten vaatimuksiin.

Lisätietoja:
» CESSDAn palvelut Tietoarkiston sivuilla
» CESSDA SaW
» CESSDAn verkkosivut
» Tietoarkiston hankkeet

Mari Kleemola
kehittämispäällikkö, projektit ja kehittäminen -moduulin johtaja
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Tietoarkisto on aktiivinen eurooppalainen osaaja

Tietoarkisto on CESSDAn Suomen kansallinen palveluntuottaja. Tämä lyhyt toteamus pitää sisällään paljon hankkeita ja paljon työtä – sekä runsaasti puhelin- ja videokokouksia, onhan kysymys yhteiseurooppalaisesta toiminnasta. Kaiken tavoitteena on parempia ja helpommin saavutettavia eurooppalaisia data-, aineistonhallinta- ja koulutuspalveluja tutkijoille.

CESSDA on lyhenne sanoista Consortium of European Social Science Data Archives. Lyhyesti sanottuna CESSDA on eurooppalainen tutkimusinfrastruktuuri, joka tarjoaa tutkijoille kansainvälistä aineistopalvelua ja koulutusta. CESSDAn jäseniä ovat valtiot, ja sen keskustoimisto sijaitsee Bergenissä. Varsinaisten tutkijapalveluiden tuottamisen hoitavat jäsenmaiden data-arkistot, Suomessa siis Tietoarkisto.

Nykyisessä konsortiomuodossaan CESSDA on toiminut kesäkuusta 2013, mutta sen historia Euroopan kansallisten tietoarkistojen epävirallisena kattojärjestönä alkaa jo vuodesta 1976. Tällä hetkellä CESSDAssa tapahtuu enemmän kuin koskaan. Viime vuonna alkoi useita hankkeita, jotka tähtäävät keskitettyjen palveluiden rakentamiseen ja CESSDAn laajentumiseen.


Kuvassa CESSDA House Bergenissä.

Suomen Akatemian FIRI-rahoituksen myötä Tietoarkiston palvelut ja osaaminen ovat viimeisten viiden vuoden aikana nousseet kansainväliselle huipputasolle. Haluammekin viedä meillä käytössä olevat hyvät toimintatavat osaksi eurooppalaisia tutkijapalveluita. Tietenkin haluamme vastaavasti myös tuoda parhaat eurooppalaiset data- ja koulutuspalvelut suomalaisen tutkimusyhteisön ulottuville. Tämä onnistuu parhaiten olemalla CESSDAssa proaktiivinen toimija ja vaikuttaja. Ja sellainen Tietoarkisto on.

Esimerkiksi oma työni koostuu seuraavat kaksi vuotta lähes kokonaan CESSDAan liittyvistä tehtävistä. Myös monet muut tietoarkistolaiset osallistuvat aktiivisesti CESSDAn toimintoihin.

CESSDA etenee palvelujen rakentamisessa työsuunnitelmansa mukaan. Työsuunnitelma koostuu tehtävistä, joita kansalliset palveluntuottajat toteuttavat joko yksin tai yhdessä. Toteuttajat valitaan kilpailumenettelyllä: palveluntuottajat lähettävät CESSDAlle hankehakemuksen, joka sisältää sekä suunnitelman että kustannusarvion, ja ulkoisen arvioinnin jälkeen CESSDA valitsee parhaan hanke-esityksen toteutettavaksi.

Tietoarkisto on mukana kolmessa työsuunnitelman mukaisessa hankkeessa, mitä voidaan pitää erinomaisena saavutuksena. Nämä kolme hanketta ovat:

  • CESSDA Metadata Management -hanke, jota Tietoarkisto johtaa. Hankkeessa luodaan yhteinen metatietomalli ja yhteiset metatietokäytännöt CESSDAn palveluntuottajille. Yhteinen metatietoprofiili ja monikieliset kontrolloidut sanastot tukevat yhteisten eurooppalaisten palvelujen, kuten aineistoluettelon ja kysymyspankin rakentamista. Tietoarkiston lisäksi hankkeessa on mukana seitsemän palveluntuottajaa. Hanke päättyy keväällä 2017.
  • CESSDA Metadata Harvesting Tool -hanke, joka kehittää metadatan haravointiratkaisun muun muassa CESSDAn yhteisen aineistoluettelon rakentamista varten. Hanketta vetää Norjan tietoarkisto NSD ja siinä on mukana neljä palveluntuottajaa. Haravointityökalu valmistuu vuoden 2016 aikana.
  • CESSDA Expert Seminar 2015 on Trust -hanke, joka järjesti joulukuussa 2015 CESSDAn asiantuntijaseminaarin Haagissa. Päävastuun seminaarista kantoi hollantilainen DANS, ja Tietoarkisto oli yksi kolmesta muusta järjestäjästä. Seminaarin aiheina olivat luotettava sähköinen pitkäaikaissäilytys ja CESSDAn palveluntuottajille asettamat vaatimukset.

CESSDA on perustanut myös neljä pysyvää työryhmää ohjaamaan toimintaa. Työryhmät koostuvat palveluntuottajien asiantuntijoista. Tietoarkisto on mukana kolmessa työryhmässä: CESSDA Trust Support Group, CESSDA Training Group ja CESSDA Communications Group. Lisäksi Tietoarkisto on aktiivisesti mukana kehittämässä yhteiskuntatieteiden monikielistä tesaurusta ELSSTiä.

Keskitettyjen palveluiden rakentamisen ohella CESSDA laajentaa verkostoaan seuraavien kahden vuoden aikana. Nykyisten 15 jäsenmaan lisäksi konsortioon halutaan mukaan loputkin Euroopan maat. Tätä varten CESSDA haki ja sai rahoitusta Euroopan unionin tutkimuksen ja innovoinnin Horizon 2020 -puiteohjelmasta. CESSDA SaW: Strengthening and widening the European infrastructure for social science data archives -hanke jatkuu elokuuhun 2017 asti. Tietoarkisto on mukana työpaketissa, jonka teemana on tietämyksen jakaminen eri arkistojen välillä, ja jossa keskitytään muun muassa digitaalisen pitkäaikaissäilyttämisen haasteisiin ja malleihin, sertifiointiin ja kustannuksiin. SaW-projektin myötä CESSDA luo Euroopan tutkimusalueen data-arkistoille entistä tiiviimmän ja vuorovaikutteisemman yhteistyöverkon.

Tässä esitellyt tehtävät ja hankkeet ovat vain alkua CESSDA-palvelujen rakentamiselle. Työsuunnitelmassa riittää tehtävää useammalle vuodelle, ja uusia avauksia otetaan mukaan maailman muuttuessa. Toivon ja uskon, että Tietoarkisto osallistuu aktiivisesti CESSDAn kehittämiseen tässä mainittujen hankkeiden päätyttyäkin. On tehokkaampaa olla luomassa yhteisiä käytäntöjä kuin rakentaa omia erillisiä ratkaisuja tai sopeuttaa omia olemassa olevia ja toimivia ratkaisuja toisten vaatimuksiin.

Lisätietoja:
» CESSDAn palvelut Tietoarkiston sivuilla
» CESSDA SaW
» CESSDAn verkkosivut
» Tietoarkiston hankkeet

Mari Kleemola
kehittämispäällikkö, projektit ja kehittäminen -moduulin johtaja
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Itä-Aasian tietoarkistot kutsuvat yhteistyöhön

Tietoarkisto sai viime syksynä kutsun osallistua Japanin tietoarkiston SSJDA:n järjestämään seminaariin 12.–13. helmikuuta Tokiossa. Seminaari oli suunnattu Itä-Aasian arkistoille, mutta meidät kutsuttiin kertomaan Euroopan (ja Suomen) tämän hetkisestä tilanteesta nyt, kun Euroopan tietoarkistojen yhteinen EU-tutkimusinfrastruktuuri – CESSDA ERIC – on aloittamassa toimintaansa. Matkaan lähtivät arkiston johtaja Sami Borg ja minä.

Suomen tietoarkiston lisäksi seminaariin oli kutsuttu Korean tietoarkisto KOSSDA ja Taiwanin tietoarkisto SRDA. Lisäksi paikalla oli edustajia Soulin yliopistosta. Ohjelma oli tiivis. Ennen seminaarin alkua teimme tutustumiskäynnin SSJDA:n tiloihin. Varsinainen seminaari jakautui suljettuun, kutsutuille arkistoille tarkoitettuun osaan ja avoimeen osaan, johon kaikki kiinnostuneet Tokion yliopistolla olivat tervetulleita.

Oli mielenkiintoista havaita kuinka samanlaista arkistojen toiminta oli vaikka kaikkien organisaatiotausta oli erilainen. SSJDA on osa Tokion yliopiston yhteiskuntatieteellistä tutkimuskeskusta. Korean KOSSDAn taustalla on yksityinen säätiö. Taiwanin SRDA on osa Taiwanin kansallisen tutkimusakatemian Academia Sinican kulttuuri- ja yhteiskuntatieteiden alan tutkimuskeskusta. Suomen tietoarkisto puolestaan on opetus- ja kulttuuriministeriön Tampereen yliopistolle osoittama palvelutehtävä ja yliopiston erillisyksikkö.

Erilaisista taustoista huolimatta meitä kaikkia kuitenkin yhdistää se, että luovutamme aineistoja jatkokäyttöön oman kotiorganisaation ulkopuolelle. Aineistojen valmistelu arkistoitavaksi ja jatkokäyttöön tapahtui myös pääosin samojen periaatteiden mukaan, mutta aineistojen hankintatavat eroavat jonkin verran. Japanissa ja Taiwanissa osa aineistoista tulee suoraan isäntäorganisaation tutkijoilta ja osa hankitaan samaan tapaan kuin pääosa aineistoista meillä Suomessa: ottamalla yhteyttä suoraan tutkijoihin ja tutkimusorganisaatioihin. KOSSDAssa hankinta perustuu pitkälti eri organisaatioiden ja järjestöjen kanssa tehtyihin jäsenyyssopimuksiin. Lisäksi sen kumppanit toimittavat KOSSDAlle aineistoja selvästi enemmän kuin KOSSDA pystyy käsittelemään. Suomalaisen tietoarkistolaisen silmissä tämä vaikutti lähinnä positiiviselta ongelmalta.

Kaikki seminaariin osallistuneet arkistot toimittavat aineistoja oman kotimaansa ulkopuolelle. Myös suomalaiset tutkijat voivat saada esimerkiksi Japanin tietoarkiston aineistoja käyttöönsä. Kieli tosin saattaa muodostua ongelmaksi – kaikkea ei ole saatavilla englanniksi.

En itse ollut aiemmin käynyt Japanissa, joten seminaarin lisäksi kaikki muukin oli hyvin kiinnostavaa. Tokio on valtava kaupunki, ja on uskomatonta kuinka hyvin kaikki siellä toimii. Japanilaiset ovat kohteliaita ja avuliaita.

Tietoarkistojen kanssakäyminen on hyvin vilkasta. Eurooppalaisten arkistojen yhteistyön painopiste on kuitenkin Euroopassa ja eurooppalaisuus varmasti painottuu edelleen CESSDA ERICin myötä. Oli hyvin mielenkiintoista tavata myös aasialaisten tietoarkistojen edustajia ja kuulla näiden toiminnasta.

Matti Heinonen
ATK-erikoistutkija
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Itä-Aasian tietoarkistot kutsuvat yhteistyöhön

Tietoarkisto sai viime syksynä kutsun osallistua Japanin tietoarkiston SSJDA:n järjestämään seminaariin 12.–13. helmikuuta Tokiossa. Seminaari oli suunnattu Itä-Aasian arkistoille, mutta meidät kutsuttiin kertomaan Euroopan (ja Suomen) tämän hetkisestä tilanteesta nyt, kun Euroopan tietoarkistojen yhteinen EU-tutkimusinfrastruktuuri – CESSDA ERIC – on aloittamassa toimintaansa. Matkaan lähtivät arkiston johtaja Sami Borg ja minä.

Suomen tietoarkiston lisäksi seminaariin oli kutsuttu Korean tietoarkisto KOSSDA ja Taiwanin tietoarkisto SRDA. Lisäksi paikalla oli edustajia Soulin yliopistosta. Ohjelma oli tiivis. Ennen seminaarin alkua teimme tutustumiskäynnin SSJDA:n tiloihin. Varsinainen seminaari jakautui suljettuun, kutsutuille arkistoille tarkoitettuun osaan ja avoimeen osaan, johon kaikki kiinnostuneet Tokion yliopistolla olivat tervetulleita.

Oli mielenkiintoista havaita kuinka samanlaista arkistojen toiminta oli vaikka kaikkien organisaatiotausta oli erilainen. SSJDA on osa Tokion yliopiston yhteiskuntatieteellistä tutkimuskeskusta. Korean KOSSDAn taustalla on yksityinen säätiö. Taiwanin SRDA on osa Taiwanin kansallisen tutkimusakatemian Academia Sinican kulttuuri- ja yhteiskuntatieteiden alan tutkimuskeskusta. Suomen tietoarkisto puolestaan on opetus- ja kulttuuriministeriön Tampereen yliopistolle osoittama palvelutehtävä ja yliopiston erillisyksikkö.

Erilaisista taustoista huolimatta meitä kaikkia kuitenkin yhdistää se, että luovutamme aineistoja jatkokäyttöön oman kotiorganisaation ulkopuolelle. Aineistojen valmistelu arkistoitavaksi ja jatkokäyttöön tapahtui myös pääosin samojen periaatteiden mukaan, mutta aineistojen hankintatavat eroavat jonkin verran. Japanissa ja Taiwanissa osa aineistoista tulee suoraan isäntäorganisaation tutkijoilta ja osa hankitaan samaan tapaan kuin pääosa aineistoista meillä Suomessa: ottamalla yhteyttä suoraan tutkijoihin ja tutkimusorganisaatioihin. KOSSDAssa hankinta perustuu pitkälti eri organisaatioiden ja järjestöjen kanssa tehtyihin jäsenyyssopimuksiin. Lisäksi sen kumppanit toimittavat KOSSDAlle aineistoja selvästi enemmän kuin KOSSDA pystyy käsittelemään. Suomalaisen tietoarkistolaisen silmissä tämä vaikutti lähinnä positiiviselta ongelmalta.

Kaikki seminaariin osallistuneet arkistot toimittavat aineistoja oman kotimaansa ulkopuolelle. Myös suomalaiset tutkijat voivat saada esimerkiksi Japanin tietoarkiston aineistoja käyttöönsä. Kieli tosin saattaa muodostua ongelmaksi – kaikkea ei ole saatavilla englanniksi.

En itse ollut aiemmin käynyt Japanissa, joten seminaarin lisäksi kaikki muukin oli hyvin kiinnostavaa. Tokio on valtava kaupunki, ja on uskomatonta kuinka hyvin kaikki siellä toimii. Japanilaiset ovat kohteliaita ja avuliaita.

Tietoarkistojen kanssakäyminen on hyvin vilkasta. Eurooppalaisten arkistojen yhteistyön painopiste on kuitenkin Euroopassa ja eurooppalaisuus varmasti painottuu edelleen CESSDA ERICin myötä. Oli hyvin mielenkiintoista tavata myös aasialaisten tietoarkistojen edustajia ja kuulla näiden toiminnasta.

Matti Heinonen
ATK-erikoistutkija
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Juhlatunnelmia

Keskiviikko syyskuun 24. päivä oli tietoarkistossa ikimuistoinen: meille oli myönnetty Data Seal of Approval -sertifikaatti, tuttavallisemmin DSA. Se voidaan myöntää organisaatiolle, joka säilyttää sähköisiä aineistoja luotettavasti ja joka mahdollistaa aineistojen jatkokäytön. Tietoarkisto sai DSA:n ensimmäisenä suomalaisena organisaationa. Tällaista ei tapahdu ihan joka päivä eikä edes joka vuosi – oli siis kakkukahvien paikka!

Sertifikaatin saadaksemme meidän oli osoitettava, että toimimme mahdollisimman läpinäkyvästi, että noudatamme soveltuvia standardeja ja parhaita käytäntöjä ja että ymmärrämme ja hallitsemme toimintaamme liittyvät uhat ja riskit. Arviointikohtia oli yhteensä kuusitoista, ja kaikkien niiden osalta oli selitettävä toimintaperiaatteemme ja -käytäntömme. Pelkästään selittämällä DSA:ta ei kuitenkaan saa: väitteiden tueksi on esitettävä riittävä dokumentaatio. Menestyksekkään DSA-hakemuksemme kulmakivi oli arkistonmuodostussuunnitelmamme eli AMS. Sitä täydensi sisäinen käsikirjamme. Molemmat ovat tietoarkiston asiantuntijoiden pitkäjänteisen, jatkuvan, huolellisen ja innovatiivisen työn tuloksia.

DSA-sertifiointi oli samalla sekä omien toimintojemme kehittämistä ja vahvistamista että osa eurooppalaisen CESSDA ERIC -tutkimusinfrastruktuurin rakentamisprosessia. CESSDA-ERIC voi toimia tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti vain, jos kaikki osapuolet toimivat yhteisten sääntöjen mukaan ja jos kaikki voivat luottaa toisiinsa.

Luottamusta rakentaakseen CESSDA käynnisti vuonna 2013 hankkeen, jossa jokainen palveluntuottaja teki itsearvioinnin DSA:ta käyttäen. Olin mukana hankkeen asiantuntijaryhmässä, joka kävi läpi kaikki itsearvioinnit ja valmisteli kehittämisraportin. Sen lisäksi, että työ oli äärimmäisen mielenkiintoista, se antoi vahvan luottamuksen siihen, että tietoarkiston käytännöt ja dokumentaatio ovat DSA-kunnossa.

Innostuneen juhlakahvittelun lomassa keskustelumme kääntyi tulevaisuuteen. DSA on vasta ensimmäinen taso kolmiportaisessa eurooppalaisessa sähköisen säilyttämisen arvioinnin viitekehyksessä. Toinen taso on ISO 16363 -standardiin perustuva itsearviointi ja kolmas taso ISO-standardin mukainen ulkoinen auditointi. Kakkunälkämme on jo kasvanut.

Lisätietoja:
» Tietoarkiston DSA-arviointi
» Työtä on tehty Suomen Akatemian rahoittamissa hankkeissa: VERIC ja TA15
» Tietoarkiston DSA-tiedote
» Tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma

Mari Kleemola
tietopalvelupäällikkö
etunimi.sukunimi [at] uta.fi

Juhlatunnelmia

Keskiviikko syyskuun 24. päivä oli tietoarkistossa ikimuistoinen: meille oli myönnetty Data Seal of Approval -sertifikaatti, tuttavallisemmin DSA. Se voidaan myöntää organisaatiolle, joka säilyttää sähköisiä aineistoja luotettavasti ja joka mahdollistaa aineistojen jatkokäytön. Tietoarkisto sai DSA:n ensimmäisenä suomalaisena organisaationa. Tällaista ei tapahdu ihan joka päivä eikä edes joka vuosi – oli siis kakkukahvien paikka!

Sertifikaatin saadaksemme meidän oli osoitettava, että toimimme mahdollisimman läpinäkyvästi, että noudatamme soveltuvia standardeja ja parhaita käytäntöjä ja että ymmärrämme ja hallitsemme toimintaamme liittyvät uhat ja riskit. Arviointikohtia oli yhteensä kuusitoista, ja kaikkien niiden osalta oli selitettävä toimintaperiaatteemme ja -käytäntömme. Pelkästään selittämällä DSA:ta ei kuitenkaan saa: väitteiden tueksi on esitettävä riittävä dokumentaatio. Menestyksekkään DSA-hakemuksemme kulmakivi oli arkistonmuodostussuunnitelmamme eli AMS. Sitä täydensi sisäinen käsikirjamme. Molemmat ovat tietoarkiston asiantuntijoiden pitkäjänteisen, jatkuvan, huolellisen ja innovatiivisen työn tuloksia.

DSA-sertifiointi oli samalla sekä omien toimintojemme kehittämistä ja vahvistamista että osa eurooppalaisen CESSDA ERIC -tutkimusinfrastruktuurin rakentamisprosessia. CESSDA-ERIC voi toimia tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti vain, jos kaikki osapuolet toimivat yhteisten sääntöjen mukaan ja jos kaikki voivat luottaa toisiinsa.

Luottamusta rakentaakseen CESSDA käynnisti vuonna 2013 hankkeen, jossa jokainen palveluntuottaja teki itsearvioinnin DSA:ta käyttäen. Olin mukana hankkeen asiantuntijaryhmässä, joka kävi läpi kaikki itsearvioinnit ja valmisteli kehittämisraportin. Sen lisäksi, että työ oli äärimmäisen mielenkiintoista, se antoi vahvan luottamuksen siihen, että tietoarkiston käytännöt ja dokumentaatio ovat DSA-kunnossa.

Innostuneen juhlakahvittelun lomassa keskustelumme kääntyi tulevaisuuteen. DSA on vasta ensimmäinen taso kolmiportaisessa eurooppalaisessa sähköisen säilyttämisen arvioinnin viitekehyksessä. Toinen taso on ISO 16363 -standardiin perustuva itsearviointi ja kolmas taso ISO-standardin mukainen ulkoinen auditointi. Kakkunälkämme on jo kasvanut.

Lisätietoja:
» Tietoarkiston DSA-arviointi
» Työtä on tehty Suomen Akatemian rahoittamissa hankkeissa: VERIC ja TA15
» Tietoarkiston DSA-tiedote
» Tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma

Mari Kleemola
tietopalvelupäällikkö
etunimi.sukunimi [at] uta.fi