Tag Archives: käsittelysopimus

Ailassa nyt tallennustyökalu aineistojen arkistointiin

Tietoarkisto on ottanut palveluportaali Ailassa käyttöön aineistojen tallennustyökalun. Tavoitteena on saada tulevaisuudessa kaikki aineistot arkistoitavaksi Tietoarkistoon Ailan kautta. Palvelu on helppokäyttöinen ja tietoturvallinen. Toivomme sen myös tehostavan aineistojen toimittamista Tietoarkistoon.

Siirtämällä datan Ailaan asiakas ei julkaise aineistoa itsenäisesti. Kyseessä ei siis ole itsearkistointi. Tietoarkiston asiakaspalvelu tarkistaa saadun materiaalin ja arvioi arkistointikelpoisuuden sekä prosessoi ja kuvailee datan Tietoarkiston käytäntöjen mukaan. Aineisto tulee Ailan aineistoluetteloon vasta tämän jälkeen – aivan kuten tähänkin asti.

Asiakkaalle uusi työkalu näkyy, jos hän on sopinut Tietoarkiston kanssa aineiston arkistoinnista ja hyväksynyt käsittelysopimuksen. Käytännössä aineistopalvelu luo Ailaan työtilan sovittua aineistonluovutusta varten ja lähettää kirjautumiskutsun. Luovutus on asiakkaan käytettävissä, kunnes hän on siirtänyt kaiken tarvittavan materiaalin Ailaan ja merkinnyt luovutuksensa valmiiksi. Sen jälkeen asiakaspalvelu ottaa datan käsiteltäväkseen. Tutkija voi siirtää joko kaikki tiedostot kerralla tai tarkastella ja täydentää luovutustaan myöhemmin jättäen luovutuksensa aktiiviseksi. Aineistoja ei kuitenkaan säilytetä luovutustyökalun työtilassa pysyvästi. Tiedostot poistetaan viimeistään, kun arkistointi on valmis.

Uusi palvelu varmistaa turvallisen datan siirron

Tutkijat ovat tottuneet toimittamaan dataa Tietoarkistoon sähköpostin liitteenä tai joissakin tapauksissa postitse erilaisilla tallennusvälineillä. Tietoarkistolla ei ole kummassakaan tapauksessa mahdollisuutta varmistaa datan siirron tietoturvallisuutta. Voimme pelkästään ohjeistaa asiakasta. Kun luovutustyökalu on käytössä, nämä huolet vähenevät, vaikka kanta-asiakkailla voikin kulua tovi uuden tavan oppimisessa.

Uudistuksen myötä arkistoinnin henkilöriippuvuus siirtyy toivottavasti myös historiaan. Luovutustyökalua käyttämällä tieto Ailaan siirretystä aineistosta tulee ajantasaisesti asiakaspalveluun, ja aineiston käsittelyprosessikin voi tästä vauhdittua. Vaikka saattaa tuntua kätevämmältä lähettää tiedostot sähköpostitse tutulle henkilölle, kannustan Ailan luovutustyökalun käyttämiseen.

Uusi palvelu joutuu testiin syksyn aikana toivottavasti monien asiakkaiden käytössä. Jos suunnittelet aineiston arkistointia Tietoarkistoon, ota yhteyttä Tietoarkistoon ja tutustu myös Aineiston luovuttaminen Ailassa -ohjeeseen.

Käyttäjäpalaute palvelun toimivuudesta ja mahdolliset kehitysehdotukset ovat tervetulleita.

Tietoarkisto on rakentanut luovutustyökalun Suomen Akatemian infrastruktuurirahoituksella.

Lisätietoa:

» Aineiston luovuttaminen Ailassa -ohje
» asiakaspalvelu.fsd [at] uta.fi

Helena Laaksonen
johtaja
etunimi.sukunimi [at] uta.fi